Thiết kế và phân tích hệ thống quản lý thông tin khách hàng tại công ty Ánh Dương

ĐẶC TRƯNG VÀ CHU KỲ SỐNG CỦA MỘT PHẦN MỀM

Mục tiêu: phần mềm giúp tạo lập một môi trường làm việc tích hợp, phục vụ có hiệu quả các nhu cầu nhập liệu, hoạt động tác nghiệp, tra cứu, báo cáo, tổng hợp, thống kê các thông tin khách hàng, giao dịch và hợp đồng với khách hàng. - Các yêu cầu khác: hệ thống phải đáng tin cậy, đưa ra các báo cáo, thông tin chính xác, kịp thời và được thiết kế mở giúp nâng cấp chương trình trong tương lai để có thế phát triển xứng tầm với hệ thống quản lý khách hàng đúng tiêu chuẩn. Vòng đời của phần mềm là cấu trúc các hoạt động trong quá trình phát triển của hệ thống phần mềm và đưa phần mềm vào sử dụng bao gồm: đặc tả yêu cầu, thiết kế, đánh giá và nâng cấp.

Nhưng với các phần mềm quản trị quan hệ khách hàng số các nghiệp vụ cần xử lý không nhiều, quy trình tương đối đơn giản và dễ hiểu do vậy chúng ta có thể ứng dụng mô hình thác nước như được biểu diễn trong hình 2.1. Điểm yếu cơ bản của mô hình này là gặp phải khó khăn trong quá trình điều chỉnh để phù hợp với sự thay đổi yêu cầu của khách hàng khi đang trong quá trình thực hiện. (4) Tích hợp và kiểm thử hệ thống: Các phân hệ chương trình được tích hợp và thực hiện kiểm thử toàn bộ hệ thống để đánh giá các yêu cầu phân tích có được thoả mãn hay không.

Hoạt động bảo trì sẽ sửa các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng chưa được phát hiện trong các giai đoạn trước, nâng cấp hệ thống để đáp ứng yêu cầu mới phát sinh.

QUY TRÌNH XÂY DỰNG MỘT PHẦN MỀM

Quá trình thiết kế phần mềm đòi hỏi cán bộ phân tích thiết kế hệ thống hiểu rừ quy trỡnh, cỏch thức truyền dữ liệu trong tổ chức, mối quan hệ giữa quy trình đó với công tác ra quyết định và quy trình đó giúp thực hiện các mục tiêu của hệ thống như thế nào. Các đầu mối trong bản thiết kế thể hiện các thực thể như quá trình xử lý, các chức năng chương trình… Các đường nối kết thể hiện quan hệ giữa các thực thể như gọi đến chức năng, sử dụng chương trình con… Quá trình thiết kế là một dây chuyền các chuyển đổi. Chính vì vậy, các công cụ hỗ trợ thiết kế chủ yếu là các sơ đồ dòng dữ liệu, sơ đồ quan hệ thực thể, sơ đồ cấu trúc… Phương pháp thiết kế có cấu trúc bao gồm tập hợp các hoạt động, ký hiệu, mẫu biểu báo cáo, các nguyên tắc và những hướng dẫn thiết kế.

Mặc dù, giao diện văn bản (text - based) vẫn được sử dụng trong một số chương trình, nhưng công nghệ ngày nay và cùng với phạm vi người dùng phổ cập của một phần mềm quản trị quan hệ khách hàng đang được xem xét, chúng ta sẽ tập trung vào loại giao diện đồ hoạ (Graphical User Interfaces - GUI). Trong một số tài liệu khác, quá trình này được chia thành hai công việc là xác định (verification) đảm bảo phần mềm theo đúng đặc tả, thiết kế và tìm các lỗi lập trình và thẩm định (validation) để đảm bảo phần mềm đáp ứng nhu cầu người dùng, hoạt động hiệu quả và phát hiện các lỗi phân tích, lỗi thiết kế (lỗi mức cao). Nhiều người dùng vẫn coi triển khai là một phần việc tất yếu đi kèm khi chuyển giao phần mềm, nên khi đánh giá thường chỉ quan tâm đến các chức năng và tính năng của hệ thống mà quên một điều quan trọng rằng đó là những tiềm năng sẵn có trong hệ thống.

Đối với công tác tin học hoá các nghiệp vụ quản trị quan hệ khách hàng, đây không chỉ là chuyển đổi phần mềm quản lý trong các phòng ban liên quan từ các tài liệu thiếu hệ thống, phân tán sang một hệ CSDL trong máy tính mà còn là sự thay đổi tư duy của người sử dụng.

XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM

- Giúp đỡ giải đáp thắc mắc về các nghiệp vụ chuyên môn đặc biệt: Quy trình tìm ra khách hàng, các tạo hợp đồng với khách hàng và thông tin mà nhà quản lý thực sự cần đến phần mềm. - Đưa ra thông tin về cấu trúc cơ sở dữ liệu của các phần mềm sẵn có bao gồm: ưu và nhược điểm của phần mềm online miễn phí trên mạng, những thông tin mà hệ quản trị quan hệ khách hàng cũ của công ty đã có được. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tiến hành tiếp xúc với khách hàng, tư vấn về công ty và các sản phẩm dịch vụ Website công ty đang cung cấp.

Với biên bản hợp đồng đã ký kết, cán bộ tư vấn thiết kế của phòng kĩ thuật sẽ tham gia vào việc xác định thêm yêu cầu của khách hàng, tiến hành phân tích thiết kế hệ thống và đưa ra tài liệu phân tích thiết kế cụ thể. - Quản lý hợp đồng: Xác định được doanh thu, chi phí của mỗi hợp đồng, tình trạng hợp đồng, ngày bắt đầu, kết thúc hợp đồng, ngoài ra còn có chi tiết hợp đồng mục đích là để phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên trong mỗi hợp đồng. - Quản lý được các giao dịch diễn ra giữa nhân viên kinh doanh với khách hàng trong quá trình thuyết phục khách hàng đi tới ký kết hợp đồng với công ty, giữa các nhân viên triển khai với khách hàng trong quá trình triển khai hợp đồng.

- Hệ thống thiết kế logic nên khi có một sự thay đổi trong thư viện toàn bộ các chức năng liên quan sẽ tự động điều chỉnh một cách phù hợp để duy trì tính liên tục của hệ thống.

THIẾT KẾ VÀ GIẢI THUẬT DỮ LIỆU

Trong một hệ thống thông tin cần lựa chọn một số tính chất đặc trưng để diễn tả một thực thể, các tính chất này được gọi là thuộc tính của thực thể được mô tả và đây chính là các loại thông tin cần quản lý: họ tên, địa chỉ, ngày sinh…. Phép toán tìm kiếm bản ghi trong file dữ liệu là phép toán quan trọng nhất vì chỉ sau khi tìm kiếm bản ghi đó ta mới có thể xoá bỏ, bổ sung thêm một bản ghi mới vào trước hoặc sau bản ghi mà ta tìm được.

THIẾT KẾ CÁC GIẢI THUẬT

CÁC FORM GIAO DIỆN

B1: Lựa chọn mã người sử dụng đã được đăng ký trong danh sách bằng cách bấm chuột vào nút ở cạnh bên phải của ô mã người dùng và lựa chọn mã người sử dụng tương ứng. “Thêm” khi đó con trỏ màn hình sẽ tự động được đặt tại ô Số thứ tự ở trên cùng (Chú ý là số thứ tự đã được hệ thống tự động tạo ra bằng. cách lấy mã số phòng của nhân viên và số thứ tự lớn nhất đã có cộng thêm 1). - Ngày kết thúc: Đây là ngày mà nhân viên kết thúc hợp đồng với công ty, nếu chưa có khai báo thì trường này được phép để trống.

- Sau khi cập nhật thông tin của nhân viên, để tiếp tục cập nhật cho nhân viên tiếp theo, bạn bấm Enter hoặc nhấn tổ hợp phím. - Tại ô Lĩnh vực kinh doanh, Loại hình kinh doanh bạn sẽ không cần phải gừ trực tiếp từ bàn phớm mà bạn chi cần sử dụng phớm mũi tên lên xuống để lựa chọn lĩnh vực và loại hình tương ứng. - Tiếp theo hãy lần lượt cập nhật các thông tin về: Đơn vị chủ quản, Số lượng nhân viên, Doanh thu hàng năm, Địa chỉ, Số điện thoại, Fax, Email, Website.

- Sau khi cập nhật thông tin của nhân viên, để tiếp tục cập nhật cho nhân viên tiếp theo, bạn bấm Enter hoặc nhấn tổ hợp phím. Đặc biệt, với khách hàng là tổ chức thì việc này rất quan trọng vì người liên hệ chính là người thường xuyên trực tiếp trao đổi công việc, cũng như ký kết hợp đồng với công ty. - Tại ô Mã khách hàng, Loại thuế, Tình trạng, bạn sẽ không càn phải gừ trực tiếp từ bàn phớm mà bạn chi cần sử dụng phớm mũi tờn lờn xuống để lựa chọn thông tin phù hợp có sẵn.

- Sau khi cập nhật thông tin của hợp đồng, để tiếp tục cập nhật cho nhân viên tiếp theo, bạn bấm Enter hoặc nhấn tổ hợp phím. - Ngoài ra khi cập nhật xong hợp đồng, chúng ta có thể cập nhật thêm chi tiết hợp đồng bằng cách ấn vào nút “Chi tiết hợp đồng”. - Chức năng báo cáo này nhằm mục đích xác định số lượng các hợp đồng ký kết trong khoảng thời gian do người sử dụng lựa chọn.

- Chức năng của báo cáo này là hiện ra thông tin các hợp đồng có cùng tình trạng như: Chưa thực hiện, đang thực hiện, kết thúc. Bạn sẽ khụng càn phải gừ trực tiếp từ bàn phớm mà bạn chi cần sử dụng phím mũi tên lên xuống để lựa chọn khách hàng phù hợp có sẵn.