Thực trạng tổ chức hạch toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ

GIẤY CAM KẾT

Với trách nhiệm thuộc về mình chúng tôi đề nghị Ngân hàng mở thư tín dụng theo loại sau bằng điện: Thư tín dụng không thể hủy ngang với nội dung dưới đây qua Ngân hàng: AGRICULTURAL BANK OF CHINA, GUANGXI BRANCH, PINGXIANG SUB - BRANCH. CễNG TY CễNG NGHIỆP HểA CHẤT MỎ - PHƯƠNG LIỆT, THANH XUÂN, HÀ NỘI, VIỆT NAM. Những chi tiết khác sẽ được nêu trong hợp đồng kinh tế giữa 2 công ty.

LỆNH CHI NGOẠI TỆ

- Để thanh toán tiền ký quỹ mở L/C, thanh toán tiền cho từng lần nhận hàng và chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, kế toán ủy nhiệm chi cho từng lần thanh toán hoặc nếu đã đồng ý với mọi chi phí phát sinh, kế toán sẽ ủy quyền cho Ngân hàng tự động thanh toán mà không cần ủy nhiệm chi. Giả sử, hợp đồng với công ty PINGXIANG YINDA TRADE quy định phương thức thanh toán là qua TTR thì đến cuối tháng 1, đơn hàng này vẫn chưa cần phải thanh toán, khoản nợ này sẽ được thanh toán trong vòng 60 ngày, tức là đến tháng 3 mới phải thanh toán. Chứng từ sử dụng trong tình huống này Lệnh chuyển tiền (kèm theo bộ chứng từ nhập khẩu). Mẫu của Lệnh chuyển tiền như sau:. LỆNH CHUYỂN TIỀN. Kính gửi: Ngân hàng Công thương Việt Nam. Với trách nhiệm thuộc về phần mình, chúng tôi đề nghị Quý ngân hàng ghi nợ tài khoản của chúng tôi để phát hành lệnh chi sau đây bằng telex:. Ngân hàng trung gian: AGRICULTURAL BANK OF CHINA Người hưởng lợi: PINGXIANG YINDA TRADE CO.,LTD. Chúng tôi cam kết lệnh chuyển tiền này tuân thủ mọi quy chế hiện hành về quản lý ngoại thương và ngoại hối của nước Việt Nam. Kế toán trưởng. Chủ tài khoản. Chuyên đề thực tập chuyên ngành. Nguyên tắc hạch toán. Thanh toán với người bán là mối quan hệ phát sinh trong quá trình Công ty mua sắm vật tư, hàng hóa, tài sản, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ của kế toán là phải phản ánh đúng các nghĩa vụ trả nợ khi nghiệp vụ phát sinh và quyền lợi khi Công ty thanh toán. Dựa trên hệ thống chứng từ thanh toán với người bán, kế toán phải thực hiện theo dừi cụng nợ cho từng người bỏn, từng lần phỏt sinh nợ và thanh toỏn nợ. Sổ chi tiết công nợ của Công ty được mở chi tiết theo từng nhà cung cấp. Mỗi khi nhận được chứng từ về phát sinh công nợ, kế toán thanh toán sẽ thực hiện cập nhật chứng từ để máy tính tự động vào Sổ chi tiết công nợ. Cuối tháng, máy tính sẽ thực hiện tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ, lây số liệu tổng phát sinh Nợ, Có cũng như chỉ tiêu dư đầu kỳ, dư cuối kỳ của từng nhà cung cấp để lập Bảng cân đối phát sinh công nợ, sau đó phải đối chiếu với số liệu trên Sổ chi tiết, tổng hợp của tài khoản 331. Trình tự hạch toán. Trình tự hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán được thể hiện theo sơ đồ sau:. Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán chi tiết thanh toán với người bán. Chứng từ kế toán. Sổ chi tiết công nợ. a) Với người bán là đơn vị quân đội trong nước.

Nếu mua thuốc nổ của các đơn vị quân đội trong nước, hàng hóa cùng với hóa đơn GTGT (liên 2) sẽ được chuyển về kho của từng đơn vị thành viên, còn tờ hóa đơnliên 3 sẽ được người bán fax về cho Công ty để làm căn cứ ghi sổ và dùng để đối chiếu với liên 2 của đơn vị thành viên. Căn cứ vào hóa đơn GTGT (liên 3) của Z21 và biên bản giao nhận hàng hóa của chi nhánh Hóa chất Mỏ Điện Biên, kế toán phản ánh bút toán phải trả người bán Z21 trong mục “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” >> “Cập nhật số liệu” >>. Căn cứ vào hợp đồng giữa công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ và công ty PINGXIANG YINDA TRADE, phương thức thanh toán giữa hai bên là thông qua L/C (tức là thanh toán qua thư tín dụng), được áp dụng khi đối tác còn chưa có quan hệ làm ăn thường xuyên, khi đó thanh toán qua L/C sẽ đảm bảo an toàn hơn.

Trong trường hợp Công ty nhập hàng của một đơn vị trong nước thì quy trình hạch toán cũng tương tự như nhập hàng của đối tác nước ngoài chỉ khác chứng từ cập nhật là ở phần hành “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả” >> “Cập nhật số liệu” >> “Phiếu nhập mua hàng” (trường hợp trên là “Phiếu nhập khẩu”). Căn cứ vào những chứng từ thanh toán với người bán do kế toán cập nhật vào máy tính, chương trình sẽ tự động xử lý số liệu và phân bổ về các Sổ chi tiết tài khoản và Sổ tổng hợp tài khoản của các tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ thanh. Trong quá trình lên các sổ kế toán, tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa bên Nợ và bên Có của tài khoản 331 (trừ các bút toán bù trừ do kế toán thực hiện theo biên bản bù trừ) mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán.

Sau khi kế toán ghi nhận các khoản công nợ phát sinh, số liệu từ phiếu nhập sẽ tự động được chuyển về Sổ chi tiết tài khoản 3312.01 – “Phải trả người bán ngoài TCông ty – Văn phòng”, sau đó chuyển về Sổ tổng hợp tài khoản 331 – “Phải trả người bán”.

SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN

- Ngân hàng sẽ kiểm tra lại chứng từ kèm theo và thu tiền bán hàng cho Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ, sau khi nhận được tiền từ phía ngân hàng của đối tác, Ngân hàng Công thương gửi giấy báo Có cho Công ty vào ngày 22/01/2008. Kế toỏn cụng nợ phải mở đủ cỏc sổ chi tiết để theo dừi cụng nợ cho tất cả khách hàng vì các khoản công nợ của này có ảnh hưởng rất lớn đến tình hình tài chính của Công ty. Nếu là thanh toán qua bù trừ công nợ thì hàng tháng kế toán của Công ty và kế toán của một số đối tác thường xuyên sẽ gặp nhau một lần để đối chiếu công nợ phát sinh trong tháng, sau đó lập thành biên bản đối chiếu công nợ, biên bản này là căn cứ để ghi sổ bù trừ.

Cuối tháng, máy tính sẽ thực hiện tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết Công nợ để lập Bảng cân đối phát sinh công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ (trừ bút toán bù trừ đã được xác nhận bằng biên bản). Riêng với hoạt động cung ứng thuốc nổ và dịch vụ nổ mìn cho các công ty thi công công trình đường giao thông, công trình thủy điện…; các công ty than và các công ty khác trong nội bộ tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam, Công ty khoán trọn gói cho các đơn vị thành viên tự hạch toán vào doanh thu và chi phí. Sau khi lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng, kế toán công nợ mở phần hành “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” >> “Cập nhật số liệu” >> “Hóa đơn bán hàng không qua kho” để phản ánh nghiệp vụ phát sinh.

Sau khi nhập xong, chương trình sẽ tự động phân bổ số liệu cần thiết về các sổ, đầu tiên là Sổ chi tiết công nợ của khách hàng, sau đó số liệu tiếp tục được chuyển về Bảng cân đối phát sinh công nợ của tài khoản 131. Cũng giống như quá trình hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán, Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ không sử dụng Sổ Nhật ký chung trong quy trình hạch toán tổng hợp thanh toán với người mua. Trong quá trình hạch toán tổng hợp thanh toán với khách hàng, tuyệt đối không được bù trừ giữa bên Nợ và bên Có của tài khoản 131 (trừ bút toán bù trừ đã. được xác nhận theo biên bản đối chiếu công nợ) mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán.

Sau khi kế toán ghi nhận khoản công nợ phát sinh, số liệu từ phiếu nhập sẽ tự động được chuyển về Sổ chi tiết tài khoản, sau đó được chuyển về Sổ tổng hợp tài khoản 131 – “Phải thu khách hàng”.