Hạch toán và Quản lý Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Liên doanh Sản xuất Ô tô Hòa Bình

ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP LIÊN DOANH SẢN XUẤT Ô TÔ HOÀ BÌNH

Về khâu sử dụng:Yêu cầu phải tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở các định mức tiêu hao nguyên vật liệu và dự toán chi phí, quán triệt theo nguyên tắc: Sử dụng đúng định mức quy định, đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu trong tổng giá thành. Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại này sẽ đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu, đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ, loại nguyên vật liệu. - Phần tổn thất do công tác quản lý: Là phần tổn thất có thể xảy ra trong trường hợp công tác quản lý yếu kém nên xảy ra thất thoát, tuy nhiên trong thực tế người ta thường né tránh phần tổn thất này bởi trong cơ cấu của định mức chỉ cần hai bộ phần cơ bản nêu trên.

HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI VMC

Vật liệu trước khi nhập kho sẽ nhận được nhân viên phòng KCS kiểm tra qui cách, phẩm chất kho vật tư sẽ căn cứ vào hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm tra chất lượng, kiểm tra chính xác số nhập thực để viết phiếu nhập kho. Vật liệu sau khi đã hoàn thành thủ tục nhập kho và được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định, đảm bảo khoa học hợp lý cho việc bảo quản vật liệu để tiện cho cụng tỏc theo dừi tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho. Tại phòng vật tư, nếu hàng thừa và số hàng thừa đó là hàng dung được thì phòng vật tư sẽ báo cho bên bán biết và làm thủ tục trả tiền cho số hàng, nếu hàng thừa không dung được thì báo cho bên bán đến nhận lại, trong trường hợp bên bán không thể đến nhận lại được mà yêu cầu gửi trả lại thì mọi chi phí phát sinh bên bán phải chịu.

Còn trường hợp hàng thiếu thì bộ phận vật tư sẽ yêu cầu bên bán gửi tiếp số hàng đó, nếu bên bán không đáp ứng được thì bộ phận kế toán sẽ làm phiếu đòi nợ số tiền đã thanh toán tương ứng với giá trị số hàng thiếu đã xác nhận. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ thanh toán tiền nhập nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn VAT, đối chiếu với báo cáo nhận hàng để ghi vào sổ cái TK152 và thẻ chi tiết vật tư cả về số lượng va giá trị. Đa số vật liệu của VMC đều do nhập khẩu và mua ở thị trường trong nước (không tự chế biến được) nên để tiện cho vực quản lý, hạch toán, khi vật liệu về nhập kho kế toán phải hạch toán chặt chẽ qua các tài khoản đối ứng liên quan.

Đối với vật liệu nhập khẩu: giá trị thực vật liệu nhập kho tính theo giá CIF Hải Phòng cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ, cộng thuế chuyển giao công nghệ (nếu có) và cộng với thuế VAT tương ứng tính trên tổng giá trị hàng hoá. - Nếu vật liệu mua bằng thanh toán trả chậm, kế toán thanh toán theo tỡnh hỡnh thanh toỏn với nhà cung cấp trờn sổ chi tiết theo dừi thanh toán với người bán rồi từ đó phản ánh vào nhật ký chứng từ số 5. Cuối mỗi tháng, dựa trên các nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 5, số 6, số 10, kế toán tổng hợp xác định được giá trị của vật liệu mua trong tháng chính bằng số tổng cộng của vật liệu mua bằng các nguồn mới trên và ghi vào bảng kê số 3 “ Bảng tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho ”.

Chi phí vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nên giá thành nên giá thành sản phẩm, do vậy kế toán tại VMC còn tiến hành phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng, xuất phát từ công tác tính giá thành và đặc điểm sản xuất, kế toán vật liệu tập hợp toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đối tượng sử dụng trên “ Bảng tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng ” tính theo giá thực tế. Bên cạnh việc hạch toán vật liệu nhập, xuất kho, kế toán còn coi trọng công việc kiểm kê vật liệu nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị từng thứ, từng loại vật liệu hiện có, đồng thời kiểm tra tình hình bảo quản vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời tình trạng hao hụt, mất mát…từ đó đề cao trách nhiệm bảo quản và sử dụng vật tư. Ngoài ra, do khối lượng nguyên vật liệu tại VMC là rất lớn, nhiều lạo vật liệu có giá trị lớn, đối với các nguyên vật liệu nhập khẩu tình hình biến động tỷ giá diễn ra thường xuyên dẫn đến giá mua có sự biến đổi lớn, vì vậy VMC đã lập dự phòng giảm giá cho các loại nguyên vật liệu để phản ánh đúng giá trị thuấn của hàng tồn kho khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm.

ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP LIÊN DOANH SẢN XUẤT Ô TÔ HOÀ

Ý thức được điều này nên hệ thống kế toán tài chính nói chung và kế toán vật liệu nói riêng không ngừng được đổi mới và hoàn thiện cả về cơ cấu lẫn phương pháp hạch toán. Với đội ngũ nhân viên kế toán nhiệt tình, có năng lực, công tác kế toán có sự phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp giữa nhân viên kho và phòng kế toán giúp cho việc ghi chép sổ sách số liệu chính xác, kịp thời. Về mặt quản lý: Xí nghiệp đã tổ chức được một bộ phận chuyên môn đảm nhận công tác vận chuyển, chuyên chở, một đội xe riêng, dùng xe tải của xí nghiệp để vận chuyển vật liệu do đó giảm được chi phí thuê ngoài vật liệu, bên cạnh đó là hệ thống kho tàng được xí nghiệp xây dựng kiên cố chống ẩm tốt tránh được tốt nhất hiện tượng han gỉ, ôxi hoá nguyên vật liệu, mỗi loại vật liệu được bảo quản ở một kho riêng, xí nghiệp hiên nay có 3 tổng kho và trong mỗi tổng kho có bảo quản riêng từng loại vật liệu.

Về mặt hạch toán: VMC không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tỏc hạch toỏn vật liệu nhằm theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh dự trữ và sử dụng vật liệu trong xí nghiệp. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình thực tế, đỏp ứng được yờu cầu theo dừi thường xuyờn, liờn tục, tỡnh hỡnh biến động của vật tư, tiền vốn… Cách thức hạch toán, hệ thống tài khoản sổ sách, mẫu. Nhìn chung công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện khá tốt, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của xớ nghiệp, đảm bảo theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nguyờn vật liệu, tớnh toỏn, phân bố chính xác cho từng đối tượng sử dụng.

+Thứ nhất mã số của các loại vật liệu phụ và sơn hoá chất chỉ là những con số hữu hạn, nếu như vật liệu nhiều hơn thì phải tiến hành phân loại lại mặt khác không chi tiết hơn nữa cho từng loại vật liệu (xí nghiệp không quy định mã số có 4 chữ số). Song việc phản ánh vào nhật ký còn một số điểm lưu ý, đó là VMC khụng sử dụng tiểu khoản chi tiết theo dừi nguyờn vật liệu theo từng nhúm: vật liệu chớnh, vật liệu phụ, sơn, hoỏ chất, do đú khụng theo dừi cụ thể từng loại mà chỉ phản ánh chung chung. Tại VMC có nhiều loại vật liệu lại thường xuyên biến động, các nghiệp vụ phát sinh lớn, do vậy sẽ dần đến gây mất thời gian, phức tạp vì chứng từ luân chuyển nhiều lần.

Tuy nhiên trên bảng phân bổ số 2 kế toán chỉ phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chung cho các đối tượng sử dụng mà không chi tiết cho từng đối tượng (ở đây là từng phân xưởng sản xuất).