MỤC LỤC
Bộ máy tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Liêu căn cứ theo Quyết định 668/QĐ-UBND ngày 06/3/2008 về quy định tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Bình Liêu. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị.
Trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ, công tác nội chính, tài chính, thi đua khen thưởng, kỷ luật của Văn phòng; nghiên cứu, tham mưu, đề xuất các giải pháp giúp Thường trực HĐND, UBND huyện, Lãnh đạo UBND huyện trong việc thực hiện những vấn đề, chủ trương, chính sách, cơ chế quản lý đảm bảo đúng pháp luật và phù hợp với tình hình thực tế ở địa phương. Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư.
Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, khụng để sút việc, chậm việc và phải quy định rừ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. + Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rừ ràng. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,.
Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chớnh kiểm tra theo dừi việc giao nhận văn bản và kiểm tra việc chuyển chuyển giao nhanh chóng, tiết kiệm và đúng đối tượng. Các tập lưu được sắp xếp theo một trật tự nhất định, sau đó được đưa vào cặp hộp và xếp lên giá tủ tài liệu theo nguyên tắc từ trái sang phải từ trên xuống dưới, phần gáy quay ra ngoài để tiện cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu. Các cán bộ công chức, viên chức làm việc liên quan đến bản lưu mới được khai thác và sử dụng bản lưu.Người ngoài cơ quan phải được phép của người có thẩm quyền mới được tra cứu, sử dụng bản lưu và phải tra tại bộ phận văn thư.
- Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. Là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như ngày đến, số đến, tác giả, số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, tên loại và trích yếu nội dung, đơn vị, người nhận văn bản… vào sổ dăng ký văn bản hoặc các cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính để phục vụ cho việc quản lý và tra tìm văn bản.
- Quyết định số 290/QĐ-VP.UBND Ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện. Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Liêu tổ chức công tác văn thư theo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó sẽ chuyển giao văn bản đến nơi nhận. Tra cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời nâng cao trách nhiệm của nhân viên khi làm công tác này cao hơn, công tác văn thư tại phòng văn thư cơ quan do 02 cán bộ chuyên trách có trình độ Trung cấp Văn thư – lưu trữ đảm nhận.
Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn thư để đăng ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tại Văn thư cơ quan. Phòng Văn thư của Văn phòng UBND huyện là một phòng khép kín, được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn như: Bàn ghế ngồi làm việc, điện thoại, quạt, máy tính, máy fax, máy photo, máy in, máy.
- Các văn bản soạn ra được ban hành đúng mục đích, có tính chính xác về mặt thể thức và nội dung văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và khụng sử dụng từ đa nghĩa, trỡnh bày rừ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn và đảm bảo tính hợp pháp. Bên cạnh nhưng ưu điểm, công tác soạn thảo văn bản của văn phòng UBND và HĐND huyện Bình Liêu cũng còn tồn tại những khuyết điểm, sai xót trong phần thể thức văn bản như sau: (Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính). Do văn bản có nhiều loại, tính chất cũng như công dụng và thẩm quyền ban hành khác nhau, nên không thể đề ra một quy trình soạn thảo chung cho tất cả các loại văn bản, mà chỉ có thể xây dựng quy trình soạn thảo cho một loại văn bản hoặc một số loại văn bản có những đặc điểm giống nhau nhất định.
Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan cơ bản đã đúng trình tự, tuân thủ theo các quy định hiện hành của nhà nước, đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra giúp cho quá trình quản lý và giải quyết văn bản được dễ dàng, nhanh chóng đem lại hiệu quả cao trong hoạt động của Văn phòng. Các loại dấu được sử dụng tại UBND huyện Bình Liêu bao gồm: dấu văn phòng và các phòng, ban, dấu cơ quan có quốc huy, dấu chức danh của Chủ tịch, các phó Chủ tịch, Chánh văn phòng, trưởng các phòng ban và các dấu như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hỏa tốc, dấu đến.
Ngoài ra thu thập đầy đủ tài liệu còn là tiền đề cho việc triển khai các khâu nghiệp vụ tiếp theo như sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết bìa hồ sơ, viết chứng từ kết thúc…. Để hồ sơ có chất lượng và có giá trị cao thì cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ, chính xác văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan mà có liên quan đến hồ sơ cần lập. Một hồ sơ cán bộ gồm: Sơ yếu lí lịch, các văn bằng, chứng chỉ về đào tạo, bồi dưỡng, các quyết định về tiếp nhận, điều động đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, cử đi công tác, phiếu bổ sung lý lịch định kỳ hoặc hàng năm.
Hồ sơ Đảng viên gồm: Lý lịch Đảng viên, các giấy tờ liên quan đến kết nạp đảng, công nhận đảng viên chính thức, Quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có), phiếu bổ sung lí lịch đảng viên, giầy tờ chuyển sinh hoạt đảng (nếu có). Nhiều tài liệu còn ở tình trạng lộn xộn, lưu trong các cặp file mà không được sắp xếp biên mục khoa học; vẫn còn tình trạng tài liệu trùng thừa và văn bản chưa đảm bảo các yếu tố thể thức; tình trạng còn thiếu, mất mát tài liệu; lập hồ sơ không theo danh mục hồ sơ đòi hỏi cán bộ lập hồ sơ phải có tinh thần tráh nhiệm cao, nếu không thì không thể kiểm soát được lượng hồ sơ sản sinh trong.