Chứng từ kế toán sử dụng trong hoạt động quản lý nguyên vật liệu tại Công ty

Chứng từ kế toán sử dụng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 1. Chứng từ sử dụng

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải đợc lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, thống nhất, chính xác theo đúng chế. Khi vật liệu về đến kho Công ty, trớc khi nhập kho thủ kho báo cáo cho ban kiểm nghiệm (gồm cán bộ KCS, cán bộ kỹ thuật) để xác. Căn cứ vào hoá đơn (theo các hợp. đồng kinh tế), biên bản kiểm nghiệm vật t, thống kê phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu báo nhập kho vật liệu thành 2 liên và đợc ngời phụ trách ký ghi rừ họ tờn, trờn hai phiếu đều đợc ghi rừ ngày của hoỏ đơn, kho nhập vật liệu, tờn vật liệu, quy cách, số lợng thực hiện, ghi ngày tháng nhập kho, thủ kho cùng ngời nhập kí tên vào phiếu.

Thủ kho gửi một liên cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) kèm hoá đơn của ngời cung cấp để làm căn cứ thanh toán. Trờng hợp ban kiểm nghiệm số vật liệu mua về không đúng yêu cầu đã thoả thuận thì tiến hành lập biên bản và ghi rõ vào biên bản kiểm nghiệm. Việc xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu là xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, một số ít đợc dùng cho QLDN, chi phí sản xuất chung.

Căn cứ vào nhu cầu sản xuất thực tế của các xí nghiệp và mức tiêu hao vật t do phòng kỹ thuật cung cấp và ban giám đốc các xí nghiệp dựa vào quản. Thủ kho tiến hành xuất vật liệu và ghi số lợng thực xuất vào phiếu, thủ kho gửi một liên cho phòng kinh doanh, liên hai sau khi vào thẻ kho đợc chuyển cho kế toán vật liệu làm cơ sở để ghi sổ sách kế toán, liên ba giao cho đơn vị sử dông. Lãnh đạo duyệt Lãnh đạo phòng Cán bộ kế hoạch Căn cứ vào kế hoạch vật t đợc lãnh đạo duyệt và số lợng nguyên vật liệu còn trong kho kế toán nguyên vật liệu viết phiếu xuất.

Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Sau đó giao các chứng từ này cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu nhận chứng từ do thủ kho lập, cuối tháng căn cứ vào số d trên từng thẻ kho thủ kho ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển do phòng kế toán lập ở cột số lợng và chuyển lên phòng kế toán. Sau khi nhập dữ liệu là các chứng từ ban đầu, chơng trình máy sẽ tự động lập vào những bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất, tổng hợp phát sinh nhập, xuất tổn.

Chơng trình kế toán máy sẽ tự động tính toán vật liệu tồn kho sau mỗi lần xuất và vật liệu tồn kho cuối kỳ kế toán chỉ việc nhập số liệu của chứng từ theo từng thứ vật liệu tơng ứng. Cùng với việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày, thì việc tổ chức kế toán tổng hợp nhập, xuất, nguyên liệu - vật liệu là rất quan trọng không thể thiếu, kế toán sử dụng các tài khoản thích hợp để phản ánh kiểm tra, giám sát sự biến động của nguyên liệu - vật liệu dạng tổng quát.

Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu ở Công ty 20

Kế toán có thể theo dõi các nghiệp vụ hợp đồng, công nợ với từng đơn vị (từng khách hàng) trên máy thông qua phần nghiệp vụ trên các phiếu nhập, phiếu xuất đợc kế toán vật liệu vào máy. Cuối tháng sau khi chạy tổng hợp, kế toán máy sẽ tự tính và cập nhật lại giá vốn của vật liệu nhập, xuất kho, đa ra bảng kê chứng từ theo đối tợng, bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng, bảng kê chứng từ theo nghiệp vụ sổ cái, tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng tổng hợp phát sinh theo đối tợng. Vật liệu nhập của công ty hầu hết là mua ngoài nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa công ty tiến hành.

Với những lô hàng mua lẻ, số lợng ít, giá trị không cao công ty có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, đối với những lô hàng có giá trị lớn công ty không thể thanh toỏn ngay cho ngời cung cấp đợc thỡ kế toỏn phải phản ỏnh theo dừi nợ phải trả cho ngời cung cấp đó cho đến khi có khả năng thanh toán đợc (thoả. thuận với ngời cung cấp về thời hạn thanh toán) thì tiến hành thanh toán xoá nợ. Khi nhận đợc chứng từ nhập vật liệu (hoá đơn, phiếu nhập kho) kế toán thực hiện định khoản ngay trên phiếu nhập. Đối với những vật liệu có giá trị nhỏ công ty có khả năng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc gửi ngân hàng mua về.

Chứng từ nhập đợc phân loại theo đối tợng ngời cung cấp sau đó lại phân loại theo thứ tự vật liệu, ngày tháng phát sinh chứng từ, hình thức thanh toán…. Sổ chi tiết cụng nợ để theo dừi chi tiết từng khoản nợ theo từng tờn ngời bán, từng xí nghiệp thành viên trên bảng chi tiết công nợ máy tính có thể theo dõi riêng chi tiết tới từng ngời bán, từng xí nghiệp. Trong tháng các nghiệp vụ mua vật liệu liên quan đến phải trả ngời bán sẽ đợc ghi vào bên cột phát sinh có, khi thanh toán sẽ đợc ghi vào bên phát sinh nợ.

Khi nhận đợc phiếu nhập kho, kế toán vật liệu nhập số liệu vào máy theo các chỉ tiêu: số phiếu, ngày lập phiếu, họ tên ngời giao hàng, tên đơn vị bán hàng, số hoá đơn mua hàng, số lợng vật liệu và số tiền… cuối tháng máy sẽ lập bảng kê phiếu nhập. Từ bảng kê phiếu nhập, máy vi tính sẽ chuyển vào bảng tổng hợp phát sinh nhập theo nhóm vật liệu và đợc ghi chép theo giá trị vật liệu số lợng nhập…. Để kế toỏn chớnh xỏc và theo dừi đợc dễ dàng số thuế GTGT đầu vào, kế toỏn vật liệu căn cứ vào các chứng từ mua vật t, hàng hoá dịch vụ để nhập số liệu vào mỏy và lập bảng kờ hoỏ đơn chứng từ vật t hàng hoỏ mua vào và chỉ theo dừi riêng phần thuế GTGT đầu vào.

Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu ở công ty 20

Khi xuất kho vật liệu cho QLDN, sản xuất chung kế toán ghi Nợ TK: 642. Xuất kho vật liệu để thuê ngoài gia công chế biến kế toán ghi Nợ TK: 154. Trờng hợp vật liệu Công ty xuất kho để bán kế toán ghi Nợ TK: 632.

Căn cứ vào phiếu xuất kho vật liệu (mẫu phiếu đã nêu ở phần 3.2.1.2) kế toán ghi giá trị thực tế và tính thành tiền sau đó nhập số liệu vào máy tính theo các chỉ tiêu: số phiếu, ngày lập phiếu, tên vật liệu, đơn vị sử dụng, số lợng vật liệu, số tiền… cuối tháng máy sẽ tự lập bảng kê phiếu xuất. Kho vật t cho xí nghiệp may để sản xuất áo cộc tay LQ và QPCS nam LQ. Từ bảng kê phiếu xuất, máy tính sẽ chuyển vào bảng tổng hợp phát sinh xuất theo từng nhóm vật liệu và ghi chép theo số lợng và giá trị vật liệu xuất.

Từ bảng kê phiếu xuất, bảng tổng hợp phát sinh xuất máy tính sẽ chuyển số liệu vào bảng tổng hợp phát sinh theo đối tợng và bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng (mẫu bảng đã nêu ở phần 2.3.3.2). Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản phục vụ cho việc ghi sổ cái. Kết cấu và phơng pháp ghi sổ - Cột 1: ghi ngày, tháng ghi sổ. - Cột 4: ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế chính phát sinh. - Cột 5: đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ nhật ký chung đã đợc ghi vào sổ cái. - Cột 6: ghi số liệu các tài khoản ghi nợ, ghi có theo định khoản các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Tài khoản ghi nợ đợc ghi trớc, tài khoản có ghi đợc ghi sau, mỗi tài khoản đợc ghi một dòng riêng. Cuối trang sổ cộng phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ ghi số cộng trang trớc chuyển sang. Sổ nhật ký chung. Đơn vị tính: đồng. ghi sổ cái. TK PS nợ PS có. sổ cái tài khoản. Diễn giải TK. ĐƯ PS nợ PS có. hàng không).