MỤC LỤC
Thể thức văn bản của tổ chức công đoàn thực hiện theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày 22/8/2001 của Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn bản của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thực hiện theo Hướng dẫn số 20- HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam về thẩm quyền ký văn bản và thể thức văn bản trong hệ thống Hội LHPN Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 của Văn phòng trung ương Đoàn. - Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;.
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dừi, giải quyết cụng việc vào hồ sơ;. - Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;.
Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ thể của cơ quan, tổ chức Đảng mà văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức Đảng cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước.
VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VÀ VĂN BẢN CỦA CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI A.
Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ. Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
Các đảng đoàn, ban cán sự Đảng các cấp ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, hướng dẫn thông báo, báo cáo. So sánh với các thể loại văn bản của các cơ quan nhà nước, cơ quan Đảng có thể loại thông tri tương tự như thể loại thông tư, hoặc kết luận mà các cơ quan nhà nước không có thể loại văn bản này.
- Văn bản của các tổ chức, cơ quan Đảng được lập theo quyết định của cấp ủy (ban tham mưu, đảng đoàn, ban cán sự đảng, các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng hoạt động có thời hạn của cấp ủy) ghi tên cơ quan ban hành văn bản và tên cấp ủy mà cơ quan đó trực thuộc. Tác dụng: Giúp cho nơi nhận biết tên và vị trí của tác giả văn bản trong hệ thống tổ chức Đảng, thuận tiện cho việc liên hệ, trao đổi với cơ quan ban hành văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn thư - lưu trữ, công tác nghiên cứu, khai thác tài liệu.
Vị trí trình bày: Chỉ dẫn về dự thảo được trình bày phía trên dấu chỉ mức độ mật (ô số 12b - mẫu 1); văn bản giao cho cơ quan, đơn vị chức năng dự thảo thì có thể ghi tên cơ quan, đơn vị đó vào trang cuối, phía trái văn bản. Tác dụng: để biết người đánh máy, tên tệp lưu trong máy tính và số lượng bản phát hành, thuận tiện cho việc sửa chữa, in ấn văn bản và quản lý được số lượng bản phát hành, trong trường hợp cần thiết có thể quy trách nhiệm.
Tác dụng:Các thành phần thể thức bản sao giúp cho các cơ quan thực hiện quy trình sao đúng nguyên tắc, thủ tục, bảo đảm đủ các thành phần thể thức bản sao nhằm giữ nguyên giá trị văn bản và tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ văn bản sao. Trong trường hợp văn bản chính hết trang thì phần sao lục trình bày vào trang mới và đánh số trang tiếp tục liền với văn bản chính, giữa trang cuối văn bản chính và trang trình bày phần sao cần đóng dấu giáp lai.
+ Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành nhưng không trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. Nếu văn bản ban hành không đủ các thành phần thể thức, trình bày các thành phần đó không đúng vị trí thì giá trị thực tiễn không cao, gây nhiều khó khăn cho công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Trong mỗi cơ quan, tổ chức Đảng thường có các loại con dấu: dấu cấp ủy, cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan.. Quản lý và sử dụng con dấu. - Các văn bản hiện hành quy định việc quản lý và sử dụng con dấu:. - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan mình. - Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu. Cơ quan có nhiệm vụ cấp một số giấy tờ đặc biệt được sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác và nghiệp vụ nhưng phải được phép của cơ quan có thẩm quyền. - Con dấu của cơ quan, tổ chức Đảng phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho một cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu. Cán bộ văn thư được giao giữ con dấu có trách nhiệm:. + Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;. + Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức Đảng;. + Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;. + Không được đóng dấu khống chỉ. - Nghiêm cấm việc làm dấu giả, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định. - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức Đảng có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan quản lý dấu trong các trường hợp dấu hỏng, cơ quan đổi tên, tách, sáp nhập, giải thể, thay đổi trụ sở..). Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị (bỏ những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng hoặc phòng hành chính tổng hợp thành bản danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức Đảng trình lãnh đạo xét duyệt và ký ban hành. Ưu điểm của cách làm này là danh mục hồ sơ lập được đầy đủ, chính xác. Nhược điểm của cách làm này là thời gian xây dựng danh mục hồ sơ. thường kéo dài. Muốn ban hành danh mục hồ sơ đúng thời hạn đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải chủ động hướng dẫn phương pháp lập danh mục hồ sơ cho các đơn vị; lãnh đạo các đơn vị cần có kế hoạch cụ thể, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, chuyên viên trong việc dự kiến danh mục hồ sơ; lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở các đơn vị xây dựng danh mục hồ sơ. - Một số điểm cần chú ý khi xây dựng danh mục hồ sơ. + Các cơ quan, tổ chức Đảng căn cứ vào tình hình thực tế mà vận dụng cách xây dựng danh mục hồ sơ cho phù hợp;. + Danh mục hồ sơ mỗi năm hoặc mỗi nhiệm kỳ thường làm một lần vào tháng cuối năm hoặc cuối nhiệm kỳ để sử dụng cho năm sau, nhiệm kỳ sau. Đối với những cơ quan, tổ chức Đảng có tổ chức bộ máy ít thay đổi hoặc chức năng, nhiệm vụ ổn định thì tập trung xây dựng một lần đầu, những năm sau hoặc nhiệm kỳ sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình công tác mới và tiếp tục sử dụng. THÀNH ỦY HÀ NỘI ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM BAN TỔ CHỨC. STT Số và KH. hồ sơ Tên hồ sơ THBQ Người lập Ghi chú. Bộ phận quản lý đảng viên. Trong danh mục hồ sơ này có: .. ) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn. ) hồ sơ bảo quản có thời hạn.
- Bìa hồ sơ cần viết đầy đủ, chính xác tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ) và những thụng tin cần thiết khỏc để thuận tiện cho quản lý và tra tỡm. - Bìa hồ sơ cần in sẵn theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương.
- Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Đảng. Mỗi cán bộ, mỗi cơ quan, tổ chức Đảng cần làm tốt việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành để phục vụ cho công tác hàng ngày và nghiên cứu lâu dài về sau, đồng thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo được thuận tiện.
Quyết định số 1836-QĐ/TWĐTN ngày 23 tháng 6 năm 2006 của Ban Bí thư trung ương Đoànthanh niên cộng sản Hồ Chí Minh về thể loại, thẩm quyền và thể thức văn bản của Đoàn. Quy định số 667-QĐ/VPTW ngày 02 tháng 02 năm 1986 của Văn phòng trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành trung ương và cơ quan Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh.