Phân tích, thiết kế và xây dựng một chương trình Quản lý nhân sự

PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT 1. Xác định yêu cầu

• Công cụ mô hình hoá
• Thiết kế Cơ sở dữ liệu( CSDL)

Biểu đồ dạng này thường được sử dụng để mô tả tổng thể chức năng của một tổ chức có qui mô lớn ở dạng công ty, mô hình gồm ít nhất 2 biểu đồ trở lên: 1 biểu đồ gộp nhằm mô tả toàn bộ công ty với các chức năng thuộc mức gộp, các biểu đồ còn lại là các biểu đồ chi tiết dạng chuẩn để chi tiết mỗi chức năng lá của biểu đồ gộp. Cơ sở dữ liệu( Data base) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau.

Hệ quản trị CSDL Visual Basic

Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểu điều khiển bởI sự kiện ( Event – Driven programming language ) nhưng lại giống ngôn ngữ thảo chương có cấu trúc ( Structured programming language ). Lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan ( Visual ), nghĩa là khi thiết kế một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện.

Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của đối tượng mỗi khi ta định dùng đến nó. Cũng chính vì những tính năng ưu việt này mà hiện nay ngôn ngữ VB được rất nhiều người lựa chọn khi lập trình cho các chương trình của mình.

THIẾT KẾ SƠ ĐỒ LIÊN KẾT MODULE XỬ LÝ

Để tiến hành phân tích, ta dùng các sơ đồ IFD(Information Flow Datagram), BFD( Business Funtion Datagram), DFD( Data Flow Datagram). Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ Luồng thông tin trong Quản lý hồ sơ. - Khi có nhân viên mới vào công ty, hồ sơ nhân viên sẽ được chuyên viên của phòng TC-HC cập nhật vào máy tính bằng công cụ Excel.

- Hàng ngày, các thông tin về nhân viên sẽ được các chuyên viên của phòng TC-HC cập nhật, sửa đổi trên máy tính nếu có sự thay đổi thông tin theo yêu cầu của ban Giám đốc hay các phòng ban khác. - Cuối mỗi kỳ, chuyên viên của phòng TC-HC sẽ xử lý các hồ sơ như khen thưởng kỷ luật, … và xuất báo cáo cho ban Giám đốc hoăc các phòng ban (nếu có yêu cầu).

Sơ đồ luồng thông tin trong quản lý chấm công

- Nếu có yêu cầu sửa đổi, cập nhật thông tin bảng chấm công từ các phòng ban thì chuyên viên của phòng sẽ sửa đổi thông tin và lưu vào kho đã xử lý. Cuối tháng,chuyên viên của phòng sẽ tổng hợp và xuất báo cáo cho chuyên viên đảm nhận việc tính lương của phòng TC-HC. Mô tả: Nơi lưu trữ thông tin về số ngày đi làm, nghỉ phép, các khoản phụ cấp… của các nhân viên.

Mô tả: Là yêu cầu của các phòng ban về các yêu cầu điều chỉnh nhằm phù hợp với sự thay đổi. Sự kiện khởi sinh: Khi có một sự thay đổi nào đó như: tăng số ngày Tên xử lý: Cập nhật Bảng chấm công.

Sơ đồ luồng thông tin trong Quản lý lương

Mô tả: Sau khi đã có đầy đủ thông tin về tiền lương của từng nhân viên, cán bộ phòng KT-TK-TC sẽ thực hiện việc chi trả lương cho nhân viên Công ty Phương thức thực hiện: Thủ công. Mô tả: Dựa vào bảng chấm công, chuyên viên của phòng TC-HC sẽ tính các khoản như BHXH,BHYT, Quỹ CSXH… của mỗi nhân viên trong Công ty. - Cập nhật thông tin về nhân viên: hồ sơ nhân viên, lý lịch nhân viên, quá trình công tác, danh sách về hưu, danh sách khen thưởng kỷ luật… Các công việc này đều thực hiện thủ công trên máy tính.

- Tìm kiếm thông tin về nhân viên: Yêu cầu tìm kiếm về trình độ, về các nhân viên được khen thưởng, các nhân viên bị kỷ luật,… thường được các phòng ban hoặc ban Giám đốc đưa ra nhằm tổng hợp cho mục đích thăng chức hay nâng lương sau này. - Báo cáo các kết quả tìm kiếm, các bảng lương cuối tháng, về danh sách nghỉ hưu, danh sách khen thưởng kỷ luật: Công việc này hiện vẫn đang thực hiện thủ công.

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Mỗi khi ban Giám đốc hay một phòng ban nào trong công ty có yêu cầu về nhân sự như cần danh sách nhân sự theo phòng ban, theo chức danh… thì yêu cầu sẽ được gửi đến hệ thống quản lý hồ sơ và phòng TC-HC có nhiệm vụ thu thập và xử lý yêu cầu đó sau đó gửi lại báo cáo cho phòng ban cần thông tin. Cuối mỗi tháng, mỗi quý hay khi Ban Giám đốc hoặc bất kỳ phòng ban nào có yêu cầu về nhân sự ( in báo cáo danh sách nhân viên được thưởng,phạt trong quý, danh sách nhân viên theo phòng ban…) thì yêu cầu này sẽ được gửi đến từng bộ phận đảm nhận của phòng TC-HC. Quản lý chấm công có mục đích là nhằm quản lý các sự việc liên quan đến việc tính toán lương vào cuối mỗi kỳ, ví dụ: tính toán các ngày nghỉ phép, ngày làm thêm của mỗi nhân viên, tính toán các khoản phụ cấp mà nhân viên này được hưởng: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ,… Các sự việc này thường khác nhau vào mỗi tháng và mỗi nhân viên lại có một “công” khác nhau.

Khi phòng TC-HC thấy trong bảng chấm công còn có sai sót thì yêu cầu này sẽ được gửi đến bộ phận điều chỉnh bảng chấm công, bộ phận này sẽ lấy thông tin từ kho dữ liệu bảng chấm công chưa xử lý để thực hiện việc điều chỉnh rồi lưu vào kho dữ liệu bảng chấm công đã xử lý để làm cơ sở cho việc tính lương sau này. Quản lý lương nhằm tính toán lương mà mỗi nhân viên nhận được cùng với các khoản trừ theo lương như: BHXH,BHYT,Quỹ CSXH… từ hồ sơ nhân viên của mỗi nhân viên theo từng kỳ, từ đó cùng với bảng chấm công các nhân viên phòng TC-HC sẽ xử lý, tính toán tổng lương thực lĩnh của từng nhân viên trong tháng.

Thiết kế CSDL lôgic đi từ các thông tin đầu ra 1 Quá trình chuẩn hóa dữ liệu

- Về phương diện quản lý thiết kế viên có thể bỏ những thuộc tính rất ít ý nghĩa đi.

Một số giải thuật xử lý chính

Thực hiện xoá dữ liệu Kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu ở trong tệp.

Một số chương trình chính, sơ lược cách sử dụng các chương trình

Đối với Công ty VMS, điều này rất thuận lợi vì các máy tính của công ty đều được trang bị đầy đủ các phần mềm tin học văn phòng, với tốc độ nhanh, dung lượng ổ lớn. Đối với Form Bảng chấm công, chuyên viên đảm nhận sẽ cập nhật các thông tin về từng nhân viên theo từng tuần. Cuối tháng có thể cập nhật lại nếu có thay đổi, sau đó click vào “ InBCC” để in chi tiết Bảng chấm công trong của các nhân viên, nếu Click vào “ In bảng lương” thì chương trình sẽ tự động in ra bảng lương tương ứng từ các thông tin trong bảng châm công.

Để thực hiện việc tìm kiếm, trước tiên cần phải lựa chọn tiêu chí tìm kiếm bằng cỏch click vào tiờu chớ tỡm kiếm, sau đú ghừ vấn đề cần tỡm vào ụ text bờn dưới, click vào “ in” để đưa kết quả ra báo cáo. Click về Báo cáo lương trên Form main, sau đó lựa chọn tiêu chí cần báo cáo như: báo cáo theo phòng ban, báo cáo theo tháng, theo năm.