Hoàn thiện quy trình kế toán nguyên vật liệu tại Công ty In Tổng hợp Hà Nội
MỤC LỤC
Nhiệm vụ và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Để thực hiện tốt khâu cấp phát sử dụng, bộ phận vật t cũng nh cán bộ kho cần triệt để tuân thủ nguyên tắc: Không xuất kho NVL khi không có giấy phép bằng văn bản của ngời có thẩm quyền nh: Lệnh giao hàng, Phiếu xuất vật t.., theo dừi chặt chẽ lợng vật t d thừa trong sản xuất để tỏi nhập kho và kiến nghị với cấp trên về các hành vi sai trái trong việc sử dung NVL đợc cấp phát. Ngoài ra, để đánh giá đợc mức độ hoàn thành kế hoạch về chi phí NVL tiêu dùng trong kỳ ngời ta thờng so sánh chỉ tiêu này giữa các kỳ thông quaviệc áp dụng các phơng pháp phổ biến nh: Thay thế liên hoàn, hệ thống chỉ số..trong đó tập trung vào việc xác định các nhân tố ảnh hởng và phân tích mối quan hệ của chúng tới chi phí NVL của doanh nghiệp.
Hạch toán ban đầu Nguyên vật liệu
- Phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX)
Nh vậy phơng pháp này giảm nhẹ khối lợng công việc ghi chép của kế toán, nhng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ nên trong trờng hợp số lợng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn, hơn thế nữa là ảnh hởng tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. + Khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho đợc ghi tăng giá vốn hàng bán năm báo cáo của doanh nghiệp, việc trích lập này làm cho giá vốn hàng bán tăng lên, lợi nhuận năm kế hoạch giảm giúp cho doanh nghiệp bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị vật t tồn kho không cao hơn giá cả trên thị trờng hoặc giá trị có thể thu hồi đợc tại thời.
Khái quát chung về công ty in tổng hợp Hà Nội
Lịch sử hình thành và phát triển
Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực in ấn, sản phẩm của doanh nghiệp là sách, giấy tờ phục vụ công tác quản lý hành chính, biểu mẫu, chứng từ, hoá đơn, các loại nhãn hàng, báo chí, tập san, bản in, vé số. Công ty có các bạn hàng lớn nh: Nhà xuất bản giáo dục, Nhà xuất bản Kim Đồng, Nhà xuất bản Kim Liên, Nhà xuất bản Phụ nữ, Bộ Tài chính, Công ty xổ số kiến thiết, Nguồn… cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu của công ty là do công ty tự khai thác trên thị trờng và mua theo giá thoả thuận.
Tổ chức bộ máy quản lý
Giám đốc: Là ngời có quyền lãnh đạo cao nhất, chỉ đạo và đề xuất các chiến lợc kinh doanh, chịu trách nhiệm trực tiếp với Nhà nớc cũng nh toàn thể cán bộ công nhân viên về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ của Nhà nớc. Phòng kế toán tài vụ: – Làm công tác tham mu giúp việc cho Giám đốc về các mặt tài chính, kế toán quản lý vật t, tiền vốn của công ty, bảo toàn sử dụng vốn có hiệu quả, thanh toán các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt.
Đặc điểm quy trình sản xuất kinh doanh
Kế toán trởng: Là ngời quản lý bao quát toàn bộ công việc kế toán của công ty, có quyền quyết định và kiểm tra giám sát mọi công việc trong phòng kế toán, tham gia cho giám đốc về các phơng án, chiến lợc kinh doanh, tham gia những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Công tác kế toán phải đảm bảo quan hệ đối chiếu kiểm tra: Phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội
Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty
• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Thẻ kho; sổ theo dõi chi tiết nguyên vật liệu; bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu; bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. • Nguyên vật liệu phụ: Là đối tợng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhng nguyên vật liệu phụ có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất các loại sản phẩm bao gồm rất nhiều loại: Thuốc tut bản(lọ); keo PVA(kg); keo Nhật(kg); keo Sơdừa(kg); axit Phôtphoric(kg); dây thép(kg); mỡ CN(kg); xà phòng(kg); axeton(lít); dầu pha mực(lít); keo dán pisa(lọ); lỡi ca tay(cái); gang tay cao su(đôi); dầu HD40(lít); gôn(kg); kéo(cái);.
Phiếu đặt mua vật t
Giá bình quân Giá thực tế tồn đầu kỳ + Tổng giá thực tế nhập trong kỳ của một = --- nguyên vật liệu Số lợng tồn đầu kỳ + Tổng số lợng nhập trong kỳ 2.2. Định kỳ (hàng tháng), phòng kế hoạch sản xuất dựa trên các hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết cùng với định mức cung ứng vật t của doanh nghiệp để lập kế hoạch mua vật t.
Hoá đơn giá trị gia tăng
Doanh nghiệp mua theo hình thức trọn gói nên giá của số mực trên đã bao gồm cả chi phí mua mà công ty nhựa Việt Nam đã chi trả, nên giá trị của số mực trên chỉ bao gồm giá trị ghi trên hoá đơn. Hoá đơn giá trị gia tăng là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu, số liệu trên hoá đơn giá trị gia tăng là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với ngời bán (mua chịu), sổ chi tiết TK 111, 112.
Phiếu nhập kho Công ty in tổng hợp HN
Nguyên vật liệu mà doanh nghiệp mua về thờng đợc nhập kho ngay không qua kiểm nghiệm, thủ kho chỉ kiểm tra một số chỉ tiêu có thể thấy ngay đợc bởi vì. Phiếu Nhập kho đợc lập thành 2 liên, một liên đợc lu tại phòng sản xuất kỹ thuật, một liên chuyển cho Thủ kho.
Lệnh sản xuất Công ty in tổng hợp HN
Phòng sản xuất kỹ thuật tiến hành tính toán, từ đó tính ra mức tiêu hao giấy; bản in và các chỉ tiêu khác. Một liên giao cho bộ phận đi lĩnh vật t, một liên giao cho thủ kho đẻ làm cơ sở xuất kho vật t, một liên giao cho kế toán ghi sổ và một liên phòng SXKT lu tại phòng.
Phiếu xuất giấy + bản in
Cơ sở cho nghiệp vụ xuất kho giấy và bản in là “Phiếu xuất Giấy + Bản in”. Thủ tục trên đợc tiến hành khi có kế hoạch xuất kho nguyên vật liệu là Giấy và bản in, còn đối với các nguyên vật liệu khác thì cơ sở của nghiệp vụ xuất kho là “Phiếu đề nghị xuất vật liệu” do phân xởng sản xuất có nhu cầu viết.
Phiếu đề nghị xuất vật liệu
Đề nghị đồng chí kế toán cho xuất những vật liệu sau đây do đồng chí ..Nga.
Phiếu xuất kho Công ty in tổng hợp HN
Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Tại doanh nghiệp phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là phơng pháp thẻ song song. Căn cứ vào các chứng từ gốc là phiếu xuất kho; phiếu nhập kho thủ kho phản ánh tình hình biến động về mặt số lợng của nguyên vật liệu vào Thẻ kho.
Thẻ kho Công ty in tổng hợp HN
Còn các phiếu xuất thì kế toán không hoàn thành đợc các chỉ tiêu này, chỉ đến cuối tháng khi tính đợc đơn giá xuất của từng vật liệu kế toán mới ghi vào Báo cáo tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho nguyên vật liệu. Cuối thỏng kế toỏn vật t lấy số liệu trờn sổ theo dừi chi tiết vật t để lập bỏo cáo vật t chuyển lên để kế toán trởng xem xét và đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị và đối chiếu với thủ kho về mặt hiện vật.
Báo cáo xuất vật t
Mùc in (Kg)
Cũng nh nghiệp vụ nhập kho, nghiệp vụ xuất kho cũng đợc chuyển sang sổ theo dừi chi tiết vật t, sản phẩm hàng hoỏ của từng loại vào cuối thỏng sau khi đó. Sổ chi tiết vật t của doanh nghiệp chỉ có 4 dòng đó là: tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ.
Bản in (tấm) 16 trang Zaia
Thực chất kế toán có theo dõi chi tiết từng loại vật liệu này trên “sổ theo dõi chi tiết vật t” nhng kế toán không phản ánh ra mà chỉ ghi tổng thành tiền của ba loại vật liệu này. Cuối tháng Kế toán vật t còn lập “Bảng tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho nguyên vật liệu” để nộp báo cáo tháng vào ngày 05 tháng sau, nộp báo cáo quý vào ngày 7 tháng sau quý và lu kế toán làm báo cáo.
Báo cáo tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu
Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ đợc đánh giá là rất phù hợp với. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập kho kế toán vào chứng từ ghi sổ và từ đó vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đồng thời đến cuối kỳ tập hợp các chứng từ ghi sổ để vào sổ cái tài khoản 152.
Chứng từ ghi sổ số 45
Từ các chứng từ ghi sổ của các nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu trên kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo định kỳ 5 hoặc 10 ngày tuỳ theo khối lợng chứng từ nhiều hay ít. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ đợc dùng để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Các sổ cái trên đợc kế toán tổng hợp sử dụng để đối chiếu với sổ chi tiết vật t sản phẩm hàng hoá của từng 6 loại vật t trên mà cụ thể là để đối chiếu với sổ nhập, xuất vật t c mà kế toán vật t theo dõi.
Sổ cái TK 152
Đánh giá tổng quát
Công ty nên hạch toán chi tiết chi phí cho mỗi hợp đồng trên cơ sở hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu chính cho từng hợp đồng và hạch toán chi phí nhân công trực tiếp và chi phí chung cho toàn bộ quá trình sản xuất và phân bổ cho từng hợp đồng theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tuy công ty khi giao vật liệu cho các đơn vị sản xuất đã có kế hoạch cung ứng vật liệu song nếu một hợp đồng có thời gian thực hiện dài nh hợp đồng với Sở giáo dục thì trên hợp đồng sẽ cung cấp làm nhiều lần và không thể lần nào cũng theo giá ghi trên hợp đồng vì phải có sự thay đổi theo giá thị trờng.
Phơng hớng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội
Mặc dù vậy trong quá trình xuất kho nguyên vật liệu trên các chứng từ, sổ sách thì cột đơn giá và thành tiền đều bị bỏ trống do đó mà không cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác. Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán xuất phát từ đặc điểm của đơn vị, mỗi đơn vị có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau, tổ chức quản lý khác nhau do đó thực trạng công tác hạch toán kế toán ở mỗi đơn vị cũng khác nhau.
Biên bản kiểm nghiệm
Việc phân loại nguyên vật liệu có thể dựa vào nội dung, công dụng kinh tế của từng thứ vật liệu để chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ, phế liệu..Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay, do cha đợc cơ giới hoá trong công tác kế toán nên việc phân loại nh trên cha đợc chi tiết gây khó khăn và mất nhiều thời gian của kế toán vật liệu. “Sổ danh điểm vật t” có thể mở bằng cách: Ký hiệu mỗi loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loại vật liệu, số nhóm vật liệu cho mỗi loại, dựa vào một số thứ vật liệu cho mỗi loại, số quy cách vật liệu cho mỗi thứ, nhng trên cơ sở phải đợc kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán.
Sổ chi tiết vật t, sản phẩm, hàng hoá
Mức dự phòng cần trích lập đợc xác định dựa trên lợng vật t tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm; mức chênh lệch giữa giá ghi sổ kế toán và giá thực tế trên thị trờng tại thời điểm đó. Trong điều kiện nh vậy, việc áp dụng phần mềm kế toán có rất nhiều u điểm nh: nhập, sửa chứng từ thuận tiện; truy cập số liệu nhanh, chính xác; giảm khối lợng công việc cho nhân viên kế toán.