Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần xây dựng VINACONEX SỐ 17 và giải pháp nâng cao

Thủ tục chứng từ và kế toán chi tiết

- Trong giai đoạn sản xuất,kinh doanh(kể cả hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của doang nghiệp SXKD (sản xuất kinh doanh) vừa có hoạt động đầu tư XDCB) các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến tiền gửi ngoại tệ nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch này được hạch toán vào bên có TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”(lãi tỷ giá) hoặc vào bên nợ TK 635 “Chi phí tài chính”(lỗ tỷ giá). - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong giai đoạn đầu tư XDCB(Giai đoạn trước hoạt động) nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch tỷ giá liên quan đến tiền gửi ngoại tệ này được hạch toán vào TK 413 “chênh lệch tỷ giá hối đoái”.

Tài khoản sử dụng

- Trường hợp rút tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ thì được quy đổi ra đồng việt nam theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán TK 1122 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, Nhập trước xuất trước; Nhập sau xuất trước, Giá thực tế đích danh.

Phương pháp hạch toán

 Xuất tiền gửi ngân hàng mua TSCĐ, hàng hóa, vật tư dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.  Xuất tiền gửi ngân hàng chi cho hoạt động đầu tư XDCB,chi sửa chữa lớn TSCĐ hoạc mua sắm TSCĐ phải qua lắp đặt chạy thử để dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Tài khoản sử dụng

Xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng Nợ 113 Tiền đang chuyển. Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố đánh giá lại số dư ngoại tệ trên tài khoản 113 “tiền đang chuyển”.

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VINACONEX SỐ 17

Các công trình trúng thầu công ty đều cam kết tự bỏ vốn thi công, do đó công ty phải tự trang trải vốn trong việc mua vật tư, máy móc thiết bị thi công cũng như thanh toán lương công nhân thi công công trình. - Liên doanh liên kết với các đơn vị tổ chức,các thành phần kinh tế hoạt động sản xuất kinh doanh trong và ngoài nước,mở rộng phạm vi khai thác thị trường - Chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật, chính sách và chế độ quản lí của nhà nước.

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí

Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, có quyền và nhiêm vụ quyết định số cổ phần trao bán, quyết định mức cổ tức, bầu bổ nhiệm các thành viên Hội đồng quản trị và ban kiểm soát xem xét và xử lý vi phạm của hội đồng quản trị về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Là đơn vị có chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công ty trong công tác đầu tư và quản lí đầu tư của công ty thuộc các lĩnh vực như: Các dự án sản xuất công nghệ (nước sạch, đá xây dựng, xi măng, bê tông ly tâm), đầu tư dự án liên doanh, liên kết các dự án có yếu tố nước ngoài, đầu tư vào khu công nghiệp, khu chế xuất….

Yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội

Trong thời gian gần đây Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương và chính sách phù hợp tạo điều kiện cho ngành xây dựng phát triển đã góp phần tạo môi trường chính trị ổn định có lợi đối với công ty. Đất nước ta đang trên đà phát triển đòi hỏi các công trình mọc lên, các nhà máy xí nghiệp mọc lên đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa hiện đại hóa đất.

Điều kiện tự nhiên

Ngày nay khi nhu cầu cuộc sống ngày càng tăng lên thì kéo theo đó nhu cầu nhà ở cũng tăng lên. Ngoài ra lực lượng lao động dồi dào, giá nhân công rẻ cũng góp phần không nhỏ tới sự phát triển của Công ty.

Đối thủ cạnh tranh

Thị trường cùng với sự cạnh tranh là yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty.Theo lý thuyết Marketing chúng ta phải bán những gì khách hàng cần chứ không phải thứ chúng ta có. Nhưng hiện nay công ty cũng bị mất đi một số khách hàng do có rất nhiều đối thủ cạnh tranh có vốn lớn, máy móc thiết bị hiện đại nên dễ dàng đạt được ưu thế trong các cuộc đấu thầu cũng như khả năng cho khách hàng nợ lâu hơn.

Nhà cung cấp

Mặt khác hoạt động sản xuất của công ty được tiến hành trên các địa điểm biến động Trong quá trính thi công các công trình thường xuyên phải chuyển địa điểm do đó sẽ phát sinh một số chi phí như: Chi phí lán trại, chi phí điều động công nhân. Nhưng khó khăn của công ty là hạn chế về vốn vì các chủ đầu tư thường chậm trễ trong việc cấp phát vốn và thanh toán chi phí cho công trình, dẫn đến tình trạng công ty phải đi vay vốn từ các ngân hàng thương mại và các tổ chức kinh tế để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục.

Chế độ pháp lý

• Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
• THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VINACONEX SỐ 17

Phó phòng kế toán có trách nhiệm ghi chép hạch toán và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình biến động về vật tư và tài sản cố định vào các sổ sách liên quan đến vật tư,tài sản cố định như: Sổ chi tiết vật liệu, tài sản cố định, đồng thời kế toán tổng hợp cũng, căn cứ vào các chứng từ liên quan được tập hợp từ các tổ đội như: Hóa đơn, bảng lương, giấy thanh toán tạm ứng …để tập hợp tính giá thành công trình. • Thủ quỹ có trách nhiệm quản lí tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ liên quan như phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi …để phản ánh và ghi chép, thanh toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu, chi tiền mặt, là người thực hiện các giao dịch với ngân hàng như gửi tiền, rút tiền, và phát lương cho các nhân viên trong khối văn phòng công ty, lập sổ quỹ tiền mặt và định kỳ kiểm kê đối chiếu số thực tế với sổ sách và với kế toán thanh toán.

Kế toán tăng tiền mặt do thu nợ khách hàng a. Chứng từ và sổ sách sử dụng

(2) Phiếu thu được in ra hai liên và luân chuyển như sau: Hai liên phiếu thu cùng giấy đề nghị thanh toán, hợp đồng sẽ chuyển sang cho giám đốc và kế toán trưởng kí duyệt sau đó chuyển sang cho thu quỹ tiến hành thu tiền. Hiện nay công ty đang áp dụng nhiều biện pháp thu hồi nợ như cử nhân viên đến gặp trực tiếp, gửi văn bản đề nghị thanh toán, gọi điện thoại nhằm mục đích nhanh chóng thu hồi các khoản nợ đã đến hạn và quá hạn để giải quyết nhu cầu về vốn.

Kế toán tăng tiền mặt do thu hoàn ứng a.Chứng từ và sổ sách sử dụng

(2) Phiếu thu được in ra hai liên và luân chuyển như sau: Hai liên phiếu thu cùng với giấy thanh toán tạm ứng sẽ chuyển sang cho giám đốc và kế toán trưởng kí duyệt sau đó phiếu thu đã kí chuyển sang cho thu quỹ tiến hành thu tiền, giấy thanh toán tạm ứng ….chuyển sang cho kế toán thanh toán. Nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thu hồi tạm ứng kế toán căn cứ vào những chứng từ hợp pháp như giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, hóa đơn GTGT, vé tàu xe, …để hạch toán, chứng từ đều được giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt trước khi thu tiền.

Kế toán tăng tiền mặt do rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ a. Chứng từ và sổ sách sử dụng

Do nghiệp vụ tạm ứng xảy ra thường xuyên và nhiều nên nhiều khi việc thanh toán tạm ứng cũng như duyệt cho tạm ứng không kịp thời, chứng từ không được nhập hết trong ngày dẫn đến công việc ùn tắc, khi cần kiểm tra gấp chưa đáp ứng được. Nghiệp vụ phát sinh liên quan đến rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ được kế toỏn căn cứ vào những chứng từ gốc rừ ràng, hợp phỏp như: biờn lai giao dịch, … để hạch toán, chứng từ được giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt trước khi nhập quỹ tiền mặt.

Kế toán giảm tiền mặt do trả nợ người bán a. Chứng từ và sổ sách sử dụng

Có những trường hợp thủ quỹ nhập quỹ khi chưa giao chứng từ cho kế toán trưởng kí duyệt dẫn đến trường hợp có sai sót kế toán và thủ quỹ phải sửa lại sổ sách, việc kiểm soát tiền không được chặt chẽ. Cụng ty cú mở tài khoản chi tiết cho từng nhà cung cấp giỳp cho việc hạch toỏn rừ ràng, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra và tổng hợp số liệu cho từng khách hàng tại mọi thời điểm.

Kế toán giảm tiền mặt do mua các yếu tố đầu vào a. Chứng từ và sổ sách sử dụng

(1) Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt như chi tiếp khách, mua văn phòng phẩm, mua nguyên vật liệu ….kế toán thanh toán căn cứ vào hóa đơn GTGT để tiến hành nhập liệu vào máy. Nhân viên công ty mua vật tư, tiếp khách…nhiều khi tập hợp chứng từ đến phòng kế toán chậm, hóa đơn chứng từ để mấy ngày mới đưa tới phòng kế toán gây nên một số trường hợp ùn tắc công việc.

Kế toán giảm tiền mặt do chi tạm ứng a. Chứng từ và sổ sách sử dụng

(1) Khi muốn tạm ứng tiền nhân viên tạm ứng sẽ gửi giấy đề nghị tạm ứng cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt, giấy đề nghị tạm ứng đã kí sẽ được chuyển sang cho kế toán thanh toán làm căn cứ nhập liệu vào máy. Công ty có mở tài khoản chi tiết cho từng nhân viên tạm ứng giúp cho việc hạch toán rừ ràng, thuận tiện để đối chiếu kiểm tra và tổng hợp số liệu cho từng nhõn viờn, từng bộ phận tại mọi thời điểm.

Kế toán giảm tiền mặt do chi lương a. Chứng từ và sổ sách sử dụng

• Kế toán tiền gửi ngân hàng của công ty - Tiền gửi ngân hàng của Công ty bao gồm

(4) Thủ quỹ chi lương và ghi vào sổ quỹ trên excel để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu.Thủ quỹ giữ lạimột liên phiếu chi liên còn lại đưa cho người nhận, bảng thanh toán lương sau khi đã chi lương chuyển sang cho kế toán thanh toán lưu lại theo số. Công ty có mở tài khoản chi tiết và sổ chi tiết cho từng phòng ban, bộ phận giúp cho việc hạch toỏn rừ ràng, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra và tổng hợp số liệu cho từng bộ phận tại mọi thời điểm, từ đó có chính sách phù hợp để đảm bảo quan tâm cải thiện đến mức thu nhập của cán bộ nhân viên trong công ty.

Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng do thu nợ khách hàng a. Chứng từ và sổ sách sử dụng

Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc thu nợ khách hàng căn cứ vào các chứng từ gốc hợp pháp như: Hợp đồng mua bán, giấy báo có, ủy nhiệm chi…. Công ty có mở tài khoản chi tiết và sổ chi tiết cho từng khách hàng, từng ngân hàng giỳp cho việc hạch toỏn rừ ràng, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra và tổng hợp số liệu cho từng khách hàng và từng ngân hàng tại mọi thời điểm.

Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng do thu lãi tiền gửi a. Chứng từ và sổ sách sử dụng

Công tác thu hồi nợ chưa đạt hiệu quả cao, đặc biệt là những năm trước đây dẫn đến việc nợ từ những năm trước vẫn còn tồn đọng mãi. Phần mềm kế toán trên máy tính sẽ xử lí số liệu và tự động cập nhật số liệu vào sổ chi tiết 515, sổ chi tiết 1121 trong danh mục sổ chi tiết.

Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng do trả nợ nhà cung cấp a. Chứng từ và sổ sách sử dụng

Công ty mở sổ chi tiết và tài khoản chi tiết cho từng ngân hàng và từng nhà cung cấp để dễ dàng theo dừi, và đỏnh giỏ được đối tỏc quen thuộc tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho công ty. Các nghiệp vụ thu nợ, chi trả nợ xảy ra thường xuyên nhưng số lượng nhân viên ít nên mỗi nhân viên phải kiêm nhiều việc, đặc biệt là kế toán thanh toán phải kiêm bên công nợ, thanh toán, tiền lương….

Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng do chi lương, nộp BHXH a. Chứng từ và sổ sách sử dụng

(1) Hàng tháng phòng tổ chức hành chính căn cứ vào bảng chấm công của các phòng ban để lập bảng thanh toán lương qua tài khoản và gửi bảng tính lương về cho kế toán thanh toán. Quy định các phòng ban nộp bảng thanh toán lương lên cho phòng kế toán vẫn chưa nghiêm ngặt nên xảy ra trường hợp kế toán kiểm tra và chi lương muộn, đồng thời tập hợp chi phí trong tháng cũng bị trì hoãn.

Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng trả tiền vay ngắn hạn, trả lãi vay a. Chứng từ và sổ sách sử dụng

Kế toán sử dụng những chứng từ gốc hợp pháp để hạch toán kế toán chi lương cho cán bộ nhân viên như: Bảng thanh toán lương, ủy nhiêm chi, giấy báo nợ. Công ty mở sổ chi tiết và tài khoản chi tiết cho từng ngân hàng rất tiện lợi cho việc theo dừi tỡnh hỡnh biến động và số dư tài khoản tại từng ngõn hàng.

Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng mua các yếu tố đầu vào a. Chứng từ và sổ sách sử dụng

• ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VINACONEX 17

- Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy cho nên một nghiệp vụ thu chi xảy ra chỉ có kế toán thanh toán nhập nghiệp vụ vào máy rồi máy tự động cập nhật số liệu vào sổ quỹ, công ty không bắt buộc nhưng thủ quỹ của công ty đó rất cẩn thận trong việc quản lớ tài sản bằng tiền thể hiện rừ ở việc thủ quỹ đã lập thêm một sổ quỹ bằng tay trên excel để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu với kế toán thanh toán hàng ngày cũng như cuối tháng. - Do nhân viên kế toán ít nên khối lượng công việc mà một nhân viên kế toán phải giải quyết là rất lớn mặc dù đã có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán.Việc một nhân viên kế toán kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán có thể dẫn đến sự lỏng lẽo trong vấn đề kiểm soát nội bộ, măt khác công việc nhiều vào thời điểm cuối tháng hoặc cuối quý thường bị dồn lại.