MỤC LỤC
Người nhập khẩu sẽ tiến hành lập một thư hỏi giá với nội dung như: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, só lượng, thời gian giao hàng mong muốn và gửi tới người xuất khẩu đề nghị người xuất khẩu báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng. Chào hàng này cũng có thể là thư hỏi giá của nhà nhập khẩu, cũng có thể là người xuất khẩu chủ động chào hàng cho một hoặc một số nhà nhập khẩu nào đó, nội dung của chào hàng nờu rừ: tờn hàng, quy cỏch phẩm chất, số lượng, giỏ cả, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì ký mã hiệu.
Giỏm sỏt là hoạt động nhằm theo dừi tỡnh hỡnh thực hiện nghĩa vụ của cỏc bên tham ra hợp đồng mua bán ngoại thương thi hành theo đúng cam kết trong hơp đồng mỗi bên được thực hiện đúng, thì điều hành hợp đồng lại là công việc hoàn toàn khác, hoạt đông này diễn ra khi thực tế có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà những vấn đề này không được tính trước vào lúc xây dựng hợp đồng, và lúc này nó đòi hỏi cần phải có sự thay đổi các quy định và các điều khoản của hợp đồng. Cách tiếp cận cơ sở để quan sát hợp đồng bằng hệ thống có máy vi tính về căn bản là giống như cách tiếp cận đã mô tả đối với các phương pháp thủ công, ưu điểm chính của hệ thống dùng máy tính là sự dễ dàng trong tổ chức và truy nhập thông tin về quá trình giám sát hợp đồng và trong việc điều hành các công việc giám sát, cũng như việc liên hệ với các bộ phận khác trong cơ quan nhập khẩu, vớ các nhà cung cấp, các đại lý vận tải, công ty bảo hiểm, người chuyển tiếp hàng hoá.
Nội dung của giấy phép nhập khẩu bao gồm: tên và địa chỉ của người mua, tên và địa chỉ của người xin nhập khẩu, số hiệu và ngày tháng của hợp đồng, tên của cửa khẩu giao nhận, phương tiện vận tải, tên hàng, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất, số lượng hoặc trọng lượng, giá đơn vị và tổng trị giá, thời hạn hiệu lực của giấy phép. - Hồi phiếu (Bill of exchange Draft): là một tờ lệnh trả tiền vô điều kiện của một người ký phát cho người khác, yêu cầu khi người đó nhìn thấy hồi phiếu, hoặc đến một ngày cụ thể nhất định hoặc đến một ngày có thể xác định trong tương lai phải trả một số tiền nhất định cho một người nào đó hoặc theo lệnh của người này trả cho một ngươì khác hoặc trả cho người cầm phiếu.
Chuyển sang giai đoạn kinh tế thị trường từ khi có quyết định thành lập lại doanh nghiệp và được Nhà nước cấp giấy phép cho xuất nhập khẩu trực tiếp ngày 5/11/1993 số 1.19.1.013/GP, Công ty Dược phẩm TWI mới thực sự chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập theo đúng nghĩa của nó, tức là tự chịu trách nhiệm bảo toàn vốn, kinh doanh có lãi, nộp đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước và đảm bảo thu nhập thực tế cho người lao động theo các chế độ chính sách hiện hành kết hợp phục vụ cho sự nghiệp chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân theo định hướng của Bộ Y tế trực tiếp chỉ đạo. Công ty thường xuyên quan hệ với nhiều Công ty của 20 nước trên thế giới được Bộ Y tế cho phép bán thuốc vào Việt nam với tổng kim ngạnh trung bình từ 15 đến 20 triệu USD hàng năm với gần 1000 loại hàng hoá nằm trong danh mục thuốc thiết yếu cho nhu cầu điều trị bệnh của nhân dân đã được Bộ Y tế đưa ra theo quy chuẩn hướng dẫn chung của tổ chức Y tế thế giới.
Qua các năm hoạt động, Công ty chỉ nhập khẩu thuốc thành phẩm cho một số Công ty trách nhiệm hữu hạn đã được Bộ Y tế cho phép và họ đã có mối quan hệ và uy tín với một số Công ty ở nức ngoài, nói chung họ chỉ bán một số ít mặt hàng phù hợp với khả năng của họ vì lý do thị trường và tiền vốn của các Công ty này còn rất nhỏ về nguyên liệu chủ yếu nhập cho các Xí nghiệp quốc doanh trung ương và địa phương các thành phần ngoài quốc doanh hiệnnay gần như chưa có Xí nghiệp sản xuất tân dược. Số hợp đồng được thực hiện đạt 98% đã góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả kinh doanh, củng cố uy tín của công ty đối với bạn hàng trong và ngoài nước, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và phục vụ tốt nhu cầu về thuốc cho nhân dân .Điều này chứng tỏ năng lực trong đàm phán, ký kết hợ đồng của nhân viên xuất nhập khẩu, năng lực xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, giúp đẩy mạnh tiến độ thực hiện hợp đồng giảm các chi phí không cần thiết. Việc chọn khách hàng còn hạn hẹp, chưa xây dựng được khách hàng truyền thống, thật chí cốt với công ty, đồng thời chậm phát triển khách hàng mới, do vậy mặt hàng của công ty phong phú và đa dạng, đặc biệt là chưa xây dựng được những mặt hàng độc quyền, chiến lược tạo lợi thế trong kinh doanh, nói chung việc nắm bắt thông tin thị trường Quốc tế và quốc nội còn yếu so với qui mô kinh doanh của công ty.
Ngoài ra, khi đàm phán kí kết hợp đồng cũng phải tìm hiểu kĩ đối tác(nhà cung cấp), kiểm tra độ tin cậy, năng lực và tính hợp pháp của họ. Bởi vì, dược phẩm được sản xuất ở nhiều nước khác nhau, nhiều nhà sản xuất, nhưng chỉ được tập trung phân phối vào việt Nam bởi một số nhà phân phối lớn như: HALM, URGO, SAMSUNG..điều này rất dễ dẫn đến việc nhà phân phối dối trá khi chứng minh xuất xứ hàng hoá, giấy chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất, tên hãng sản xuất gây thiệt hại cho người tiêu dùng. Phải nắm vững được khả năng nguồn hàng cũng như độ tin cậy của nhà phân phối. Nắm vững thị trường nhập khẩu, hiểu rừ nhà cung cấp để từ đú đưa ra cỏc quyết định đúng đắn khi lựa chọn thị trường và nhà phân phối là một nhiệm vụ quan trọng của các bộ làm công tác nhập khẩu dược phẩm. Để nâng cao. kiến thức và năng lực của đội ngũ nhân viên làm công tác nhập khẩu, công ty nên tiến hành một số biện pháp sau:. - Tăng cường khai thác thông tin về thị trường và đối tác thông qua các nguồn thông tin thứ cấp từ bộ thương mại, bộ y tế, phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam tại nước ngoài, hoặc qua các chi nhánh, văn phòng đại diện của các đối tác nước ngoài đó tại Việt Nam, qua các đối thủ cạnh tranh, thậm chí nếu cần có thể phải mua các thông tin có giá trị để phục vụ quá trình đàm phán, kí kết. - Phối hợp chặt chẽ giữa phòng xuất nhập khẩu và phòng nghiên cứu thị trường của công ty để phân tích đánh giá, xử lý các thông tin thu thập được. - Cử cán bộ trực tiếp đi nghiên cứu, tìm hiểu thị trường và nhà cung cấp nước ngoài. f) Căn cứ vào năng lực của công ty. Để đi đến quyết định kí kết một hợp đồng nhập khẩu thì người tham gia kí kết hợp đồng phải nắm bắt đầy đủ các thông tin về cônh ty mình như : khả năng nguồn vốn và khả năng huy động tiềm năng nội bộ, khả năng thực hiện các nghiệp vụ thương mại quốc tế của cán bộ nhập khẩu, trình độ kiến thức về dược phẩm, khả năng phát hiện và xử lý các vấn đề trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng như phương án kinh doanh và chiến lược maketing của công ty. g) Căn cứ vào môi trường vĩ mô. Sự đa dạng về chất lượng dược phẩm cũng là một khó khăn khi đàm phán điều khoản chất lượng, cần phải nờu rừ hoặc phải cú phụ lục về qui cỏch, thành phần các chất chứa trong đó .Nghiệp vụ này đòi hỏi người tham gia kí kết phải nắm vững và có kiến thức về dược phẩm.Trong điều khoản về quy cách phải luôn luôn chú ý đến thời hạn sử dụng của sản phẩm, thời hạn sử dụng sản phẩm là yếu tố rất quan trọng đối với mỗi hợp đồng nhập khẩu dược phẩm, nó mang tính chất bắt buộc. Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn nhưng lại có ràng buộc lẫn nhau, do vậy nguyên tắc mà đã được nhiều nhà kinh doanh áp dụng thành công khi giải quyết tranh chấp là: hãy tập trung vào vấn đề cần thương lượng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm, để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi, kiên trì với các mục tiêu đề ra trên phương châm: “ cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận”.