Hoàn thiện quy trình kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Tinh Tú
MỤC LỤC
SỔ CÁI
Mẫu Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú
Cuối kỳ, căn cứ trờn cỏc chứng từ này, Sổ cỏi TK 531 để theo dừi tỡnh hỡnh hàng bán bị trả lại trong kỳ.
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Công ty chủ yếu thực hiện chính sách khuyến mãi cho khách hàng khi mua sản phẩm của công ty, còn hình thức giảm giá hàng bán ít khi diễn ra, chỉ trừ các trường hợp hàng đã xuất bán nhưng không đảm bảo đúng yêu cầu của khách hàng và khách hàng không yêu cầu phải đổi lại hàng mà yêu cầu công ty giảm giá hàng bán cho số hàng không đúng yêu cầu đó. Đối với trường hợp khách hàng đã thanh toán thì công ty có thể trả lại phần tiền hàng thừa hoặc bù trừ công nợ nếu như khách hàng vẫn còn nợ tiền hàng trước đó của công ty. Với hệ thống chi nhánh ở hầu hết khắp cả nước nên khách hàng của công ty cũng hết sức đa dạng: Khách hàng thường xuyên, khách hàng không thường xuyên cả khách hàng mua với số lượng lớn lẫn khách hàng mua lẻ.
Các hình thức thanh toán cũng rất phong phú, khách hàng có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, tiền giử ngân hàng, với những khách hàng lâu năm có uy tín với công ty thì có thể thanh toán theo hình thức trả chậm nhưng chỉ trong khoản thời gian là 25 ngày nếu quá hạn thì công ty sẽ phải trả lãi suất theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Ngoài ra, với khách hàng không thường xuyên thì công ty yêu cầu đặt trước tiền hàng (khoảng 15% đến 20% giá trị hợp đồng) phần còn lại khách hàng phải thanh toán dứt điểm sau 5 ngày kể từ ngày giao hàng cho khách hàng. Cụng ty cú riờng kế toỏn theo dừi cỏc khoản cụng nợ và cụng tỏc thu nợ cũng diễn ra rất tốt chính vì vậy các khoản phải thu khách hàng được quản lý rất chặt chẽ, không phải lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì ngoài việc lập hoá đơn GTGT kế toán còn lập phiếu thu tiền. Phiếu thu này công ty không giao cho khách hàng mà được giữ lại để làm căn cứ ghi sổ chi tiết công nợ và doanh thu bán hàng, trừ trường hợp khách hàng yêu cầu thì kế toán sẽ viết cho khách hàng giấy chứng nhận nộp tiền. Kế toán sẽ lập phiếu thu tiền mặt cho nghiệp vụ này như sau: Biểu số 12: Phiếu thu tiền mặt.
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG
Kế toán kết quả kinh doanh
Chi phí bán hàng tại công ty bao gồm các khoản như: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài. Khi có nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí bán hàng kế toán căn cứ vào chứng từ gốc như: Phiếu chi, uỷ nhiệm chi, hợp đồng dịch vụ mua ngoài, hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan sau đó phản ánh vào TK641. Khi có phát sinh về chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng , kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ gốc như: Hoá đơn, phiếu chi, các chứng từ liên quan khác rồi phản ánh vào TK 642.
Cũng giống như chi phí bán hàng, kế toán tập hợp toàn bộ chi phí quản lý phát sinh trong tháng vào sổ chi tiết TK 642 rồi kết chuyển vào TK 911để xác định kết quả kinh doanh. Công ty TNHH TM và Tin học Tinh Tú là một doanh nghiêp thương mại, các hoạt động bán hàng là nguồn thu chính của công ty nên các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng phát sinh nhiều. Chi phí bán hàng bao gồm: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì vật liệu, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao, chi phí bảo hành, chi phí sửa chữa, chi phí mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
Việc cụng ty đặt ra hệ thống cỏc tài khoản chi tiết để theo dừi cỏc bộ phận, phòng ban trong công ty xem bộ phận nào phát sinh chi phí nhiều hơn để điều chỉnh là một điều hợp lý nhưng để kiểm soát nguồn phát sinh chi phí thì các tài khoản này cũng nên tiết về nguồn phát sinh chi phí. Toàn bộ chi phí bán hàng của công ty bao gồm chi phí bán hàng hoá và chi phí bán hàng trong cung cấp dịch vụ khi phát sinh đều được tập hợp vào TK 641. Cuối tháng, trên cơ sở Bảng thanh toán lương do kế toán trưởng lập, kế toán trưởng lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản phụ cấp cho các hoạt động.
• Chi phí khấu hao: Kế toán tính khấu hao cho các tài sản phục vụ cho công tác bán hàng của công ty như hệ thống mạng máy tính, máy in, máy photo,…. • Chi phí bảo hành: Đặc thù của công ty là công ty về lĩnh vực công nghệ thông tin, các sản phẩm đều có thời gian bảo hành, do đó, chi phí bảo hành sản phẩm là một khoản chi phí thường xuyên phát sinh và chiếm một khoản chi phí cũng tương đối lớn trong tổng chi phí bán hàng của công ty. Tuy nhiên, tuỳ thuộc đặc điểm chi phí bán hàng phát sinh từng tháng mà việc phân bổ được tiến hành một cách linh hoạt để phản ánh chính xác hiệu quả của từng hoạt động.
Để có số liệu về chi phí bán hàng, tổng giá vốn và giá vốn của từng hoạt động trong kỳ kế toán có thể sử dụng nhiều cách mà chương trình kế toán máy hỗ trợ. Cuối tháng, sau khi đã hoàn thành mọi công việc như nhập chứng từ, phân bổ các loại chi phí cho các hoạt động tương ứng, kế toán tiến hành xác định kết quả toàn bộ các hoạt động của công ty và cụ thể cho từng hoạt động và thông tin được gửi cho Ban giám đốc và Hội đồng quản trị. Cuối kỳ, kế toán phản ánh các bút toán kết chuyển vào phần khai báo các bút toán kết chuyển, sau đó dữ liệu sẽ được chuyển vào sổ Nhật ký chung, các sổ Cái TK 511, 531.
