Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Chi nhánh Công ty cổ phần XNK Vật tư kỹ thuật (Rexco) tại Hà Nội

Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ

- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): Là những chứng từ cơ bản trong thanh toỏn, ghi rừ số tiền người mua phải trả cho người bỏn và là cơ sở để theo dừi việc thực hiện hợp đồng, khai báo hải quan. - Giấy chứng nhận bảo hành (Certificater of Warranty): Là giấy chứng nhận mà nhà cung cấp hàng cấp cho người mua để được quyền bảo hành miễn phí trong thời gian qui định. Ngoài ra doanh nghiệp kinh doanh NK còn sử dụng các loại chứng từ thông thường khác như: Phiếu Nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Hoá đơn bán hàng, Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi,.

 Tiếp theo kế toán sẽ làm thủ tục thanh toán cho nước ngoài tại ngân hàng và khi nhận được thông báo hàng về của hãng vận chuyển và nhận được bộ chứng từ gốc, Phòng hợp đồng sẽ mở tờ khai hải quan tại cửa khẩu trong hợp đồng và làm thủ tục thông quan. Bộ chứng từ hải quan sau khi thông quan sẽ được chuyển sang cho kế toán bao gồm: Hoá đơn thương mại; Giấy thông báo hàng đến; Vận tải đơn (Bill); Bảng kê đóng gói (Packing list); Chứng từ bảo hiểm (Insurance); Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O); Giấy chứng nhận chất lượng hàng hoá (C/Q); Giấy chứng nhận bảo hành (Certificater of Warranty); Giấy chứng nhận kiểm tra hàng xuất xưởng (Inspection Certificater); Tờ khai hàng hoá NK, biên lai thu lệ phí hải quan, thông báo thuế;.

Kế toán giá vốn hàng hoá NK tiêu thụ

Chi phí thu mua hàng hoá trong quá trình NK hàng hoá của REXCO-CNHN bao gồm các loại CP như: Chi phí lưu kho, lưu bãi, CP bảo hiểm hàng hoá, CP cho bên môi giới, …. Vì REXCO-CNHN hạch toán giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh và theo dừi chi tiết TK 1562 nờn mọi CP phỏt sinh của hợp đồng 294/HĐKT đó được kế toán mở tiêng và khi có PS thì cập nhật vào sổ chi tiết. Doanh thu bán hàng là tổng giá trị được thực hiện do bán hàng hoá sản phẩm cung cấp dịch vụ cho khách hàng, nói cụ thể hơn, doanh thu tiêu thụ chính là tổng số tiền thực tế được phản ánh trên các hoá đơn, chứng từ, hợp đồng về cung cấp sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng.

Xác nhận thời điểm ghi nhận doanh thu tiêu thụ là căn cứ quan trọng cho việc tính toán chính xác kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ kế toán và phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp trong các báo cáo kế toán. Các khoản giảm trừ doanh thu trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh NK nói riêng bao gồm các khoản sau: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng.

Kế toán khoản phải thu khách hàng

CPBH trong Công ty là những CP như: CP khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng, CP vận chuyển, bốc xếp hàng hoá cho khách, CP bảo hành, CPDV mua ngoài khác dùng cho bán hàng. Trong phần hành nghiệp vụ này, kế toán sử dụng chứng từ như: Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, thu, Giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng, thanh toán tạm ứng,. Định kỳ hoặc cuối kỳ kế toán tổng hợp tiến hành chiết xuất & in các báo cáo có liên quan trình kế toán trưởng kiểm tra.

Vì 90% hàng hoá kinh doanh là hàng NK nên tại REXCO-CNHN CPBH không được tính phân bổ cho các hoạt động chi tiết mà cuối kỳ được kết chuyển thẳng sang TK 911 để xác định KQKD. Điều đó thường dẫn đến làm tăng chi phí trong kỳ bởi vì có những CPBH của loại hàng hoá mà chưa xuất kho bán đã kết chuyển để xác định KQKD.

Kế toán chi phí quản lý DN

Chi phí quản lý doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác liên quan đến toàn doanh nghiệp. CPQL DN trong Công ty là những khoản CP dùng trong quản lý như : Lương nhân viên; CP khấu hao TSCĐ, thuế, phí và lệ phí, CPDV mua ngoài & CP bằng tiền khác. Tương tự như việc hạch toán các khoản CP và nghiệp vụ khác,các chứng từ sau này khi đã được lập và kiểm tra bởi kế toán phụ trách sẽ được chuyển cho kế toán tổng hợp.

Tương tự như việc tính và phân bổ CPBH, đến cuối kỳ kế toán tiến hành kết chuyển hết CPQL phát sinh trong kỳ chứ không phân bổ theo hạng mục công việc điều đó cũng dẫn đến tình trạng làm hạch toán CPQL không chuẩn và đúng theo thực tế phát sinh. Ghi chú: Toàn bộ số liệu trên được lấy dựa theo sổ kế toán của REXCO-CNHN tại thời điểm quí I và II/2008.

Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng NK

Ghi chú: Toàn bộ số liệu trên được lấy dựa theo sổ kế toán của REXCO-CNHN tại quí II/2008.

Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định KQ tiêu thụ hàng NK tại REXCO-CNHN

Hoạt động Nk diễn ra tại công ty thường xuyên, công ty sử dụng phương pháp bán qua kho và bán chuyển thẳng, thời gian lưu kho ngắn nên sử dụng phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên với phương pháp xác định giá vốn theo giá thực tế đích danh là hợp lý và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin một cách liên tục và chính xác tình hình biến động của hàng hoá NK. Cùng với những ưu điểm mà công ty đã đạt được trong tổ chức quản lý cũng như trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán trong tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Chi nhánh Hà Nội thuộc Công ty XNK Vật tư kỹ thuật thì vẫn còn một số tồn tại cần phải quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế. Trong khi đó do đặc thù của KD hàng hoá NK phải thường xuyên PS các nghiệp vụ bằng ngoại tệ và với nhiều loại ngoại tệ khác nhau, sẽ gây mất thời gian và khú theo dừi, cập nhật liờn tục được vỡ thế với một số ngoại tệ thường xuyờn được sử dụng công ty nên sử dụng theo phương pháp tỷ giá hạch toán.

Hoạt động KD tại công ty không chỉ đơn thuần là KD hàng NK trực tiếp mà còn nhiều hoạt động KD khỏc nờn việc sử dụng TK 511 - DT bỏn hàng khụng theo dừi chi tiết cho cỏc TK khỏc nhau sẽ khụng theo dừi được lợi ớch từ cỏc hoạt động đem lại DT khác nhau để có phương pháp điều chế hoạt động đem lại DT cao và hoạt động đem lại DT thấp. Mặt khỏc cột “Dũng trong sổ chứng từ” thật là không có ý nghĩa gì vì không có sổ chứng từ trong phần mềm mà chỉ là những dòng liên tục khi nhân viên kế toán lần lượt định khoản vào máy sẽ lên các dòng này chứ kế toán viên không làm động tác này và từ các con số trong dòng này cũng không thể tìm ngược lại các dữ liệu về nghiệp vụ phát sinh đó mà nhình vào sổ lại thấy thêm rắc rối.

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định KQ tiêu thụ hàng NK tại REXCO-CNHN

CP phát sinh liên quan đến phí lưu thông, tiếp thị, quảng cáo phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá thì hạch toán vào TK 641- CPBH, Những CP liên quan đến hoạt động chung liên quan đến hoạt động quản lý của DN thì hạch toán vào TK 642-CPQL doanh nghiệp. Hiện nay để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, kế toán công ty sử dụng tỷ giá thực tế và sử dụng các tài khoản ngân hàng như TK 1121; 1122 (chi tiết cho từng ngân hàng giao dịch) nhu vậy rất khó khăn khi kiểm tra, đối chiếu số nguyên tệ thực tế tồn và PS trong kỳ để tiến hành điều chỉnh cuối kỳ. Chênh lệch PS giữa các loại tỷ giá ghi sổ trong kỳ so với tỷ giá thực tế cuối kỳ được điều chỉnh tỷ giá tăng, giảm các đối tượng trên, đồng thời ghi riêng khoản CL do chuyển đổi ngoại tệ chờ xử lý bảo toàn vốn vào thời điểm thích hợp.

Như vậy việc sử dụng TK 1562 đúng không chỉ giúp cho kế toán cụng ty đơn giản hơn trong việc theo dừi những CP PS trong quỏ trỡnh NK hàng hoỏ mà còn giúp cho việc kiểm tra chính xác hơn hai TK CP là TK 641 và TK 642. Để làm được điều này cán bộ phòng hợp đồng và KD phải phối hợp xem xét về mặt hàng cung cấp cho khách hàng, nghiên cứu thị trường trong nước để xem xét khách hàng hoặc thị trường đang cần dùng cái gì, mặt hàng gì.