Hoạt động tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Thanh: Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng

Hoạt động kinh doanh của công ty 1 Các lĩnh vực hoạt động

 Tư vấn, hỗ trợ hoạt động xây dựng và quản trị thương hiệu Dành cho các Doanh nghiệp vừa và nhỏ thông qua các chương trình nghiên cứu và phản hồi thông tin; các chương trình cung cấp miễn phí tư liệu tư vấn (đã chuyển tư liệu đến hơn 500 doanh nghiệp qua đường thư tín, cập nhật 06 tháng/ lần). + Dịch vụ chăm sóc khách hàng: dịch vụ sau bán hàng có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức như thư chúc mừng khách hàng vào các dịp nhất định, thư và quà riêng cho từng cá nhân, cung cấp các thông tin hữu ích hỗ trợ khách hàng, các hình thức giảm giá, khuyến mại cho từng đối tượng,. Trong khi công ty vẫn duy trì giá cố định cho khách hàng vì công ty đã cam kết không tăng giá hai năm cho các khách hàng truyền thống.Nhưng riêng về lĩnh vực tổ chức sự kiện, vẫn với tiến độ họat động mạnh của năm 2006, công ty tiếp tục duy trì và mở rộng hơn nữa về mức độ bao phủ.

Phần xây dựng chiến lược bao gồm về xây dựng thương hiệu, thiết kế logo, sáng tạo slogan, xây dựng hình tượng thương hiệu, định vị thương hiệu, chiến lược phát triển thương hiệu và đánh giá thương hiệu – tất cả những nội dung này đều nhằm mục đích tạo nên một thương hiệu vững mạnh. Sau đó, phần thực hiện chiến lược đi sâu cụ thể vào các chiến lược trong marketing để xây dựng thương hiệu: gồm dự báo và lập kế hoạch, chiến lược sản phẩm, chiến lược giá, chiến lược phân phối, chiến lược xúc tiến bán, định vị thương hiệu và chiến lược về nhân sự và hướng vào phương châm:”bám rễ vào tâm lý khách hàng mục tiêu”. Nhưng bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện công ty cũng gặp những phải những khó khăn và đó chính là điểm hạn chế của công ty: Công ty Thanh làm về lĩnh vực tư vấn thương hiệu và tổ chức sự kiện là mới mẻ nhưng lại không có các chuyên gia tư vấn nước ngoài nên không có sự chuyên nghiệp cao.

- Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp: Xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. - Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh: Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.

Phân tích thực trạng tổ chức sự kiện

Từ những sự kiện của năm 2005 tổ chức gặp phải một số lỗi trong quá trình tổ chức, các nhân viên của công ty đã rút được kinh nghiệm và tổ chức thành công sự kiện mang tính xã hội đó là gây quỹ học bổng tài năng âm nhạc trẻ Đặng Thái Sơn. Nhưng nhờ đó mà công ty luôn giữ được khách hàng trung thành và có thêm những khách hàng mới nhờ giá cả phải chăng và dịch vụ toàn tâm của mình.( Cụ thể lịch công việc và địa điểm tổ chức sự kiện của công ty ở phụ lục 1, phụ lục 2, phụ lục 3, phụ lục 4). Ông lại là người châu Á đầu tiên đoạt giải nhất trong cuộc thi quốc tế Diano magn tên F.Chopin năm 1980 tại Vacsava đến nay, gần 3 thập kỷ trôi qua, tên tuổi của nghệ sỹ nhân dân Đặng Thái Sơn đã, đang và sẽ mãi là niềm tự hào của nhiều thế hệ Việt Nam về một tài năng âm nhạc thành danh nhờ những đam mê và khổ luyện không ngừng.

Trên chặng đường âm nhạc vinh quang của mình, nghệ sỹ nhân dân Đặng Thái Sơn luôn lưu tâm tới việc đào tạo tài năng trẻ tại Việt Nam và đã có rất nhiều đóng góp tích cực cùng với nhạc viện Hà Nội nhằm đưa Việt Nam đến gần hơn với âm nhạc đẳng cấp quốc tế. - Là một doanh nghiệp làm quảng cáo, công ty Thanh có lợi thế là có khả năng cung ứng nhiều giải pháp tổng hợp cho khách hàng: từ việc tư vấn tổ chức sự kiện hợp lý và phù hợp với khách hàng đến việc sản xuất các sản phẩm phục vụ sự kiện. Đối với một số các công ty chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện trên thế giới, website của họ không những là một trong những công cụ hiệu quả trong việc giới thiệu công ty tới khách hàng mà nó còn là một phương tiện hiệu quả trong việc thu thập các thông tin và nhu cầu của khách hàng.

Số lượng các phòng ban khác là tương đối hợp lý và các nhân viên ở các phòng ban khác cũng khó có thể thực hiện được chức năng của phòng ban này nên công ty cũng không thể điều động nhân viên ở các phòng khác đến làm việc ở ban tư vấn được. Với chiến lược con người đúng đắn, nhiều hãng PR – tổ chức sự kiện nối tiếng đã thành công rực rỡ trong dinh doanh như là MAZZ Comunications, Venus, Đất Việt…Vì thế công ty quảng cáo Thanh cần phải nghiên cứu diễn biến tâm lý và khả năng thực hiện dịch vụ đối với từng nhân viên, nhất là các nhân viên chủ chốt. Nhà quản lý nhân sự có thể thực hiện quảng cáo truyền miệng với những thông điệp thích hợp trong công chúng hoặc có sự thay đổi về thủ tục quy chế đối với dịch vụ tổ chức sự kiện, đều mang lại tác động giải tỏa tâm lý mâu thuẫn giữa khả năng các nhân viên với vai trò của họ trong việc cung cấp dịch vụ.

Chính vì vậy, để cho việc cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện được chuyên nghiệp hơn và được khách hàng dễ chấp nhận hơn thì nhất thiết công ty phải có một bộ phận chuyên lập kế hoạch cho khách hàng và đưa ra nhiều phương án thực hiện để cho khách hàng chọn lựa cho phù hợp với ngân sách mà họ giành cho tổ chức sự kiện.

Với cơ quan nhà nước

Để góp phần cho sự kiện tổ chức được thành công thì hiểu biết về lựa chọn địa điểm tổ chức, cách sắp xếp vị trí… cũng phải được nhân viên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ở công ty Thanh nắm chắc và hiểu rừ. Công ty nên đầu tư để tuyển một bộ phân chuyên trách về ánh sáng để tiến tới một dịch vụ trọn gói và hoàn hảo, để tiến tới doanh nghiệp có cơ hội tổ chức các sự kiện lớn của các tập đoàn, mở rộng hơn nữa quy mô tổ chức sự kiện. - Chiến lược phát triển trong 10 năm tới: lấy ví dụ như ngành du lịch với sự quan tâm của nhà nước và nhiều bộ ban ngành đã có chiến lược phát triển dài hạn trong 10 năm tới.

- Hệ thống văn bản pháp lý: trong thời gian qua khi đất nước hội nhập kinh tế thế giới, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ tổ chức sự kiện, nhà nước và chính phủ đã ban hành một số văn bản qui phạm pháp lý, đưa hoạt động tổ chức sự kiện dưới sự kiểm soát của pháp luật. Tuy nhiên tổ chức sự kiện là lĩnh vực có tốc độ phát triển vô cùng nhanh chóng, cũng như những thay đổi trong phương thức hoạt động dẫn đến sự không cập nhật cho phù hợp trong pháp lệnh mà nhà nước đưa ra. Tổng giám đốc Công ty Quảng cáo và Hội chợ Thương mại Việt Nam (Vinexad) Nguyễn Thanh Thản cho VnE biết, mới đây chính phủ lại có văn bản mới quy định quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm phải do Bộ Thương mại quản lý, trong khi Bộ Văn hoá Thông tin cũng đang quản lý lĩnh vực này.

Do đó vấn đề ở đây em muốn kiến nghị với nhà nước có giải pháp hỗ trợ cỏc doanh nghiệp trong việc đưa ra một khung phỏp lý rừ ràng, cụ thể và chi tiết tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động dễ dàng đồng thời tuân thủ tốt các chính sách của Nhà nước. Các nhà hoạch định chính sách đã đến lúc cần tìm hiểu sâu hơn về bản chất, tính chuyên nghiệp cũng như đóng góp của hoạt động tổ c hức sự kiện đối với kinh tế để đưa ra những quyết định sát thực hơn.