Quy trình kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH dịch vụ MISA Plus

Phương thức tiêu thụ trực tiếp

Theo phương thức này, sau khi công ty và khách hàng (các cửa hàng, tổ chức, cá nhân) làm xong các thủ tục pháp lý (như ký hợp đồng, lập hoá đơn GTGT…) hàng hoá được xuất giao trực tiếp và được ghi nhận là tiêu thụ. Công ty chấp nhận cho khách hàng thanh toán trả chậm nếu khách hàng yêu cầu và làm hợp đồng với công ty, thời hạn thanh toán không quá 30 ngày, trong thời hạn này khách hàng không phải trả lãi do trả chậm. Sau khi đã thống nhất thoả thuận về giá bán, phương thức thanh toán… phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT và chuyển cho kế toán trưởng ký nhận.

Khi nhận được hoá đơn GTGT do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT. Từ tài liệu kế toán vào sổ chi tiết bán hàng – sổ này được mở chi tiết cho từng mặt hàng (cơ sở để ghi sổ là Hoá đơn bán hàng, các chứng từ thanh toán, các chứng từ phản ánh các khoản giảm trừ). “Báo cáo bán lẻ hàng hàng hoá” ghi chép theo ngày bán và theo từng loại hàng sau đó gửi về cho phòng kinh doanh.

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm triệu năm trăm ba mươi mốt nghìn hai trăm Người thu tiền (Ký) Người viết hoá đơn (Ký) Kế toán trưởng (Ký) Giám đốc (Ký). * Ưu điểm: Với phương pháp tiêu thụ qua đại lý công ty đã tiêu thụ được nhiều mặt hàng với số lượng lớn, đóng góp phần tăng doanh thu tiêu thụ cho công ty. Công ty mở các sổ chi tiết và sổ cái tài khoản TK 131 để theo dừi cụng nợ; việc theo dừi doanh thu được theo dừi trờn hoỏ đơn bán hàng và được phản ánh vào sổ cái TK 511.

Khi có lệnh của giám đốc kèm theo hợp đồng bán đại lý, kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Biểu số 2.04). Sau khi nhận được thông báo của Đại lý về việc hàng gửi bán đã tiêu thụ được thì kế toán sẽ viết Hoá đơn GTGT, thanh toán với Đại lý về số hàng đó. Khi nhận được hoá đơn GTGT do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán vào sổ chi tiết bán hàng – sổ này được mở chi tiết cho từng mặt hàng.

Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê hóa đơn bán hàng lấy dòng tổng cộng ở cột số lượng, tiền vốn, doanh thu của mỗi loại hàng hóa tương thích lên các dòng cột tương ứng số tổng hợp doanh thu đồng thời đối chiếu số tổng cộng của bảng tổng hợp doanh thu đối chiếu với phát sinh TK 5111, hai số liệu này phải trùng nhau. Trên bảng cơ sở bảng kê hóa đơn, chứng từ, hàng hoá, dịch vụ được lập vào cuối tháng và căn cứ vào sổ thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá mua trong tháng, kế toán xác định số thuế GTGT phải nộp trên tờ khai thuế GTGT.  Cuối quí, nhân viên bán hàng lập bảng kê Nhập-Xuất-Tồn hàng hoá rồi chuyển cho phòng kế toán, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa cửa hàng và phòng kế toán, nếu có sai sót phải nhanh chóng tìm nguyên nhân và kịp thời sửa chữa.

Cuối quí sau khi thực hiện các khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thu hàng hoá thuần, kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá. Công ty TNHH Dịch Vụ Misa Plus không áp dụng giảm trừ doanh thu đối với các khoản thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu mà chỉ áp dụng đối với các trường hợp bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.

Chiết khấu thương mại

Chứng từ kế toán: Tại Công ty TNHH Dịch Vụ Misa Plus chỉ phát sinh khoản giảm giá hàng bán trong trường hợp hàng hoá sai quy cách, chủng loại. Khi tiến hành giảm giá hàng bán công ty và khách hàng lập văn bản trong đó ghi sản phẩm, số lượng, lý do giảm, mức giảm theo hoá đơn nào, ý kiến của Giám đốc công ty về việc giảm giá hàng bán. Thực tế trong quí III/2008, hàng hoá của Công ty TNHH Dịch Vụ Misa Plus ổn định, chất lượng tốt nên không phát sinh bất cứ khoản giảm giá hàng bán nào.

Hàng bán bị trả lại

Biểu số 2.21: Biên bản trả lại hàng Đơn vị: Công ty TNHH Dịch Vụ Misa Plus. Lý do nhập: nhập lại hàng bán bị trả lại Nhập tại kho: Kho hàng hoá. Chứng từ: Bảng thanh toán lương nhân viên bán hàng, bảng trích khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng, phiếu chi tiền mặt, hoá đơn mua hàng.

Tài khoản sử dụng: Nhằm phục vụ tốt cho công tác tiêu thụ sản phẩm và tiếp cận thị trường: Công ty TNHH Dịch Vụ Misa Plus đã chủ động bỏ ra các chi phí nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các đối tượng có nhu cầu mua hàng của công ty. Các chi phí này bỏ ra với mục đích giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ hàng hoá và từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để hạch toán quản lý chính xác, đầy đủ các chi phí bán hàng bộ phận kế toán tiêu thụ của Công ty sử dụng TK 641 - Chi phí bán hàng để phản ánh toàn bộ chi phí này.

-Chi phí tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội của nhân viên bán hàng -Chi phí mua ngoài, thuê ngoài. -Chi phí nguyên liệu, nhiện liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho công tác bán hàng -Chi phí quảng cáo. Tất cả các chi phí này được tổng hợp vào TK 641, Công ty không mở TK cấp II chi tiết đến từng chi phí.

Hàng ngày các chứng từ phát sinh chi phí kế toán ghi sổ theo định khoản : Nợ TK 641. Chứng từ: Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán lương, bảng trích khấu hao TSCĐ, phiếu chi tiền mặt, hoá đơn mua hàng, hợp đồng, uỷ nhiệm chi..để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. -Tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban doanh trong Công ty.

-Giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp -Chi phí KHTSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như nhà làm việc của các phòng ban, kho tàng vật kiến trúc ,. -Chi phí hội nghị, tiếp khách, tiền công tác phí, tàu xe đi phép và các chi phí liên quan bằng tiền khác. Để theo dừi cỏc chi phớ này, kế toỏn chỉ mở sổ chi tiết TK 642 theo dừi tổng hợp, không mở thành các tài khoản cấp 2.