Cơ cấu và quản lý tổ chức

Khái niệm cơ cấu tổ chức

Sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi ngời thấy họ cũng phải cùng nhau làm việc nh thế nào. - Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể - Xỏc định rừ trỏch nhiệm và cỏch thức thể hiện vai trũ của mỗi thành viờn theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thồng phân cấp quyền hạn trong tổ chức.

Những nguyên tắc tổ chức

Việc nhận thức đầy đủ nguyên tắc bậc thang là rất cần thiết cho việc phân định quyền hạn một cách đúng đắn, bởi vì cấp dới phải biết ai giao quyền cho họ và những vấn đề vợt quá phạm vi quyền hạn của họ phải trình cho ai. Cấp dới phải chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ trớc cấp trên trực tiếp của mình, một khi họ đã chấp nhận sự phân công và quyền hạn thực thi công việc, còn cấp trên không thể lẩn tránh trách nhiệm về các hoạt động đợc thực hiện bởi cấp dới của mình trớc tổ chức. Tơng tự ngời quản lý tăng thêm sự đóng góp của mình cho tổ chức nếu họ chỉ tập trung vào những công việc góp ích nhiều nhất cho các mục tiêu của tổ chức và giao cho cấp dới những nhiệm vụ còn lại, ngay cả khi họ có khả năng làm tốt các nhiệm vụ.

Ví dụ, trong mô hình cơ cấu theo chức năng thì sẽ tạo ra một hệ thống các phòng ban có các chức năng đặc thù; trong mô hình cơ cấu theo quá trình sản xuất thì nó tạo ra một hệ thống các phòng ban có các nhiệm vụ khác nhau mà nó tạo thành một quá trình sản xuất;…. Còn trong những tổ chức có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có sự phối hợp một cách linh hoạt trong việc giải quyết những vấn đề của toàn công ty, đòi hỏi sự sẵn lòng chia xẻ trách nhiệm và sự truyền thông một cách hiệu quả giữa các thành viên của tổ chức.

Các mô hình cơ cấu tổ chức mà các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thờng sử dụng

 Mô hình tổ chức theo chức năng tơng đối dễ hiểu và đợc hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trêng. Những nhu cầu mang đặc trng riêng của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ đã dẫn nhiều nhà cung ứng đến với sự phận chia bộ phận dựa trên cơ sở khách hàng.Ví dụ, một doanh nghiệp có thể có một chi nhánh bán hàng công nghiệp và một chi nhánh bán hàng tiêu dùng. Khi mối quan hệ giữa các bộ phân trong tổ chức đã trở lên quá phức tạp, ngăn cản sự phối hợp, các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ tím cách tạo nên các đơn vị chiến lợc mang tính độc lập cao, có thể tiến hành các hoạt động thiết kế, sản xuất và phân phối sản phẩm của mình.

Để thực hiện những hoạt động cơ bản của tổ chức nh Marketing, R&D, tài chính, sản xuất cần có các dịch vụ “hậu cần” nh thông tin, pháp luật, quan hệ giao dịch, hỗ trợ sản xuất, Những dịch vụ ấy có thể đ… ợc thực hiện một cách phi tập trung tại các bộ phận chính, nhng cũng có thể đợc tập hợp lại trong một bộ phận chuyên môn hoá nhằm mục đích tận dụng lợi thế quy mô hay nâng cao khả năng kiểm soát. Những nhợc điểm trên có thể đợc khắc phục nếu những ngời ở bộ phận dịch vụ hiểu đợc rằng nhiệm vụ của họ là hỗ trợ các bộ phận khác thực hiện mục tiêu chung của tổ chức chứ không phải chỉ là tiết kiệm chi phí khi thực hiện các dịch vụ. Cơ cấu ma trận thờng đ- ợc sử dụng trong các dự án phát triển ngành xây dựng, máy bay hoặc phần mền máy tính Khi một tổ chức phải thích ứng với hơn một dự án phức tạp, cần có cả… dự án phối hợp phát triển và hoạt động chuyên môn đa dạng.

Các yếu tố này bao gồm các loại công việc phải làm, cách thức tiến hành công việc, những ngời tham gia thực hiện công việc, công nghệ đợc sử dụng, đối tợng phục vụ, phạm vi phục vụ và các yếu tố bên trong cũng nh bên ngoài khác.

Một số công cụ phối hợp

Với các kế hoạch nh chiến lợc, chính sách, chơng trình, dự án, ngân sách, quy chế, quy tắc, thủ tục, hoạt động của các bộ phận và con ngời sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phơng thức hành động. - Phơng diện kỹ thuật: các hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ thống thông tin điều hành (EIS) , hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS) đợc xây dựng để các nhà quản lý phối hợp và kiểm tra sự vận hành của các đơn vị trực thuộc. - Phơng diện chức năng ngôn ngữ: với các phơng tiện giao tiếp bằng miệng ( báo cáo tóm tắt, họp hành, hội nghị, liên hoan thông tin, các cuộc tiếp xúc trực tiếp giữa các thành viên, sử dụng tin đồn ) và các ph… ơng tiện viết (bản tin nhanh, nhất ký tổ chức, bản tin chuyên ngành, điểm báo, điều tra d luận ).….

- Phơng diện hành vi: các nhà quản lý dạo quanh khu vực mình phụ trách để xem xét các hoạt động và trao đổi một cách phi chính thức với nhân viên, cho nhân viên đi thăm các bộ phận hoặc tổ chức khác, tổ chức các cuộc liên hoan toàn cán bộ nhân viên, thực hiện cơ chế ra quyết định tập thể, tiến hành đào tạo (thực tiễn giao tiếp, hớng dẫn hội họp, quản lý tranh chấp, thực hành đàm phán ).…. Hệ thống nhân thức, những giá trị, những chuẩn mực, những lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kỵ là “xi măng chuẩn” gắn kết các bộ phận và con ngời của tổ chức thành một khối thống nhất, làm tăng cờng khả năng phối hợp để đạt mục.

Những phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý 1 Phơng pháp tơng tự

Một số kiến nghị nhằm phát huy tính hiệu quả của công tác tổ chức trong các doanh nghiệp Việt Nam theo hớng đổi mới

- Quy hoạch đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp, có kế hoạch tốt để đào tạo nhân lực có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, bồi dỡng nhân tài cho doanh nghiệp trên nền tảng hình thành và phát triển nhân cách ngời Việt Nam mới. - Quản lý theo tiêu chí chất lợng tổng thể và hiệu quả bền vững thích ứng với mọi sự thay đổi đòi hỏi nhà tổ chức, nhà quản lý không chỉ biết làm “việc đúng”, mà cần hơn là biết làm “đúng việc” theo chức trách, bổn phận của mình. Suy nghĩ và hành động của nhà tổ chức, nhà quản lý không phải là tổ hợp của “trái tim nóng, cái đầu nóng”, cũng không phải là tổ hợp của “trái tim lạnh, cái đầu lạnh” và càng không phải là tổ hợp của “trái tim lạnh, cái đầu nóng”, mà là tổ hợp của “trái tim nóng, cái đầu lạnh”.

- Kết hợp học và tự học, đào tạo và tự đào tạo, rèn luyện t duy quản lý, trên nền tảng của t duy lô gích, t duy hình tợng, t duy biện chứng, t duy kinh tế, t duy kỹ thuật, t duy công nghệ, t duy thuật toán, thấm nhuồn mục tiêu học suốt đời với bốn trụ cột: học để biết, học để làm, học để tồn tại và học để biết cách chung sống với nhau là con đờng đúng đắn để thành ngời tổ chức, quản lý giỏi, thành công, sáng tạo trong công việc. Lựa chọn một mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp và phù hợp với cơ chế thị trờng trong thời kỳ đổi mới, hạn chế tối đa tình trạng một cơ cấu tổ chức cồng kềnh, quan liêu.