Đánh giá hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng

Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính-Kế toán

Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 đã tăng trưởng, đây là nguồn động viên khích lệ cho tất cả cán bộ công nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao nhất. Mặt khác, uy tín và thương hiệu của Vinacontrol nói chung ngày càng được nâng cao trên thị trường trong nước cũng như quốc tế đã tạo ra vị thế vững chắc cho Chi nhánh trong cơ chế thị trường. Hiện nay, tại Hải Phòng có khoảng gần 40 tổ chức giám định, như vậy đối thủ cạnh tranh của Chi nhánh rất nhiều và cạnh tranh ngày càng khó khăn.

Ngoài ra sức ép từ phía các cổ đông là phải luôn mang lại lợi nhuận lớn nhất cho họ, vì vậy mà đã khó khăn lại chịu sức ép nên việc thực hiện mục tiêu doanh số cũng có ảnh hưởng. - Thực hiện cỏc nghiệp vụ kế toỏn và theo dừi tỡnh hỡnh tài chớnh của Chi nhánh, bao gồm : Kế toán tiền mặt, lương, công nợ, các khoản phải trả, các khoản phải thu, các khoản chi….Có nhiệm vụ thực hiện đúng chức năng quản lý nguồn vốn, giám sát sự vận động của vốn trong quá trình kinh doanh, việc sử dụng vốn có mục đích và phải có kết quả thu được cho Công ty. Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê do Nhà nước quy định, nắm bắt và xử ly các thông tin kinh tế phục vụ cho hoạt động của Chi nhánh.

- Thực công tác tổ chức cho Chi nhánh, chủ yếu là việc tổ chức nhân sự : tuyển lao động, sắp xếp bố trí công việc cho nhân viên, đào tạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công việc của cán bộ, công nhân viên tại Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng. - Thực hiện nhiệm vụ hành chính, đó là làm các công việc sau : mua sắm và quản lý trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cả Chi nhánh, tiếp khách, giao dịch, công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, công văn, giấy tờ, bảo vệ, lái xe.

Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Kế toán

Thực hiện cụng tỏc mở sổ sỏch và cỏc biểu, bỏo cỏo đầy đủ, theo dừi phõn tớch hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh thống kê kế toán. -Trưởng phòng là người phụ trách chung toàn phòng HC-KT, là người có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của phòng HC-KT và chịu trách nhiệm về một số công việc mang tính chuyên trách như công tác tổng hợp, kiểm tra, giám sát…. Vì vậy mỗi cơ quan, doanh nghiệp có sự bố trí khác nhau tuỳ theo điều kiện của mỗi cơ quan, doanh nghiệp đó sao cho phù hợp, tận dụng tối đa diện tích mặt bằng các phòng làm việc.

Phòng HC-KT của Vinacontrol Hải Phòng được bố trí theo không gian mở- đóng gồm 3 phòng làm việc: 1 phòng làm việc của Trưởng phòng, 1 phòng làm việc của nhân viên thuộc bộ phận hành chính ở trụ sở 56-Phạm Minh Đức và 1 phòng làm việc của Phó phòng cùng các nhân viên kế toán ở trụ sở 80-Phạm Minh Đức. Không gian làm việc của cả 3 phòng không rộng lắm, do Chi nhánh có 2 địa điểm và diện tích mặt bằng cũng không phải là rộng nên việc bố trí như vậy đã tận dụng tối đa cơ sở vật chất kỹ thuật và mặt bằng. Phòng làm việc của Phó phòng và các nhân viên kế toán được bố trí theo không gian mở, có nghĩa là bàn làm việc của Phó phòng và các nhân viên kê sát nhau để thuận tiện cho trao đổi giữa các nhân viên với nhau và thuận lợi cho Phó phòng quản lý, trao đổi với nhân viên.

Với việc bố trí một phòng làm việc riêng cho Trưởng phòng giúp Trưởng phòng tập trung cao trong công việc, hạn chế được sự ảnh hưởng các tác động bên ngoài, đảm bảo những thông tin mật chuyển cho Trưởng phòng. Vì Vinacontrol Hải Phòng có 2 trụ sở làm việc nên việc phòng HC-KT phải chia mỗi bộ phận ở một địa điểm cũng là để thuận lợi làm việc với các phòng ban khác và đảm bảo hoạt động của toàn Chi nhánh luôn được diễn ra thông suốt. Song việc bố trí bàn ghế tiếp khách như vậy dễ làm ảnh hưởng tới công việc của Trưởng phòng, nhân viên hoặc gián đoạn giao tiếp với khách.

Ngoài ra, diện tích phòng làm việc của Trưởng phòng vừa nhỏ lại bố trí tới 3 tủ đựng hồ sơ, 1 bộ bàn ghế tiếp khách nên không gian càng chật hẹp. Mặt khác, phòng có một cửa sổ lớn nhưng lúc nào cũng đóng kín cả cửa gỗ và cửa kính nên hoàn toàn sử dụng ánh sáng điện, như vậy không tiết kiệm được điện do không sử dụng ánh sáng tự nhiên. Việc tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển.

Và hiện đại hoá công tác văn phòng là một đòi hỏi cấp thiết của thời đại, trong đó yếu tố trang thiết bị làm việc là yếu tố chính của hiện đại hoá công tác văn phòng và hỗ trợ hoàn thành công việc đạt hiệu quả cao nhất. Vinacontrol Hải Phòng hoạt động kinh doanh dịch vụ giám định nên yếu tố trang thiết bị kỹ thuật, máy móc hiện đại để phục vụ cho công tác giám định cũng như quản lý điều hành đều được Ban Giám đốc chú trọng đầu tư hợp lý. Vì điều này sẽ tạo tác động tích cực tới tâm lý làm việc của nhân viên, trong đó phải kể đến trang thiết bị văn phòng tương đối đầy đủ để đáp ứng được yêu cầu.