Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản lý hàng tồn kho

Mô tả hệ thống thông tin điều hành và quản lý 1. Mục tiêu quản lý

Để phân biệt một cách chính xác giữa các loại hàng hoá, vật tư khác nhau, bên cạnh tên gọi mỗi một loại vật tư, hàng hoá sẽ được gán cho một mã gọi chung là mã vật tư. Danh mục khách hàng bao gồm tất cả các khách hàng có giao dịch với công ty, gồm cả khách hàng đến mua hàng hoá, vật tư của công ty cũng như đến bán hàng cho công ty. Để phân biệt một cách chính xác giữa những người sử dụng chương trình khác nhau bên cạnh tên người sử dụng, mỗi một người sử dụng sẽ được gán cho một mã gọi chung là mã người sử dụng.

Phân tích hệ thống

Sau đây sẽ là sơ đồ trao đổi thông tin nghiệp vụ quản lý kho. - Căn cứ vào tình hình xuất nhập hàng hoá, nguyên vật liệu của công ty các bộ phận sản xuất và bộ phận bán hàng sẽ ra quyết định xuất nhập vật tư, hàng hoá. - Căn cứ vào khối lượng nguyên vật liệu xuất nhập sẽ tính toán lại lượng tồn trong các kho của công ty.

- Xuất phát từ các phiếu xuất nhập kho và tình hình hàng hoá tồn kho sẽ tổng hợp thành những báo cáo gửi cho ban lãnh đạo công ty. Phân tích DFD được dùng để giúp xác định yêu cầu của người sử dụng. Thiết kế dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới.

Liên kết - một trong những sức mạnh của DFD là tính đơn giản và dễ hiểu đối với nhà phân tích và người sử dụng. Tài liệu: Việc dùng mô hình đồ thị như DFD trong đặc tả yêu cầu hình thức và thiết kế hệ thống là một nhân tố làm giản đơn hoá chính trong việc tạo ra và chấp nhận những tài liêu như vậy. Quá trình phân tích thiết kế dữ liệu đã dẫn đến việc hình thành một hệ thống các mối quan hệ giữa các tập tin với nhau.

Hệ thống các mối quan hệ này có liên quan ràng buộc với nhau một cách chặt chẽ theo các nguyên tắc nhất định.

Cấu trúc dữ liệu

Tên thực thể là DMVT, là nơi lưu trữ danh mục các hàng hoá vật tư có trong kho của công ty. Tên thực thể là DMKH, là nơi lưu trữ danh mục các khách hàng có quan hệ xuất nhập hàng hoá, vật tư với công ty. Tên thực thể là PhieuNh, là nơi lưu trữ danh mục các phiếu nhập kho đối với các kho của công ty.

Tên thực thể là CtNh, là nơi lưu trữ danh mục các dòng của phiếu nhập kho có mã là Ma_Ct. Tên thực thể là PhieuLc, là nơi lưu trữ danh mục các phiếu nhập lưu chuyển của một kho đối với các kho khác của công ty. Trường khoá chính Ngày chứng từ Tài khoản nợ Tài khoản có Mã kho nhập Mã kho xuất Ghi chú.

Tên thực thể là CtLc, là nơi lưu trữ danh mục các dòng của phiếu lưu chuyển có mã là Ma_Ct. Tên thực thể là PhieuX, là nơi lưu trữ danh mục các phiếu xuất kho đối với các kho của công ty. Tên thực thể là CtXuat, là nơi lưu trữ danh mục các dòng của phiếu xuất kho có mã là Ma_Ct.

Tên thực thể là TonKho, là nơi lưu trữ khối lượng hàng tồn kho đôí với từng mặt hàng và ở tựng kho.

Cấu trúc chương trình

Dữ liệu vào: các hoá đơn xuất kho, phiếu bán hàng, phiếu vận chuyển nội bộ. Thông tin kết xuất: Các báo cáo tình trạng xuất nhập của từng kho trong từng ngày, từng tháng, tình trạng kho hàng, bảng tổng hợp tình hình xuất nhập hàng gửi cho ban giám đốc công ty, các báo cáo trợ giúp quá trình phân tích kinh doanh. Nhiệm vụ: Nhận các thông tin về sản phẩm có trong kho của mình (Transaction-Product file maintain).

Nhập vào máy các thông tin về hoá đơn bán hàng (Input/Output- Output voucher). Nhập vào máy các hoá đơn vận chuyển nội bộ các mặt hàng chuyển từ kho khác đến, chuyển tới các kho khác (Input/Output .. Move local voucher).

Một số thuật toán trong chương trình 1. Thuật toán kiểm tra người sử dụng

Tính lại lượng tồn trong kho, lưu lại giá trị mới Lưu phiếu nhập vào bảng phiếu nhập và bảng phiếu.

Xây dựng chương trình 1. Danh mục khách hàng

Nhân viên sử dụng chương trình nếu được quyền truy nhập vào chức năng này của chương trình sẽ đựợc phép thêm những tên hàng hoá, vật tư mới vào trong danh mục, sửa đổi thông tin về những vật tư, hàng hoá đã có sẵn trong danh mục vật tư. Do yêu cầu của công tác quản lý kho hàng, trong danh mục vật tư chỉ lưu giữ những thông tin về hàng hoá, vật tư sau: tên vật tư, đơn vị tính, số lượng tối đa và số lượng tối thiểu vật tư đó được phép lưu giữ trong một kho hàng theo quy định của công ty. Nhân viên sử dụng chương trình khi vào màn hình nhập liệu, lựa chọn phiếu nhập kho sẽ được phép nhập thêm những phiếu nhập kho mới, xem lại những phiếu nhập kho đã nhập trước đó, xoá đi những phiếu nhập kho không còn cần phải lưu giữ.

Để tạo điều kiện thuận lợi, nhanh chóng cho người sử dụng, trên màn hình nhập phiếu nhập có chức năng tìm kiếm phiếu nhập theo một số điều kiện cho trước như ngày nhập phiếu, mã phiếu. Để tạo điều kiện thuận lợi, dễ dàng trong công việc, tạo cảm giác thân thiện đối với người sử dụng, màn hình nhập liệu Phiếu nhập kho được thiết kế gần giống với mẫu phiếu nhập kho theo quy định của bộ tài chính. Với công việc tìm kiếm những Phiếu nhập kho đã nhập trước đó, ta có thể dùng nút tua để tua lần lượt qua từng phiếu đến phiếu cần tìm hoặc nhấn nút tìm cho hiện Form tìm kiếm.

- Để phục vụ cho công tác quản lý kho hàng, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ quản lý kho, chương trình cho phép in ra những Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và phiếu lưu chuyển nội bộ đang được lưu trữ trong máy. - Để phục vụ cho công tác báo cáo định kỳ về tình hình hàng hoá vật tư được lưu giữ trong kho, chương trình cho phép in ra những bảng báo cáo tình hình xuất nhập hàng hoá của các kho theo ngày, theo tháng hoặc theo năm. - Để phục vụ cho công tác tra cứu những thông tin về một loại hàng tồn kho được nhanh chóng thuận tiện, chương trình cho phép in ra báo cáo về tình trạng tồn kho (bao gồm khối lượng tồn kho và địa điểm kho đang cất giữ) của một loại hàng hoá, vật tư theo yêu cầu của người sử dụng.

Màn hình chính của chương trình quản lý kho được thiết kế với một hệ thống Menu, menu popup, các Toolbar và Taskbar giúp cho người sử dụng có cảm giác thoải mái, thuận tiện trong khi sử dụng.