MỤC LỤC
Nguyên vật liệu phụ thường xuyên sử dụng trong công ty có thể kể đến kim máy (có thể chia làm nhiều loại nhỏ như kim máy chần chun, kim máy chần, chần viền, kim máy bằng, kim máy thùa khuyết…)một loại nguyên vật liệu khác được dùng rất nhiều để tạo ra sản phẩm nhưng do giá trị nhỏ nên được đưa vào nguyên vật liệu phụ là chỉ may (bao gồm rất nhiều loại như chỉ tơ, chỉ polyester…), ngoài ra còn có các loại giấy chống ẩm, băng keo … và tùy theo từng đơn đặt hàng mà còn có các loại nguyên vật liệu phụ khác như các loại dây đai và dây rút cổ áo. Dựa trên đơn đặt hàng, cũng như các chỉ dẫn do bên khách hàng chuyển sang, phòng quản lý đơn hàng sẽ tiến hành tìm nhà cung cấp cho phù hợp và đặt hàng với nhà cung cấp, khi đã đặt hàng khâu tiến hành thu mua sẽ do phòng kinh doanh đảm nhận, khi nguyên vật liệu được mua về thỡ phũng kế toỏn theo dừi và thực hiện thanh toỏn với nhà cung cấp, ngoài ra đối với những nhà cung cấp là cụng ty cung cấp quỏ trỡnh theo dừi thanh toán còn có sự tham gia của phòng quản lý đơn hàng, toàn bộ quá trình mua hàng này phải được sự phê duyệt của giám đốc. Kế toán tiến hành tính giá nguyên vật liệu nhập kho và giá nguyên vật liệu xuất kho, việc tính giá nguyên vật liệu nhập kho giúp kế toán hạch toán chính xác giá trị tài sản nguyên vật liệu trong kho mà công ty nắm giữ, mặt khác sẽ tính được giá trị nguyên vật liệu xuất kho, việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho giúp công ty hạch toán đúng được giá trị nguyên vật liệu xuất kho, từ đó hạch toán chính xác được chi phí nguyên vật liệu.
Khi nguyên vật liệu về tới công ty là nguyên vật liệu do công ty mua hay nguyên vật liệu do khách hàng chuyển sang, thì phòng kinh doanh tiến hành ban giao cho kho kiểm nghiệm số lượng chất lượng và mẫu mã. Nếu các loại nguyên vật liệu được nhập về đúng quy các và chất lượng đã đặt nguyên vật liệu được tiến hành nhập kho. Ở công ty hiện nay có hai kho là kho vải và kho vật tư, tại mỗi kho lại có nhiều người, mỗi người phụ trỏch theo dừi một số loại nguyờn vật liệu khỏc nhau.
Khi hàng về tới kho người của kho sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu về về số lượng và quy cách hàng về theo một bảng mẫu( bảng này do phòng đơn đặt hàng ban hành). Người kiểm tra sẽ tiến hành đối chiếu nguyên vật liệu về thực tế với bảng này về mẫu mã, quy cách, chất lượng theo bảng. Thực tế việc kiểm tra này kiểm tra về số lượng nhiều hơn, cũn chất lượng chỉ khi cú phỏt hiện rừ ràng về hỏng hóc thì người của kho sẽ yêu cầu nhân viên phòng đơn hàng xuống kiểm tra và cho hướng giải quyết, nếu vượt quá thẩm quyền nhân viên phòng đơn hàng, nhân viên này sẽ báo cho khách hàng và chờ khách hàng giải quyết, do đó chất lượng nguyên vật liệu đầu vào chưa được kiểm soát chặt.
Nếu nguyên vật liệu về đã đủ và không có sự hỏng hóc thì kho tiến hành viết phiếu nhập kho theo số lượng thực tế, nếu số lượng thực tế về kho ít hơn số lượng đặt hàng thỡ kho ngoài lập ra phiếu nhập kho, sẽ tiến hành lập phiếu “theo dừi chi tiết nhập xuất phụ liệu” để gửi lên phòng đơn hàng và phòng chuẩn bị sản xuất để tìm hiểu nguyên nhân thiếu hụt, qua đó tìm cách mua hoặc yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thêm cho đủ.
Các phòng ban chưa có mối quan hệ chặt chẽ trong quan hệ đối chiếu, như phòng tổ chức có trách nhiệm tính và trả lương cho công nhân và phòng kế toán tiến hành hạch toán tiền lương, tuy nhiên phòng tổ chức thực hiện tính toàn bộ từ đầu đến cuối còn kế toán chỉ tiến hành kiểm tra qua lại và hạch toán theo kết quả đã tính tại phòng tổ chức. Công ty thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng, tuy nhiên phần mềm kế toán hiện nay không thể tập hợp chi phí theo đơn đặt hàng mà phải tập hợp chung cho toàn quý hoặc toàn năm rồi cuối kỳ kế toán mới tiến hành phân bổ cho từng đơn đặt hàng, do đó khiến công việc bị dồn vào cuối kỳ, có thể gay chậm chế và mất nhiều thời gian cho kế toán hơn, nên phần mềm này chưa phù hợp với công ty trong công tác hạch toán. Tại công ty chỉ sử dụng duy nhất một loại tài khoản 152 mà không chi tiết thành TK con để hạch toán nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, và nhiên liệu, tuy có phần mềm quản lý việc hạch toán trên không gây khó khăn trong hạch toán nguyên vật liệu nhưng do không được cụ thể cho từng loại nguyên vật liệu chính và phụ, do đó khi cần tìm giá trị nguyên vật liệu chính hay nguyên vật liệu phụ tổng hợp phải tiến hành tổng hợp từ việc theo dừi chi tiết từng loại nguyờn vật liệu.
Tại công ty các loại nhiên liệu như than giá trị nhỏ thường không tính đến nhập kho khi mua về kế toán hạch toán thẳng vào tài khoản 154, lượng nhiên liệu này có thể dùng hết hoặc không hết trong kỳ, giá trị tồn tuy không lớn, nhưng việc hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất dở dang và cuối kỳ hoặc khi hoàn thành đơn đặt hàng để hạch toán cho đơn đặt hàng kế toán tiến hành phân bổ cho đơn đặt hàng theo doanh số đơn đặt hàng trong kỳ gây ra sự không chính xác trong công việc tính giá thành. Các loại nguyên vật liệu do khách hàng gửi sang phục vụ cho sản xuất hàng gia cụng xuất khẩu, kế toỏn khụng tiến hành theo dừi trờn TK 002 theo quy định, mà chỉ theo dừi về mặt số lượng, khi xuất ra sản xuất khụng hạch toỏn thành chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp là hoàn toàn hợp lý, tuy nhiờn việc theo dừi khụng theo tài khoản, tuy lượng nguyờn vật liệu này được theo dừi theo từng khỏch hàng tại phòng chuẩn bị sản xuất vẫn gây khó khăn cho kế toán khi muốn tập hợp, hơn nữa nếu trờn phũng kế toỏn cũng theo dừi lượng nguyờn vật liệu này cú thể tận dụng được sự đối chiếu giữa phòng chuẩn bị sản xuất và phòng kế toán góp phần hệ thống quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ. Các loại chi phí vận chuyển cho hàng mua về sản xuất và hàng gia công do bên nước ngoài chuyển về đều được hạch toán vào TK 154 chi phí chung khác mà khụng theo dừi theo từng đơn hàng rồi cuối kỳ mới tiến hành phõn bổ, tuy viờc thực hiện theo dừi theo từng đơn hàng cú thể gõy phức tạp hơn trong việc theo dừi tuy nhiên nếu hạch toán chung và phân bổ như hiện nay theo doanh số đơn hàng là không hợp lý và chính xác trong việc hạch toán chi phí cho từng đơn hàng.
Đối với công tác kiểm kê của công ty chỉ mang tính hình thức do đó công tác hạch toán nguyên vật liệu thừa thiếu sau kiểm kê cũng mang tính hạch toán cho phù hợp với lượng nguyên vật liệu sẵn có, không tiến hành mở TK 138 hay 338 để theo dừi giỏ trị nguyờn vật liệu thừa thiếu khi chưa cú nguyờn nhõn cụ thể cho nguyên vật liệu thừa thiếu. Trên thực tế, hiện nay tại công ty kho được chia ra thành hai loại: kho vải và kho phụ liệu nên số lượng cũng đã được tập hợp theo từng loại nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ, do đó việc hạch toán nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính và phụ sẽ không quá phức tạp và mất nhiều thời gian và công sức, lại cú thể đem lại sự minh bạch và rừ ràng trong cụng tỏc hạch toỏn. Tuy nhiên, tại công ty khụng thực hiện theo dừi lượng nguyờn vật liệu này về mặt giỏ trị mà chỉ theo dừi loại nguyên vật liệu này về mặt số lượng, tại phòng kế toán không hạch toán loại nguyờn vật liệu này mà chỉ cú phũng chuẩn bị sản xuất theo dừi là chớnh, và chi phớ vận chuyển cho loại nguyên vật liệu này được hạch toán vào TK 154_ chi phí.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ với phòng chuẩn bị sản xuất, đây là cách kiểm tra chéo đảm bảo quy trình quản lý được chặt chẽ, đồng thời đối chiếu số liệu nguyên vật liệu đã nhập với lượng nguyên vật liệu ký trong hợp đồng để biết nguyên vật liệu được chuyển đầy đủ không để có hướng giải quyết với khách hàng.