Hướng dẫn xử lý dữ liệu trong Excel
MỤC LỤC
NHẬP VÀ SỬA DỮ LIỆU
- Kết thỳc nhập bằng cỏch gừ phớm Enter hoặc gừ phớm tab, khi đú ụ sỏng di chuyển xuống phớa dưới 1 ụ. Nếu sau khi nhập dữ liệu (chưa gừ Enter), muốn bỏ dữ liệu đang nhập thỡ gừ phớm Escape. Ghi chú: Sau khi kết thúc nhập, nếu bạn muốn xóa dữ liệu trong ô thì chọn lại ô và ấn phím Delete hay Spacebar + Enter.
Sau đó thực hiện các thay đổi hoặc điều chỉnh nội dung dữ liệu một các bình thường.
XỬ LÝ DỮ LIỆU
- Bước 3: Xác định vị trí ô cần di chuyển hoặc sao chép đến, chỉ cần xác định ô đầu tiên vị trí cần dán (có thể nằm trên sheet, workbook khác hoặc cùng sheet). Nếu ô chứa các chu kỳ số, ngày hoặc thời gian mà Excel có thể mở rộng trong một dãy, thì các giá trị tăng dần thay vì sao chép. Muốn tạo danh sách khai báo thì chọn Menu\ Tools\Options\Custom Lists, sau đó lập danh sách trong phần New List (hình 2.3).
Ngoài ra, có thể nhập một danh sách hiện đang có trong bảng tính bằng cách bấm vào nút đƣợc khoanh đỏ (nằm bên trái nút Import) để chọn vùng danh sách.
ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU VÀ Ô
- Shrink to fit: Nếu dữ liệu trong ô nằm gọn trong ô thì không tác dụng, nhƣng khi dài hơn ô thì sẽ tự động co nhỏ lại để hiển thị toàn bộ dữ liệu cho vừa ô (hình 3.4b). Ghi chú: Một số kiểu font chữ không thể hiện đầy đủ góc theo độ - phút, phải có quy ước khi nhập góc phút, nếu phút nhỏ hơn 10 thì phải thêm số 0 ở trước. Thay đổi độ rộng của cột: Giữ và kéo chuột trên biên cạnh phải của tiêu đề cột (địa chỉ cột) sang phải để tăng độ rộng của cột hoặc sang trái để giảm độ rộng của cột (khi giữ và kéo con trỏ chuột có dạng ).
- Nhấp đúp chuột trên cạnh dưới của tiêu đề hàng để làm cho chiều cao hàng vừa khít với nội dung trên nó, chiều cao tự động đƣợc chỉnh này phụ thuộc vào kích cỡ chữ lớn nhất đƣợc chọn trên hàng.
LÀM VIỆC VỚI WORKBOOK VÀ WORKSHEET
Bước 2: Chọn Edit\Delete Sheet hoặc nhấp nút phải chuột trên tab Sheet, chọn Delete (hình 3.19). Trong hộp Unhide sheet, nhấp đúp trên tên của sheet đƣợc giấu để hiển thị lại (hình 3.20b). Để dễ điều khiển, chọn Window\Arrange, các dạng sắp xếp vị trí các workbook sẽ hiện ra để bạn lựa chọn (hình 3.22).
- Để cố định khung theo chiều ngang ở phía trên, chọn hàng ở dưới nơi bạn muốn đường phân chia xuất hiện. - Để cố định khung theo chiều đứng, chọn ở phía bên phải nơi bạn muốn đường phân chia xuất hiện. - Để cố định cả hai phần phía trên và bên trái, chọn ô ở phía dưới và phía bên phải nơi bạn muốn đường phân chia xuất hiện (ô R15 trong hình 3.23).
Enter Hoàn thành nhập / điều chỉnh dữ liệu trong ô ESC Hủy nhập / điều chỉnh dữ liệu trong ô. F4 (Ctr+ Y) Lặp lại hành động cuối cùng Alt+ Enter Bắt đầu hàng mới trong cùng một ô Backspace Xoá ký tự bên trái điểm chèn/ phần chọn Delete Xoá ký tự bên phải điểm chèn/ xóa phần chọn Ctrl+ Delete Xóa đến cuối hàng. Shift+ F2 Vào chế độ hiệu chỉnh chú thích Ctrl+ Shift+ F3 Tạo các tên từ các nhãn cột và hàng Ctrl+ D Điền ô từ phía trên xuống dưới Ctrl+ R Điền ô từ bên trái sang phải.
Enter Kết thúc nhập dữ liệu vào ô và di chuyển ô xuống dưới Shift+ Enter Kết thúc nhập dữ liệu vào ô và di chuyển ô lên trên Tab Kết thúc nhập dữ liệu vào ô và di chuyển ô sang phải Shift+ Tab Kết thúc nhập dữ liệu vào ô và di chuyển ô sang trái. Ctrl+ Y Dán chọn lựa từ vùng đệm của bộ nhớ vào vị trí tương ứng Ctrl+ X Cắt (di chuyển) dữ liệu vào vùng đệm của bộ nhớ.
SỬ DỤNG CÁC HÀM TRONG EXCEL
Ví dụ quy định chỉ tiêu khối lƣợng thể tích tự nhiên, khối lƣợng riêng, khối lƣợng thể tích khô, độ sệt làm tròn sau giá trị thập phân 2 số. Điểm khác biệt là hàm Vlookup hay hàm Hlookup tìm kiếm trên dòng (hoặc cột) đầu tiên, còn hàm Lookup thì tìm kiếm tùy thuộc vào kích thước của mảng. • Các giá trị ở dòng hoặc cột đầu tiên trong mảng phải đƣợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần, nếu không kết quả trả về nhiều khi không chính xác.
Cú phápVLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,option_lookup) Hàm VLOOKUP là hàm dò tìm theo cột, sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm. Cú pháp HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,option_lookup) Hàm HLOOKUP là hàm dò tìm theo dòng, sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một dòng nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm. Việc xây dựng hàm riêng là cần thiết, nếu chỉ sử dụng hàm và công thức sẵn có trong Excel thì quá trình tính toán trải qua nhiều bước trung gian, khó kiểm soát, dễ mắc lỗi, thậm chí một số hàm khó có thể thực hiện được theo phương pháp thủ công.
- Hàm tính giá trị trung bình của góc tính theo độ - phút: Theo định dạng tại hình 3.10, việc tính toán giá trị trung bình bắt buộc phải sử dụng các ô phụ. - Hàm tính sức chịu tải quy ƣớc R0 của đất: phụ thuộc lực dính kết, góc ma sát trong (tra bảng hoặc có công thức tính), khối lƣợng thể tích tự nhiên,. - Hàm nội suy tuyến tính một chiều, hai chiều: Có nhiều bài toán liên quan nhƣ xử lý thống kê, xác định môđun tổng biến dạng E0, hệ số K khi tính toán ứng suất dưới đáy móng, xác định vùng biến dạng dẻo,.
Nhờ xây dựng trên ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications (VBA) sẵn có trong Excel, hàm riêng đó có thể đáp ứng phần lớn những công việc trên. Lỗi này thường xảy ra khi xoá ô đƣợc tham chiếu bởi công thức khác, hoặc dán các ô đƣợc di chuyển lên các ô đƣợc tham chiếu bởi các công thức khác,.
BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL
TẠO BIỂU ĐỒ
- Data labels: Chọn None nếu không muốn hiện nội dung gì cả, chọn Series Name nếu muốn hiển thị giá trị tỷ lệ nhóm hạt và phần trăm tích luỹ, chọn X value nếu muốn hiển thị giá trị đường kính hạt, chọn Y value nếu muốn hiển giá trị phần trăm tích luỹ và hàm lƣợng các nhóm hạt (hình 5.4e). Trong biểu đồ dạng XY, chuỗi Series (hình 5.6) đƣợc coi là đối tƣợng quan trọng và đƣợc bổ sung thêm một số các yếu tố về định dạng và điều khiển. Ví dụ nhƣ đối với biểu đồ xuyên tĩnh (hình 10 phần Phụ lục), độ sâu xuyên luôn thay đổi tuỳ từng công trình nên phải để chế độ Auto cho Maximum.
Để thêm trục Y bên phải biểu đồ, nhấn kép vào ký hiệu Series trên biểu đồ, cửa sổ Format Data Series hiện ra nhƣ hình 5.8, chuyển sang Axis (hình 5.13). Đó chính là lý do để chọn chuỗi Series2 (là quan hệ giữa đường kính nhóm hạt và hàm lượng các nhóm hạt, mặc dù không sử dụng) nhƣ hình 5.3b. Tiếp theo là công tác chỉnh sửa kiểu đường nét cho phù hợp, đối tượng chỉnh sửa có thể là Value (X) axis, Value (Y) axis, Value(Y) axis minor gridlines, Value(Y) axis major gridlines, Value(X) axis minor gridlines, Value(X) axis major gridlines,.
Từ biểu đồ quan hệ XY, Excel cho phép xác lập mối tương quan giữa các đại lượng, thể hiện bởi phương trình tương quan, đường hồi quy và hệ số tương quan Pearson (R). - Trendline name: Chọn chuỗi số liệu (nếu có nhiều tương quan) mà bạn định lập phương trình tương quan, mặc định là Automatic. Đối với một số mối quan hệ khi chưa xác định được chính xác quy luật phụ thuộc tương quan của hai đại lượng với nhau, bạn thử từng dạng khác nhau và nên chọn trường hợp nào cho giá trị R2 nào là lớn nhất (nghĩa là mối quan hệ chặt nhất - xem thêm mục tiếp theo).
Trong đó: Sx, Sy - Độ lệch tiêu chuẩn trong phân phối riêng của đại lƣợng x và y, đó chính là độ lệch bình phương trung bình của x và y (sử dụng hàm STDEV trong Excel). Trong thí nghiệm cắt phẳng ở trong phòng, các hàm trên đƣợc sử dụng để xác định lực dính kết C và góc ma sát trong từ phương trình sức kháng cắt (hình 5.19).
IN BẢNG TÍNH
THIẾT LẬP CÁC THÔNG SỐ IN
Một số mặc định tên tiêu đề trong hộp thả xuống mục Header và Footer, mặc định là (none). - Print titles : in tiêu đề, tiêu đề hàng hoặc cột có thể đƣợc lặp lại nếu chọn Rows to repeat at top hoặc Columns to repeat at left. Trong quá trình định dạng giấy in, bạn có thể xem trước trang in trong phần Print Preview (hình 6.3) hoặc chọn File\Print Preview.
LỆNH IN
Thông số máy in sẽ hiện ra ở phần Printer, bạn có thể thay đổi trong Properties.
