Ứng dụng tin học trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các công ty thành viên

Những vấn đề về nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các công ty thành viên đã được tìm hiểu trong thời gian thực

• Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của tường cán bộ, công chức từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử dụng, khen. • Bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán bộ, công chức; các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đoà tạo của cán bộ, công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận… Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định của pháp luật. + Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển hoặc bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức khác, thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới khi tiếp nhận cán bộ, công chức phải yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ, công chức đó.

+ Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cung cấp bản sao sơ yếu lý lịch của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản than. + Định kỳ vào ngày 30 tháng 01 năm sau, cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của đơn vị mình với người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức theo phân cấp quản lý cán bộ, công chức.

Sự cần thiết của việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, và những thành tựu to lớn đã đạt được thì tin học hoá công tác quản lý không chỉ là nhu cầu của riêng những tổ chức, tập đoàn quy mô lớn mà cũng là nhu cầu không thể thiếu của các doanh nghiệp, tổ chức vừa và nhỏ bởi đó là xu thế tất yếu trong quản lý. Việc tin học hoá công tác quản lý nhân sự đã không là vấn đề quá mới trong những năm gần đây, tuy nhiên với những đặc điểm cũng như nhu cầu quản lý riêng thì mỗi tổ chức, doanh nghiệp lại chọn cho mình những giải pháp tin học hoá với những mức độ và cách thức khác nhau (tin học hoá hoàn toàn, hoặc tin học hoá một phần, sử dụng phần mềm mua sẵn, hay tự thiết kế…v.v) tuỳ nhu cầu quản lý và khả năng tài chính, công nghệ…. Hệ thống thông tin là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng phối hợp hoạt động để thu thập, xử lý, lư trữ dữ liệu truyền đạt và phân phát thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một cơ quan, tổ chức.

Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức và thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và dữ liệu lịch sử..Hệ thống phõn tớch năng lực bỏn hàng, theo dừi chi tiờu, theo dừi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường. Hệ thống thông tin loại này được thiết lập cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng xó thể là một tổ chức khác của cùng nghành công nghiệp…(trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là các bộ phận trong tổ chức.

Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Tất cả các phương pháp phát triển một hệ thống thông tin đều phải đảm bảo được sự phù hợp đối với tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc những người có trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Mục đớch chớnh của giai đoạn này là hiểu rừ cỏc vấn đề về hệ thống đang nghiờn cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của hệ thống thông tin mới phải đạt được.

Giai đoạn thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước đó. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của output), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sữ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Input). Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn cac mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể.

Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu cần có đó là: một tài liệu bao gồm chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hoá. Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong bất kỳ một hệ thống thông tin nào, đặc biệt là các hệ thống thông tin quản lý. + Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã.

• Triển khai mã hoá.: Gồm các công việc như: lập kế hoạch, xác định đội ngũ và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời. Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp người sử dụng khó có thể xác định được thông tin mà họ cần vì những hệ thống thông tin trợ giúp loại đó chưa tồn tại hoặc nếu có thì thuộc lĩnh vực riêng tư. ►Ứng dụng Access cho toàn doanh nghiệp : Mặc dù Access thích hợp nhất cho các ứng dụng ở cấp phòng ban những vẫn có thể dùng nó để tạo ra những ứng dụng xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin trên phạm vi của một cơ quan với quy mô vừa phải.

Mô tả bài toán

►Tổng công ty, cũng như mỗi công ty thành viên đều có nhiều phòng ban và đơn vị trực thuộc. Mỗi phòng ban lại có nhiều chức danh và nhiều nhân viên có thể giữ những chức danh giống nhau. • Những thông tin về bản thân : Họ tên, ngày sinh, bí danh, chức vụ Đoàn, chức vụ Công Đoàn, ngày vào Công Đoàn, quê quán, nơi sinh….

• Những thông tin về quá trình công tác: Diễn biến lương, hợp đồng lao động, công tác nước ngoài…. • Những thông tin về trình độ bản thân : trình độ ngoại ngữ, trình độ chính trị, học hàm, học vị, chuyên môn. • Mỗi khi có 1 cán bộ viên chức chuyển ngành, thôi việc hay chấm dứt hợp đồng thì cán bộ đó sẽ được nhận một phiếu lý lịch, tóm tắt toàn bộ thông tin.

Các công ty thành viên gửi các báo cáo định kỳ về Tổng công ty : Báo cáo thống kê lao động, báo cáo tăng giảm lao động….

Thiết kế chương trình 1. Sơ đồ chức năng BFD

● Ngoài ra còn 1 số báo cáo khác: Danh sách nhân viên giảm trong năm, Danh sách cán bộ là bộ đội – công an chuyển ngành, Danh sách cán bộ là thương binh, Báo cáo khen thưởng, Báo cáo kỷ luật, Danh sách nhân viên.