Giải pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn cung ứng sản phẩm tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Trung Dũng

Chức năng nhiệm vụ của giám đốc

Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan. Theo dừi, giỏm sỏt, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản công ty của các bộ phận. Bỏo cỏo Giỏm đốc tình hình sử dụng vốn và đề xuất biện pháp điều chỉnh hợp lý.

Nghiên cứu và tham mưu cho Giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu. Chủ động giao dịch, đàm phán trong và ngoài nước, gửi thư từ, đơn chào hàng, trao đổi thông tin với khách hàng, đối tác trong nước và nước ngoài trong quá trình giao dịch trước khi đi đến ký kết hợp đồng kinh doanh của Công ty.

Nhân tố bên ngoài

Tất cả các hoạt động đều phải lưu ý tới yếu tố luật pháp như lựa chọn mặt hàng, nguồn hàng, tổ chức ký kết và thực hiện hợp đồng, vận chuyển, thanh toán, chứng từ, sổ sách…để không vi phạm những quy định của pháp luật, các chính sách của Chính phủ và thực hiện đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ với Nhà nước và xã hội. Pháp luật và chính sách điều chỉnh liên quan tới hoạt động tạo nguồn và mua hàng rất đa dạng, có liên quan tới nhiều cơ quan ban ngành như Bộ Công Thương, Bộ Giao thông Vận tải, Tổng cục thuế, Kiểm toán nhà nước, cơ quan an ninh điều tra, cơ quan an toàn vệ sinh thực phẩm Bộ y tế…Tất cả các nhân tố trên có thể tác động mạnh hoặc ít tác động nhưng nó đều tác động tới việc kinh doanh các mặt hàng của công ty. Các yếu tố của điều kiện tự nhiên tác động tới hoạt động tạo nguồn và mua hàng như: địa hình, địa lý, thời tiết, thiên tai, mùa…Các yếu tố thời tiết bất thường hay làm cho hoạt động tạo nguồn và mua hàng bị gián đoạn, gây thiếu hụt hàng hoá.Ví dụ như bão, lũ khiến hệ thống giao thông đình trệ, hàng hóa không được giao đúng kế hoạch, gây tổn thất cho cả nhà cung cấp và Công ty.

Mức độ cạnh tranh phụ thuộc vào số lượng nguồn hàng, khả năng đáp ứng của nguồn hàng, số lượng các đối thủ cạnh tranh, khả năng tiếp cận và khai thác nguồn hàng của các đối thủ cạnh tranh đối với nguồn hàng đó. Mức độ cạnh tranh càng gay gắt thì có thể coi là bất lợi đối với Công ty khi không đủ khả năng và tiềm lực, ngược lại, đó lại là một điều kiện thuận lợi nêu như Công ty có lợi thế để khai thác nguồn hàng đó hơn so với đối thủ cạnh tranh.

Nhân tố bên trong

- Cập nhật thông tin lien quan đến các nhà cung cấp: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển… để mọi thời điểm chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất. Đây là lực lượng góp phần kiểm tra hàng hóa, đưa ra những yêu cầu về kỹ thuật đối với những hàng hóa sao cho phù hợp với những công trình mà công ty đang và sắp thi công. Họ được đào tạo những lĩnh vực có liên quan tới những thủ tục, giấy tờ có liên quan phục vụ cho quá trình kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp nước ngoài.

Công nghệ ứng dụng trong hoạt động tạo nguồn và mua hàng cua Công ty bao gồm hệ thống công nghệ thông tin, liên lạc, các thiết bị điện tử, các phần mềm ứng dụng và quản lý. Công ty đầu tư khá lớn cho các hệ thống thông tin, liên lạc, trong đó có hệ thống máy tính kết nối mạng Internet tốc độ cao, mạng LAN, điện thoại, máy fax tích hợp nhiều chức năng (scan, photo, in).

Tổ chức công tác tạo nguồn cung ứng sản phẩm

Dunham-bush là một trong những công ty sản xuất nổi tiếng với hệ máy chiller với các giải công suất đa dạng từ những chiller trục vít công suất nhỏ cho đến các chiller ly tâm với công suất lớn đáp ứng yêu cầu của. Công ty cũng cần phải tính toán tới những yếu tố liên quan tới quá trình vận chuyển hàng : chi phí vận chuyển, quãng đường vận chuyển, thời gian vận chuyển, phương tiện vận chuyển để yêu cầu nhà cung ứng hoặc tự mình đứng ra vận chuyển sao cho chi phí cho công tác vận chuyển là thấp nhất và thời gian vận chuyển được đảm bảo. Nhân viên đảm nhận mua hàng của Công ty sẽ đánh giá khả năng cung ứng hàng hoá, quy trình nghiệp vụ giao hàng, thái độ hợp tác, giá cả hàng hoá so với thị trường bộ phận thu mua tạo nguồn đánh giá tổ chức bộ máy và quy trình nghiệp vụ tạo nguồn hàng, giá vốn và chi phí cho hoạt động tạo nguồn và mua hàng.

Việc thanh toán hiện nay của công ty hầu hết được thực hiện qua Ngân hàng, đảm bảo an toàn thanh toán cho nhà cung cấp, tuân thủ các quy định của pháp luật về thuế, và việc thanh toán cũng được thực hiện nhanh chóng hơn. Tuy nhiên sự phối hợp giữa bộ phận thu mua và phòng tài chính – kế toán đôi khi chưa được tốt, chậm chễ trong khâu giao nhận hóa đơn, lập chứng từ, dẫn tới thanh toán chậm cho nhà cung cấp, ảnh hưởng tới uy tín của Công ty.

Ưu điểm

- Lực lượng cán bộ công nhân kỹ thuật của công ty có kinh nghiệm và trình độ tay nghề tương đối cao nên việc kiểm tra đánh giá đối với sản phẩm mà Công ty nhập về diễn ra một cách tương đối dễ dàng. - Đối với một số sản phẩm, Công ty đã có được mối quan hệ bạn hàng lâu lăm đảm bảo uy tín và chất lượng.

Nguyên nhân

Hạ tầng giao thông, công nghệ, luật pháp và chính sách của đất nước nói chung còn nhiều bất cập, hạn chế sự phát triển của hoạt động kinh doanh của Công ty và hoạt động tạo nguồn và mua hàng. Vì vậy công tác tạo nguồn cung ứng sản phẩm của công ty luôn được chú trọng sao cho phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của khách hàng và tạo được lợi thế cạnh tranh đối với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường Việt Nam. Vì vậy lựa chọn nhà cung ứng hàng hóa cần phải đảm bảo độ tin cậy và chất lượng hàng hóa, phương thức bảo hành, và vấn đề liên quan tới việc đào tạo bồi dưỡng về công nghệ mới đối với nhân viên kĩ thuật của công ty.

- Duy trì các hoạt động tài chính ổn định, đa dạng hoá nguồn vốn, đảm bảo độ linh hoạt trong sử dụng vốn lưu động, đảm bảo đáp ứng đủ cho nhu cầu tạo nguồn và mua hàng, và ứng phó kịp thời với mọi tình thế bất thường. - Đào tạo nhân viên đảm nhiệm mua hàng am hiểu về thị trường nguồn hàng, có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ để đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của công việc hiện tại và sự phát triển trong tương lai góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tạo nguồn hàng nói riêng và hoạt động kinh doanh nói chung, phù hợp với mục tiêu phát triển của Công ty.