Hệ thống sổ sách, chứng từ và quản lý hoạt động xuất nhập khẩu tại Ngân hàng Công Thương Việt Nam

Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty

Đặc điểm về tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm 1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng kế toán

Khi các bộ phận nghiệp vụ có đề nghị mở L/C, thanh toán, ký hậu, bảo lãnh…với đầy đủ thủ tục, chứng từ cần thiết vào buổi sáng hoặc buổi chiều thì Phòng Tài chính kế toán phải làm thủ tục để đưa ra ngân hàng chậm nhất là vào buổi chiều và buổi sáng kế tiếp, trừ trường hợp mất khả kháng như mất điện, cả Tổng Giám đốc và Phó Tổng giám đốc đi vắng…Khi có các chứng từ hoá đơn và thanh toán như L/C, điện chuyển tiền, thư bảo lãnh, chứng từ giao hàng…thì phải chuyển ngay cho bộ phận kinh doanh có liên quan. Hệ thống chứng từ mà Công ty cổ phân Xuất Nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP sử dụng hiện nay gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn theo chế độ kế toán theo quyết định số 15/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 .Ngoài ra do đặc thù của hoạt động xuất nhập khẩu nên công ty còn sử dụng các chứng từ tự thiết kế mẫu biểu để thích hợp với việc ghi chép tuy nhiên tính pháp lý cần thiết của chứng từ vẫn được đảm bảo. Lại hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu lâu năm, có mối quan hệ thường xuyên với nhiều ngân hàng, nhiều nước khác nhau..Vì vậy ngoài áp dụng hệ thống TK cấp 1, cấp 2 do Nhà Nước ban hành, để phù hợp với qui mô,đặc điểm kinh doanh của công ty, kế toán của công ty đã mở các tài khoản chi tiết tới cấp 4, cấp 5, và cấp 6 nhằm phản ánh một cách cụ thể, chi tiết đảm bảo quản lý được hoạt động của mỗi phòng nghiệp vụ cũng như mỗi phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, đồng thời giỳp cho kế toỏn thuận tiện hơn trong việc ghi chộp đơn giản, rừ ràng hơn và mang tính thuyết phục hơn, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công tác kế toán và tránh được sự nhầm lẫn chồng chéo trong công tác ghi chép của kế toán.

Thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm

Sau đó, phòng kinh doanh sẽ làm “đề nghị nhập hàng” và “ phương án kinh doanh trình Tổng giám đốc xem xét.Tổng giám đốc căn cứ vào tình hình thực tế, xem xét và phê duyệt, Tổng giám đốc sẽ viết giấy uỷ quyến cho phòng kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh thay mặt Tổng giám đốc ký kết hợp đồng nhập khẩu. Khi nhận được L/C Công ty đã mở, bên bán ( nhà xuất khẩu) tiến hành kiểm tra nội dung L/C xem có phù hợp không, nếu thoả mãn như điều kiện đã ký kết trong hợp đồng thì giao hàng lên tàu, đồng thời lập chứng từ thanh toán gốc nhờ ngân hàng thông báo chuyển cho ngân hàng mở L/C xin thanh toán và 1 bộ chứng từ gửi về cho Công ty để nhận hàng. Trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, Công ty sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn theo chế độ kế toán ban hành trong quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 bên cạnh những chứng từ Công ty lập riêng liên quan đến hoạt động nhập khẩu sao cho phù hợp với thực tế hoạt động của công ty.

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Ngày 4/8/Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm ( Phòng xuất nhập khẩu 7) có ký hợp đồng nhận uỷ thác nhập khẩu một lô hàng đay thô BTD với công ty sản xuất kinh doanh và dịch vụ Việt Hà, mặt hàng nhập khẩu là đay thô Bangla Tossa D của công ty The Golden Fibre Trade Centre- Banglad/sh, trị giá lô hàng (theo giá CIF) là 36.510,66 USD, hoa hồng uỷ thác là 0.75% ( bao gồm cả VAT) tính trên trị giá hợp đồng. Đặc biệt, Công ty cũng có nhập khẩu theo giá FOB( ví dụ 2), vì vậy thời gian vận chuyển từ nơi mua hàng về đến cảng Việt Nam, về đến kho Công ty thường trong khoảng thời gian dài, nhưng kế toán lại không phản ánh vào tài khoản 151, mà khi hàng về đến cảng Việt Nam, làm thủ tục thông quan xong, kế toán lại trực tiếp phản ánh vào TK 156. Tài khoản 511 “doanh thu bán hàng” được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2, trong đó có tài khoản 5111 “doanh thu bán hàng nội địa” vừa phản ánh doanh thu về bán hàng hóa trong nước vừa phản ánh doanh thu về dịch vụ nhận ủy thác nhập khẩu của Công ty.Như vậy việc quản lý doanh thu sẽ gặp khó khăn vì hàng hóa và dịch vụ là 2 phạm trù khác nhau.Hơn nữa việc gộp chung vào một tài khoản như vậy sẽ ảnh hưởng đến quá trình quản lý cũng như đánh giá kết quả của hoạt động nhận ủy thác nhập khẩu và hoạt động bán hàng nội địa đơn thuần.

Đối với một công ty xuất nhập khẩu, có quan hệ với nhiều nước trên thế giới và phải sử dụng nhiều loại ngoại tệ để thanh toán thị số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến ngoại tệ là rất nhiều, nhưng Công ty lại không sử dụng tài khoản ngoài bảng TK 007 “ Ngoại tệ” để theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm cũng như số dư nguyờn tệ mỗi loại ngoại tệ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được sử dụng với mục đích quản lý các chứng từ ghi sổ và đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh, và là căn cứ để ghi vào sổ cái các tài khỏan.Tuy nhiên Công ty bỏ qua việc ghi vào các chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, mà từ các chứng từ gốc nhập luôn.

PHIẾU GIAO HÀNG (CHUYỂN THẲNG)

Công ty là một doanh nghiệp xuất nhập khẩu vì vậy mà các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ diễn ra rất nhiều. +Khi có phát sinh tăng ngoại tệ, kế toán ghi đơn Nợ TK 007: Số ngoại tệ tăng them. Đồng thời, kế toán phản ánh cả tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch ngoại tệ vào sổ chi tiết tài khoản 007, sổ này được mở chi tiết theo nguyên tệ và có mẫu sau.

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 007- Nguyên tệ…

Do đặc điểm của một doanh nghiệp xuất nhập khẩu, các nghiệp vụ về ngoại tệ phát sinh khá nhiều, kế toán luôn phải cập nhật thông tin về tỷ giá hang ngày, vì vậy mà khối lượng công việc hạch toán và ghi sổ kế toán nhiều và rất phức tạp, dễ dẫn đến sai sót. Nhất là đối với hoạt động nhập khẩu, khi thanh toán nợ phải trả nhà xuất khẩu, kế toán luôn phải cập nhật tỷ giá ngày phát,sinh sau đó điều chỉnh chênh lệch tỷ giá vào doanh. - Cuối quý hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán phải điều chỉnh số dư tài khoản tiền ngoại tệ, nợ phải thu, nợ phải trả, tiền vay có gốc ngoại tệ theo tỷ giá bình quân do Ngân hang Nhà nước công bố tại thời điểm cuối quý, cuối năm.

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Như đã đề cập về tồn tại trong tổ chức sổ kế toán tại Công ty, qua đó cho thấy Công ty vẫn nên sử dụng chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Thêm nữa sổ cái tổng hợp của Công ty nên có thêm phần ngày tháng ghi sổ như vậy sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn cho việc đối chiễu, kiểm tra.

GIẤY BÁO NỢ / DEBIT CARD

Tên khách hàng (Issued for): CTY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM Địa chỉ(Address):36 Bà Triệu- Hoàn Kiếm- Hà Nội. Khách hàng Người lập hoá đơn WINGS LOGISTICS(VN) LTD (customer) ( invoice maker) ( for & on behalf of WINGS). Xin thông báo chúng tôi đã ghi nợ và / hoặc khoanh tài khoản của Quý khách để thực hiện việc thu phí và / hoặc kí quỹ mở LC / Please be advised we have today debited / hold your account(s) with the following etails for Issuance, Letter of Credit Số L/C / LC No : 001337100601696.

BILL OF LADING

Received by the Carrier from the Shipper in apparent good order and condition unless otherwise indicate herein, the Goods, or the container(s) or package said to containing the cargo herein mention to be carried subject to all the terms and condition provided for on the face and back of this Bill of Lading by the vessel named herein or any substitute at the Carrier’s option and or other means of transport, from the place of receipt or the port of lading to the port of discharge or the place of delivery shown herein and there to be delivered unto order of assigns. BANGLADESH, PACKING: IN EXPORT STANDARD PACKING, ABOUT 180 KGS NET PER BALE TIGHLY BOUND WITH JUTE ROPE, INSPECTION: SGS IN BANGLADESH, AS PER CONTRACT 02/GF/ TH DATED 08/8/2006. Tôi xin cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung khai báo trên tờ khai này.