Ứng dụng phần mềm Microsoft Access trong quản lý hồ sơ đăng ký quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn quận Thủ Đức thành phố Hồ Chí Minh

Phương pháp nghiên cứu

Giới thiệu cơ sở dữ liệu

- Query (Truy vấn): công cụ này cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn bằng ví dụ QBE để thực hiện các truy vấn rút trích, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu trên bảng. - Form (Biểu mẫu): cho phép xây dựng các cửa sổ màn hình dùng để cập nhật, chỉnh sửa hoặc xem dữ liệu, tạo ra các cửa sổ đối thoại giữa người sử dụng và hệ thống ứng dụng. - Module (Bộ mã lệnh): Cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ lập trình Visual Basic xây dựng các hàm và thủ tục cho riêng người sử dụng để thực hiện các hành động phức tạp mà tập lệnh không thực hiện được hoặc để cho chương trình chạy nhanh hơn.

Xây dựng các bảng cơ sở dữ liệu

• Thiết kế các bảng

- Report (Báo cáo): Cho phép xuất dữ liệu đã lưu trong các Table hay Query theo một khuôn dạng cho trước và có thể xuất ra màn hình hoặc máy in. Tiếp theo thiết kế các bảng và xây dựng mối quan hệ giữa các bảng đó trong phần mềm Microsoft Access. Trong cửa sổ menu của chương trình Access, ta chọn vào Objects Tables  Create Table in Design view để tiến hành thiết kế bảng.

Dữ liệu lưu trữ trong Excel cũng phải được thiết kế với các cột trong mỗi Worksheet tương ứng với các trường trong bảng tương ứng. Cửa sổ Import Spreadsheet Wizard hiện ra yêu cầu chọn Worksheets, những Worksheets mà ta đã đặt tên trong file HGDCN_ThuDuc.xls. Ta chọn vào  In an Existing Table và chọn Phuong trong danh sách sổ xuống để việc nhập dữ liệu vào một bảng đã có sẵn là Phuong.

Tiếp theo, màn hình xuất hiện để xác nhận việc ta nhập dữ liệu vào bảng Phuong đã chọn và chọn Finish để hoàn thành việc nhập dữ liệu. Hộp thoại Import Spreadsheet Wizard cuối cùng xuất hiện để cho biết việc nhập dữ liệu vào trong bảng Phuong đã hoàn thành. Các bước nhập dữ liệu vào trong các bảng còn lại (Nam, TD, CSD và TS) cũng tương tự như bảng Phuong đã thực hiện ở trên.

Từ cửa sổ chương trình Access đã tạo ở trên, nhấp phải trỏ chuột chọn vào Objects Table  Import để nhập dữ liệu vào bảng Nam. Hộp thoại xuất hiện, ta chọn vào  First Row Contains Column Headings (nếu chương trình chưa tự động chọn). Hộp thoại tiếp theo, ta chọn vào  First Row Contains Column Headings và sau đó chọn Next để tiếp tục.

Xây dựng biểu mẫu

• Biểu mẫu để quản lý thông tin
• Biểu mẫu để tìm kiếm thông tin 1. Thiết kế biểu mẫu chính

Ta nhấp đôi trỏ chuột lên bảng Field List để chọn tất cả các trường, rồi dùng trỏ chuột rê tất cả chúng vào Detail của màn hình thiết kế. Màn hình trở về hộp thoại Combo Box: MaPhuong, trên thẻ All ta chọn Column Count: 2 (xác định hai cột), Column Widths:0 (ẩn cột đầu: MaPhuong). Mở lại màn hình thiết kế biểu mẫu MainA ở chế độ Design, chọn List Box ở Toolbox và rê chuột để vẽ List Box (tên là List 19) trong biểu mẫu MainA.

Khi MaTD di chuyển thì tất cả thông tin gắn liền với thửa đất đó sẽ được di chuyển theo vì đã thiết lập ràng buộc quan hệ giữa các bảng. Ta nhấp đôi trỏ chuột lên bảng Field List để chọn tất cả các trường, rồi dùng trỏ chuột rê tất cả chúng vào Detail của màn hình thiết kế. Sau khi rê tất cả các trường vào Detail, nhấp phải trỏ chuột chọn Form Header/Footer, sau đó rê trường liên kết với biểu mẫu chính MaTD lên Form Header.

Ta nhấp đôi trỏ chuột lên bảng Field List để chọn tất cả các trường, rồi dùng trỏ chuột rê tất cả chúng vào Detail của màn hình thiết kế. Sau khi rê tất cả các trường vào Detail, nhấp phải trỏ chuột chọn Form Header/Footer, sau đó rê trường liên kết với biểu mẫu chính MaTD lên Form Header. Trong cửa sổ của biểu mẫu MainA, ta vào menu Window  Tile Vertically và dùng trỏ chuột rê biễu mẫu SubA1 và SubA2 (bên phải màn hình) vào trong biễu mẫu MainA.

Trong màn hình thiết kế biểu mẫu, ta chọn SubA1  F4  Data để thiết lập thông tin trong Link Child Fields:MaTD, Link Master Fields: MaTD. Chọn tiếp Command Button trong Toolbox vẽ tiếp một nút có tên là Thongtin trong phần Detail của biểu mẫu MainB, nút đó có chức năng là dùng để xem thông tin thửa đất. Tiếp theo ta dùng trỏ chuột đặt vào cột Mã thửa đất hay Tên chủ sử dụng và nhấn phím Ctrl+H để tìm nhanh, hộp thoại Find and Replace hiện ra và ta đánh vào tên cần tìm, chọn Find Next để tìm tiếp tục.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng

Muốn xem thông tin thửa đất đó ta chọn vào nút Xem thông tin thửa đất. Một báo cáo sẽ được hiện ra với đầy đủ thông tin về thửa đất, thông tin về chủ sử dụng và thông tin về nhà ở.

Thảo luận

Microsoft Access có những ưu thế vượt trội so với phần mềm cơ sở dữ liệu khác, nhưng cũng chính phần mềm này cũng có những ưu điểm và hạn chế riêng. Thấy được những ưu thế và hạn chế của Microsoft Access để có cách giải quyết cũng như biết cách khắc phục trong vấn đề sử dụng. - Phần mềm Microsoft Access được đánh giá rất tốt trong vấn đề quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ.

- Phần mềm có giao diện thân thiện với người sử dụng, được nhiều người biết đến vì MS Access nằm trong bộ Microsoft Office. - Các nút lệnh được thiết kế và lập trình đơn giản, dễ hiểu thuận lợi cho nhiều người sử dụng. - Phần mềm có tính bảo mật không cao, do đó khi triển sử dụng cần phải có người quản lý giỏi để tránh bị đánh cắp và làm sai lệch dữ liệu.

- Cơ sở dữ liệu càng nhiều thì file chương trình càng lớn, do đó cần phải có máy tính cấu hình mạnh để có thể sử dụng được. - Phần mềm dễ xảy ra lỗi nếu người sử dụng không nhập đúng kiểu dữ liệu cũng như kích cỡ của dữ liệu.