MỤC LỤC
Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( Phụ lục 01 )
Văn phòng là một bộ phận tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị, bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một bộ phận nào thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại tức là nó vận động theo quy luật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống và các hoạt động có ý thức, mục tiêu, chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên môn như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán…Để có được những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp.
+ Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việc chung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt động đối ngoại. + Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành chính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân dân.
+ Phối hợp với các phòng chuyên môn và các chuyên viên liên quan đôn đốc các cơ quan chủ trì soạn thảo các văn bản, đề án được phân công phụ trách, đảm bảo chất lượng, kịp thời theo chương trình công tác của Uỷ ban nhân dân huyện ; thẩm tra các văn bản soạn thảo trước khi trình Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời theo dừi, đụn đốc tỡnh hỡnh thực hiện kết luận của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh tại các phiên họp Uỷ ban nhân dân tỉnh, cuộc họp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và kết luận tại các buổi làm việc khác của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh đối với lĩnh vực được phân công theo dừi. + Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan kịp thời thu thập thông tin từ báo chí và các nguồn thông tin khác về hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND huyện cũng như các sự kiện nổi bật về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội để báo cáo Chủ tịch UBND huyện; phối hợp với các đơn vị liên quan theo dừi, đụn đốc việc xử lý cỏc vấn đề bỏo chớ nờu theo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện. Chuyên viên được dự các cuộc họp do UBND huyện triệu tập, dự các cuộc họp có liên quan các ngành, địa phương mời; dự và tham gia thảo luận các vấn đề có liên quan đến hoạt động chung của Văn phòng; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến lề lối làm việc, quy trình quản lý và mối quan hệ làm việc giữa các bộ phận thuộc Văn phòng; được tham gia thảo luận, bàn bạc các vấn đề có liên quan đến chế độ phúc lợi, khen thưởng của cơ quan;.
- Tìm hiểu, cập nhật những thay đổi trong chính sách nhà nước đối với người lao động của Nhà nước để tham mưu cho lãnh đạo những điều chỉnh kịp thời phù hợp với Pháp luật.
Quyền lợi
- Giúp Phó Văn phòng phụ trách nghiên cứu- tổng hợp dự thảo chương trình công tác thuộc các lĩnh vực phụ trách của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; phối hợp với bộ phận hành chính để đề xuất, chuẩn bị tốt tài liệu theo chương trình công tác của UBND huyện;. - Tham dự đầy đủ các cuộc hội nghị của UBND huyện và Văn phòng triệu tập; nghi biên bản các cuộc họp và ý kiến kết luận của lãnh đạo nhằm làm tham mưu cho Văn phòng ban hành thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo UBND huyện. - Thực hiện một số nhiệm vụ do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và lãnh đạo Văn phòng phân công.
Tiêu chuẩn
Tại phần này cơ quan ban hành văn bản trình bày những quy định có tính bắt buộc chung hoặc riêng; các thông tin thông báo nhằm phản ánh tình hình hoạt động, kết quả hoạt động; giao dịch với các mục đích khác nhau; ghi chép các sự việc, hiện tượng nhằm đạt được mục đích khi ra văn bản. Tên cơ quan tổ chức ban hành ra văn bản bao gồm: Tên của cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ vào văn bản thành lập, quy đinh tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp đối với các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, văn phòng quốc hội, hội đồng nhân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội. Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó căn cứ theo hướng dẫn của thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
-Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ giữ lại một bản chính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế. - Trường hợp cùng một công việc nhưng trong công việc này có nhiều công việc nhỏ có nội dung tương tự nhau, mỗi công việc nhỏ có văn bản phát sinh, kết thức (nhiều văn bản) thì mỗi công việc nhỏ được xem như là một tờ tài liệu và công việc nhỏ nào kết thúc sớm thì để lên trước, công việc nhỏ nào kết thúc sau thì để xếp sau. Ví dụ 1: Hồ sơ nâng bậc lương công chức năm 2013: Trong hồ sơ này có 20 quyết định nâng bậc lương (mỗi quyết định nâng bậc lương đều có các văn bản kèm theo như: Tờ trình đề nghị, biên bản họp Hội đồng lương) thì mỗi quyết định nâng bậc lương được tính là một công việc nhỏ, được xem là một tờ tài liệu và quyết định nâng bậc lương nào có trước thì xếp lên trên, quyết định nào có sau thì để xuống dưới.
Trong năm thành lập mới 03 đơn vị, cả 03 đơn vị này được xếp chung trong một hồ sơ thì xếp như hồ sơ nâng bậc lương (Quyết định thành lập đơn vị nào có trước thì để lên trên kèm theo đó là các văn bản có liên quan đến việc thành lập đơn vị này, quyết định thành lập đơn vị nào có sau thì để xuống dưới kèm theo đó là các văn bản có liên quan đến việc thành lập đơn vị thứ 2 này). Viết chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm..) và tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát..) nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ vào tờ.
Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Triệu Sơn
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong các cơ quan
Đây là thời gian ý nghĩa đối với một sinh viên năm cuối như em.Qua việc học tập tại trường và thực hành tại cơ quan em đã thấy sự khác nhau giữa lý thuyết được học và công việc thực sự mình phải làmthời gian thực tập là khoảng thời gian để em bắt tay vào công việc sử dụng kiến thức để “học đi đôi với hành”. Không những em đó phần nào nâng cao được kiến thức, rèn luyện được ý thức làm việc, hiểu được các mối quan hệ trong cơ quan, phong cách làm việc, sự tương trợ hỗ trợ lẫn nhau của Lãnh đạo và nhân viên, nhân viên với nhân viên, mà nâng cao thêm kỹ năng giao tiếp xử lý các tình huống một cách nhanh nhẹn và nhiều khía cạnh cuộc sống khỏc. Qua đây, em xin cảm ơn trường Đại học Nội vụ nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng đó tạo điều kiện cho chúng em được đi thực tế tại các cơ quan để em có thể học hỏi thêm nhiều kiến thức và những kinh nghiệm quý báu, cụ thể tự tin hơn, giúp ích hơn rất nhiều trên con đường tương lai sau này.