Giải pháp nâng cao khả năng trúng thầu tại Công ty Long Giang

Hoạt động sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp 1. Hoạt động sản xuất kinh doanh

Tốc độ gia tăng doanh thu đạt ở mức 6% chưa thực sự cao so với mức tăng trưởng kinh tế ở nước ta trong cùng giai đoạn là 8,5% do xí nghiệp chưa thực hiện việc mở rộng phạm vi hoạt động ra cả nước đồng thời do ảnh hưởng tình hình kinh tế khó khăn trong giai đoạn này. Xem xét sự biến động của tổng chi phí trong những năm gần đây ta có thể sơ bộ kết luận rằng chi phí của xí nghiệp tăng lên tương đương mức tăng của doanh thu phản ánh việc cải tiến công nghệ nhằm tiết kiệm chi phí của xí nghiệp chưa thực sự đạt hiệu quả.

Hoạt động đầu tư phát triển của xí nghiệp 1. Vốn và nguồn vốn cho đầu tư phát triển

Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng nhất, có tính chất động lực trong quá trình phát triển của xí nghiệp vì vậy hoạt động đầu tư phát triển nguồn nhân lực cũng góp phần lớn vào việc nâng cao năng suất và chất lượng lao động ở xí nghiệp. Do xí nghiệp có nhiều cán bộ xuất thân từ quân đội có tuổi đời lớn, đã được đào tạo và tốt nghiệp từ nhiều năm trước nên để nâng cao năng lực nghiệp vụ của các cán bộ này xí nghiệp đã thực hiện gửi một số cán bộ tới một số trường đại học đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ.

Đặc điểm chung của các gói thầu mà xí nghiệp tham gia

Xí nghiệp đã nhận được nhiều chứng nhận cho các công trình đạt chất lượng cao như công trình nhà thư viện và trung tâm thông tin trường Đại học ngoại thương, công trình sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Bình…. Thời gian kể từ khi bắt đầu khởi công xây dựng công trình cho tới khi hoàn thành công trình, bàn giao và đưa vào sử dụng thường là một năm đối với những công trình xây dựng nhà cửa và trên một năm đối với các công trình giao thông và thuỷ lợi.

Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật ảnh hưởng tới khả năng thắng thầu của xí nghiệp

Một cơ cấu tổ chức hợp lý trong đú quyền hạn và nhiệm vụ của từng thành viờn được qui định rừ ràng, cỏc bộ phận hoạt động ăn khớp nhịp nhàng tạo điều kiện cho hoạt động của xí nghiệp được tiến hành trơn tru ngay từ giai đoạn tìm kiếm gói thầu cho tới giai đoạn thực hiện hợp đồng và nghiệm thu. Trước hết, để nâng cao khả năng thắng thầu của các hồ sơ dự thầu, xí nghiệp cần phải làm nổi bật khả năng tài chính của mình mà cụ thể là bảo lãnh dự thầu; bảo lãnh thực hiện hợp đồng và các bảng biểu tài chính đảm bảo sự minh bạch của xí nghiệp.

Nhiệm vụ của các phòng ban tham gia công tác dự thầu

Ngoài ra, ban kế toán tài chính phải phân tích các hoạt động tài chính của xí nghiệp, lập bỏo cỏo quyết toỏn, theo dừi cụng nợ, tăng quay vũng vốn để phục vụ cho sản xuất kinh doanh cú hiệu quả. Nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức sắp xếp lao động trên cơ sở đảm bảo yêu cầu quản lý và thực hiện sản xuất phù hợp với năng lực và trình độ của từng người nhằm phát huy khả năng của toàn bộ bộ máy làm việc, tăng năng suất lao động. Xí nghiệp có 6 đội xây dựng, 1 đội thi công cơ giới, 2 chi nhánh ở Lạng Sơn và Hải Dương, 1 trạm kinh doanh nguyên vật liệu chịu trách nhiệm trực tiếp sản xuất và thực hiện các hợp đồng xây dựng của xí nghiệp.

Qui trình tham dự thầu của xí nghiệp

Trong thời gian bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu, nếu bên mời thầu có yêu cầu giải thích những vấn đề trong hồ sơ dự thầu thì các cán bộ lập hồ sơ sẽ có nhiệm vụ giải đỏp rừ ràng với chủ đầu tư, làm tăng tớnh cạnh tranh và uy tớn của xớ nghiệp. Vì vậy công tác soạn thảo và thương lượng về hợp đồng được giao cho những cán bộ có kinh nghiệm và trình độ lâu năm trong xí nghiệp, những cỏn bộ cốt lừi này cũng là người tham mưu cho Giỏm đốc xớ nghiệp trong quyết định kí hợp đồng. Các cán bộ lập hồ sơ dự thầu là những người chịu trách nhiệm theo dừi về việc thực hiện hợp đồng, kịp thời thụng bỏo cho xớ nghiệp cũng như chủ đầu tư biết các vấn đề liên quan đến việc thi công đặc biệt là các vấn đề liên quan tới chất lượng, tiến độ và giá thi công công trình.

Nội dung cơ bản của Hồ sơ dự thầu và phương pháp tính giá của xí nghiệp

Trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật, bảng tiên lượng các công việc, yêu cầu về thời gian và chất lượng đòi hỏi khi hoàn thành công trình kết hợp với khả năng thực tế các nguồn lực xí nghiệp có thể huy động được để thực hiện công trình thì người lập hồ sơ có thể tính toán ra thời gian cần thiết để hoàn thành gói thầu. Tuỳ theo tính chất của từng gói thầu mà yêu cầu về chất lượng gói thầu có thể khác nhau nhưng để hồ sơ dự thầu có chất lượng tốt thì phương án thi công đề ra phải chỉ rừ cho người chấm thầu thấy được cỏc biện phỏp nhằm đảm bảo chất lượng gúi thầu như: cú sự phõn cụng giỏm sỏt theo dừi chặt chẽ trong quỏ trỡnh thi cụng gúi thầu và cú kế hoạch báo caod định kì; có kế hoạch bố trí nhân lực có trình độ tay nghề và trách nhiệm cao; kiểm tra chất lượng các thiết bị vật liệu trước khi sử dụng, tuân thủ mọi yêu cầu kỹ thuật trong qua trình xây lắp và mọi quy định về quản lý chất lượng mà xí nghiệp đã đề ra. Thư giảm giá được đưa ra căn cứ vào các yếu tố như: Năng lực về máy móc thiết bị của xí nghiệp - các thiết bị đã sử dụng hết khấu hao nên có thể tiết kiệm chi phí máy thi công; tận dụng nguồn nguyên liệu mua được với giá rẻ; lực lượng công nhân lành nghề, có năng suất lao động cao; chi phí cho hoạt động quản lý thấp.

Ví dụ về một công trình mà xí nghiệp đã thực hiện

Đơn dự thầu được cán bộ ban kinh tế kỹ thuật lập theo mẫu của bên mời thầu, trong đú nờu rừ thụng tin về tờn nhà thầu, giỏ dự thầu, thời gian thực hiện hợp đồng và hiệu lực của Hồ sơ dự thầu. Thông tin chung về nhà thầu, hồ sơ kinh nghiệm, thống kê nhân lực, thông tin về tình trạng tài chính của xí nghiệp trong 3 năm gần đây được trích từ Hồ sơ xí nghiệp do ban kinh tế kỹ thuật dự án tổng hợp và lưu giữ. Danh sách nhân sự dự kiến tham gia gói thầu và lý lịch của các chuyên gia; trang thiết bị dự kiến thực hiện gói thầu do ban kinh tế kỹ thuật dự án lập căn cứ trên tình hình thực tế của xí nghiệp và yêu cầu của gói thầu.

Quản lý hành chính

• Đánh giá công tác tham gia dự thầu của xí nghiệp 1. Tình hình đấu thầu của xí nghiệp trong thời gian qua
• Phương hướng phát triển của xí nghiệp 1 Phương hướng chung
• Mô hình SWOT với công tác tham dự thầu
• Một số kiến nghị

Những cán bộ lập hồ sơ dự thầu nghiên cứu soạn thảo hợp đồng theo mẫu Thông tư 06/BXD về việc hướng dẫn soạn thảo hợp đồng xây dựng, xin bảo lãnh thực hiện hợp đồng theo qui định của chủ đầu tư và chuẩn bị các phương án điều phối nhân công, máy móc và nguyên vật liệu như trong hồ sơ dự thầu. Thể hiện qua việc xí nghiệp đã lựa chọn được các nhà cung cấp có uy tín (Nga, Đức, Mỹ, Nhật…) để cung cấp máy móc thiết bị hiện đại và đồng bộ phục vụ thi công và quản lý chất lượng tạo cơ sở vững chắc để thắng thầu các công trình có giá trị cao hơn. Do đó cần phải xây dựng một mối quan hệ tốt với các tổ chức tín dụng (Đặc biệt là với ngân hàng thương mại cổ phần quân đội) để nhận được sự giúp đỡ của ngân hàng khi cần những khoản bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng hay vốn ứng trước cho hoạt động thi công xây dựng đáp ứng kịp thời yêu cầu của bên mời thầu.

Công tác khảo sát hiện trường được thực hiện ngay từ bước nghiên cứu và ra quyết định dự thầu, nó ảnh hưởng tới tất cả các nội dung trong Hồ sơ dự thầu về phương án thi công, bố trí nhân lực, xác định nguồn nguyên vật liệu…vì vậy chú trọng tới công tác khảo sát là rất cần thiết. Chủ đầu tư nợ tiền nhà thầu, nhà thầu nợ người cung cấp… Vì vậy cần thiết phải xây dựng các qui định ràng buộc về nghĩa vụ thanh toán của chủ đầu tư với các nhà thầu, giúp cho nhà thầu quay vòng vốn nhanh, có điều kiện thuận lợi cho nhà thầu tham gia vào các gói thầu khác.