Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp

Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

Tài khoản 152 cú thể mở thành cỏc tài khoản cấp 2, cấp 3 để kế toỏn theo dừi từng loại, nhóm, thứ NVL tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho.

Kế toán nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ vẫn sử dụng tài khoản 152. Tài khoản này không phản ánh tình hình nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ. Trị giá NVL tăng do các Chênh lệch giảm khi đánh nguyên nhân khác giá lại NVL.

TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BỘT GIẶT VÀ HOÁ CHẤT ĐỨC GIANG.

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 1. H ình thức kế toán

*Hình thức kế toán mà công ty áp dụng để hạch toán là hình thức kế toán Nhật kí chung với hệ thống sổ sách sử dụng tương đối phù hợp với chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Giá thực tế nhập kho vật tư = Giá thực tế của hiện vật xuất để sản xuất + chi phí nhân công và chi phí khác. Cuối kỳ hạch toán tiến hành cộng giá thực tế của tất cả các vật tư xuất kho để xác định giá toàn bộ vật tư xuất kho trong kỳ.

Khi giá cả trên thị trường biến động thì Công ty đánh giá lại giá trị vật tư tồn kho trên cơ sở giá thị trường. Kế toán hàng tồn kho của công ty được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên, đánh giá vật tư xuất kho theo phương pháp tính giá đích danh, hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp mở thẻ song song, tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISA, nhờ đó việc lưu giữ thông tin được chặt chẽ và chính xác, việc cộng số phát sinh trong tháng ít nhầm lẫn.

Nhưng phần mềm kế toán này có một số chức năng không được đưa vào sử dụng vì chưa tương thích với nguyên tắc hạch toán của công ty. Vì vậy, yêu cầu của người sử dụng là phải có một phần mềm với báo cáo phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty,.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1. Mục tiêu của hệ thống

• Mô tả bài toán và các hồ sơ dữ liệu thu thập được 1.Mô tả bài toán

Khi phân xưởng sản xuất có yêu cầu nguyên vật liệu, tổ trưởng tổ sản xuất viết phiếu yêu cầu vật tư gửi cho giám đốc kí duyệt. Sau khi phiếu yêu cầu có chữ kí xác nhận của giám đốc, phiếu yêu cầu vật tư được chuyển đến phòng kế to án, bộ phận kế toán vật tư liên hệ với thủ kho để biết số lượng, quy cách, phẩm chất. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên, 1 liên giữ tại phòng kế toán để hạch to án vật tư, 1 liên chuyển xuống kho để thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, tiến hành xuất kho vật tư.

Tất cả chứng từ bao gồm hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đều được phòng kế toán lưu giữ. Bộ phận kế toán vật tư tiến hành cập nhật và xử lí dữ liệu, đưa ra sổ chi tiết vật liệu, bảng kê nhập-xuất-tồn. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê nhập-xuất- tồn nguyên vật liệu, thủ kho lập biên bản kiểm kê.

Cuối quý, cuối niên độ kế toán hoặc khi có yêu cầu của giám đốc, kế toán v ật tư lập báo cáo nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu, báo cáo tồn kho nguyên vật liệu gửi cho giám đốc để có kế hoạch mua xuất vật tư cho tháng tiếp theo. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BỘT GIẶT VÀ HOÁ CHẤT ĐỨC GIANG.

GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BỘT GIẶT VÀ HOÁ

• Mô hình nghiệp vụ của bài toán 1. Biểu đồ ngữ cảnh
• M ô h ình kh ái ni ệm logic 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

- Kiểm tra vật tư nhập kho: thủ kho sẽ dựa vào hoá đơn giao hàng cộng với kết quả kiểm tra vật tư cần nhập về số lượng, quy cách, mẫu mã, chất lượng… theo các chỉ tiêu của công ty. - Lập biên bản kiểm nghiệm vật tư: Căn cứ vào hoá đơn bán hang, yêu cầu vật tư đặt mua của công ty đối với nhà cung cấp, thủ kho căn cứ vào kết quả kiểm tra vật tư để lập biờn bản kiểm nghiệm. - Kiểm tra tồn kho vật tư cần xuất: Trước khi muốn xuất vật tư, kế toán vật tư phải gọi điện cho thủ kho để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại vật tư cần xuất, từ đó viết phiếu xuất kho.

- Viết phiếu xuất: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu (là số nhỏ nhất trong hai đại lượng trên), ghi trên cột yêu cầu xuất. - Cập nhật dữ liệu: Các bộ phận khác đều phải chuyển các hoá đơn chứng từ cần thiết ( hoá đơn, phiếu nhập - xuất, …) về bộ phận phòng kế toán, kế toán vật tư sẽ cập nhật dữ liệu vào phần mềm kế toán chi tiết vật tư ghi và lưu lại các dữ liệu. - Lập bảng kê Nhập - Xuất - Tồn: kế toán vật tư sau khi cập nhật dữ liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm xử lý số liệu sẽ đưa ra được bảng kê Nhập - Xuất - Tồn vật tư.

- Kiểm kê thực tế: Cuối tháng, kế toán vật tư sẽ cùng với thủ kho tiến hành kiểm tra thực tế tình hình tồn kho của từng vật tư, dựa vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê nhập - xuất - tồn để lập biên bản kiểm kê thực tế theo mẫu. Trước khi nhập kho, thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hang kiểm tra xác định phẩm chất, quy cách, chất lượng, số lượng …vật tư .Dựa vào kết quả kiểm tra thực tế, thủ kho lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, 1 liên đưa cho người giao hang để làm căn cứ thanh toán, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, 1 liên chuyển cho kế toán vật tư.

Sau khi phiếu yêu cầu có chữ kí xác nhận của giám đốc, phiếu yêu cầu vật tư được chuyển đến phòng kế to án, bộ phận kế toán vật tư liên hệ với thủ kho để biết số lượng, quy cách, phẩm chất … vật tư được yêu cầu, từ đó viết phiếu xuất kho.

THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG 1. Thiết kế mô hình logic

• Thiết kế mô hình vật lí

Tất cả các quan hệ, trừ PHIẾU NHẬP và PHIẾU XUẤT đều đã ở dạng chuẩn 3, do đó ta chỉ cần chuẩn hoá 2 quan hệ này. PHIẾU NHẬP chứa thuộc tính lặp (mã VT, số lượng, đơn giá) nên chưa ở 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ. Quan hệ DềNG PHIẾU NHẬP và DềNG PHIẾU XUẤT cú cấu trỳc gần giống nhau nờn ta gộp thành 1 quan hệ DềNG PHIẾU NX.

Xác định luồng hệ thống nhằm phân định công việc giữa người và máy, các kho dữ liệu liên quan đến tiến trình được thay thế bằng các file tương ứng. + Sau khi xác định số lượng thực nhập vào kho, thủ kho nhập đầy đủ thông tin về hang nhập kho, người giao….Sau đó in phiếu nhập để giao cho các đối tượng liên quan. + Tiến trình “1.2-Lập biên bản kiểm nghiệm”: Sau khi thủ kho kiểm tra vật tư, thủ kho ghi vào biên bản kiểm nghiệm và được lưu giữ ở kho.

+ Sau khi nhập mã vật tư cần xem, hệ thống sẽ tổng hợp và tính số lượng tồn kho theo công thức. Số lượng hiện tại=Số lượng tồn ĐK+Số lượng nhập TK-Số lượng xuất trong kì + Tiến trình “2.2-Viết phiếu xuất” và “2.3-Ghi thẻ kho”: Kế toán nhập thông tin xuất vào máy và có thể in phiếu xuất.