MỤC LỤC
-01 Chánh Văn phòng và 03 Phó Văn phòng giúp việc Chánh Văn phòng điều hành một số lĩnh vực trong thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng được phân công.( Hiện tại có 1 Phó Chánh văn phòng làm nhiệm vụ tăng cường ở cơ sở:. Chủ tịch UBND xã Nam Giang). - Số lượng biên chế, chế độ chính sách đặc thù đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện do UBND, Chủ tịch UBND huyện quy định.
Việc xác định vị trí việc làm là một bước chuyển từ quản lý đội ngũ cán bộ, công chức theo hệ thống chức nghiệp sang quản lý đội ngũ cán bộ, công chức trên cơ sở kết hợp giữa tiêu chuẩn chức danh với vị trí việc làm. => Xác định vị trí việc làm và mô tả các vị trí đã giúp CBCC nắm được vị trí cũng như công việc của mình và thực hiện theo những nhiệm vụ quy định đó;.
+ Kế hoạch công tác năm gồm những nhiệm vụ, giải pháp của UBND huyện trên các lĩnh vực công tác trong năm, báo cáo, đề án về cơ chế chính sách, kế hoạch thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện hoặc trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong năm. -Ưu điểm: Việc xây dựng chương trình công tác dựa trên công việc trong cơ quan đã đảm bảo cho lãnh đạo điều hành công việc được thống nhất, tránh chồng chéo, mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của UBND.
Nhìn chung các văn bản của UBND huyện tuân thủ theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư số 01/2010/TT-BNV ngày 19/ 01/2010 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản gần đúng theo quy định, gồm có 09 thành phần cơ bản đối với cả văn văn bản Quy phạm pháp luật và văn bản Hành chính thông thường; ngoài ra còn một số thành phần bổ sung khác như: dấu chỉ mức độ mật khẩn, thể thức sao văn bản,. Kỹ thuật trình bày văn bản như khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, vị trí các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết khác đã được UBND huyện áp dụng trình bày khá tốt.
Đề cương văn bản được xác định trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đớch và giới hạn của văn bản; Đề cương văn bản phải thể hiện rừ bố cục của văn bản và khái quát được những ý tưởng hoặc quy phạm dự định đưa vào các phần hoặc chương,mục của văn bản; Viết bản thảo phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Theo Điều 7 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thì các bước của việc soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện đã đúng theo yêu cầu của Nhà nước, tuy nhiên các bước được triển khai chi tiết, chia thành các bước nhỏ hơn so với các bước trong quy định nhưng tất cả đều tuân theo các bước mà Thông tư đã đề ra.
Văn bản đi của UBND huyện Nam Đàn bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do UBND huyện ban hành ra để thực hiện hoạt động quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được gửi tới các đối tượng có liên quan. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì( đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
Văn thư sau khi trình thì mới lấy số, ngày tháng văn bản đến do đó khú theo dừi được cỏc văn bản đến, văn bản cú thể bị mất hoặc thất lạc. Lập hồ sơ là một khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, nếu giải quyết xong công việc mà chưa lập hồ sơ thì xem như chưa hoàn thành công việc. -Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết công việc vào hồ sơ.
-Phân chia đơn vị bảo quản; sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản. -Biên mục hồ sơ: đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ. -Một số tài liệu được phân chia cho đơn vị bảo quản, chỉnh lý, sắp xếp nên khó bảo quản, thông kê.
- Cán bộ Lưu trữ có trình độ và chuyên môn nghiệp vụ nên công việc diễn ra dễ dàng thuận lợi; thực hiện tốt công tác phân loại theo đúng quy trình, quy định. - Công tác tổ chức và sử dụng tài liệu ở UBND huyện Nam Đàn tiến hành các thủ tục khai thác theo đúng luật định như viết phiếu yêu cầu khai thác và có ký nhận đầy đủ. - Do các phòng, ban nộp tài liệu mượn về cho Văn phòng muộn nên gây ra khó khăn trong việc phân loại, sắp xếp và chỉnh lý tài liệu.
- Cơ quan chưa có phòng đọc riêng cho để phục vụ khai thác, sử dụng. - Kho lưu trữ ở tầng 3 nên khó khăn trong việc vận chuyển, khai thác, sử dụng tài liệu. Kho lưu trữ diện tích còn nhỏ, so với lượng tài liệu hiện tại thì đang đủ nhưng trong tương lai thì không đủ.
Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng
Vì hiện tại khó xây dựng được văn phòng tập trung( Tất cả mọi người đều làm việc cùng 1 phòng) để giảm thiểu chi phí, cơ sở vật chất cũng như các trang thiết bị,… nên chỉ cần sắp xếp các phòng lại gần nhau là được. Hiện đại hóa văn phòng sẽ giúp hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảm tốt chất lượng công việc hàng ngày. Nhận thức rừ tầm quan trọng của việc hiện đại húa văn phũng nờn trong những năm qua lãnh đạo UBND huyện Nam Đàn đã có nhiều biện pháp tích cực nhằm tổ chức bộ máy văn phòng cơ quan “ khoa học, gọn nhẹ” - cơ cấu tổ chức tinh gọn, hiệu lực và đúng chức năng nhưng kiểu Văn phòng mà UBND huyện xây dựng vẫn chưa phù hợp với tình hình hiện nay; cần có các biện pháp để xây dựng một văn phòng hiện đại phù hợp với tình hình kinh tế hiện nay và ngân sách cơ quan có.
Văn phòng kiểu hiện đại mà tôi muốn nói là kiểu văn phòng “Mở”; cấu trúc của kiểu văn phòng mở là phòng lớn từ 80-100m2 cho khoảng 20 người, văn phòng làm việc được ngăn thành nhiều chỗ làm bởi các tấm vật liệu nhẹ cách âm có chiều cao từ 1,5m trở lên.Văn phòng không ngăn riêng hẳn thành các phòng độc lập mà tạo ra nhiều lối đi độc lập, do đó tạo ra các lối đi thuận lợi giữa các phòng, bộ phận với nhau nên Chánh văn phòng có thể quan sát mọi công việc của cấp dưới. - Đối với các trang thiết bị văn phòng: Đầu tư, mua sắm, các trang thiết bị hiện đại cần thiết cho quá trình giải quyết công việc của văn phòng như: Máy in, máy fax, máy photocoppy; máy điều hoà, máy hút bụi, máy hút ẩm, máy vi tính, máy huỷ tài liệu và các trang thiết bị Văn phòng khác. Ưu điểm: Tận dụng tối đa mặt bằng do không có các vách tường ngăn và hành lang đi lại, giải quyết công việc nhanh hơn.Tiết kiệm chi phí xây dựng, lắp đặt thiết bị chiếu sáng, trang thiết bị văn phòng như Máy photo, máy in, quạt, điều hòa,.
Hạn chế: Có nhiều lối đi lại giữa các bộ phận trong 1 phòng, các khu vực làm việc không tránh khỏi sự mất tập trung do nhiều người đi lại, làm ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của các bộ phận khác. Nhiều bộ phận làm trong một phòng sử dụng trang thiết bị chung sẽ gặp khó khăn, máy photo chỉ có 1 cái mà cùng lúc nhiều bộ phận muốn photo tài liệu sẽ làm chậm thời gian giải quyết công việc.