Kế toán nhập xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại Công ty Tuyển Than Cửa Ông
MỤC LỤC
Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty Tuyển Than Cửa Ông
Công Ty Tuyển Than Cửa Ông là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, nằm ở khâu cuối cùng của dây chuyền sản xuất than vùng Cẩm Phả thuộc Tổng Công ty. Tiền thân của Công Ty Tuyển Than Cửa Ông là Nhà máy Tuyển than 1 đợc Công ty của Bỉ thiết kế và Thực dân Pháp xây dựng từ năm 1894 đến 1924 mới cơ. Đến ngày 20 / 8/1960 Công Ty Tuyển Than Cửa Ông chính thức đợc thành lập, nhận kế hoạch sản xuất than theo sự chỉ đạo của Công ty Than Hòn Gai.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ đợc giao, Công ty đã tiến hành cải tạo lại thiết bị, công nghệ sản xuất, kết hợp đồng bộ giữa các khâu trong dây chuyền sản xuất. - Giai đoạn 1966-1972: trong thời gian này đế quốc Mỹ tiến hành bắn phá Miền Bắc, trực tiếp đánh bom vào vùng than Quảng Ninh, Công ty vừa sản xuất vừa sẵn sàng chiến đấu. - Giai đoạn 1980 đến nay Công Ty Tuyển Than Cửa Ông ngày càng phát triển nhất là những năm đổi mới, Công ty nhanh chóng đổi mới, củng cố lại thiết bị dây chuyền sản xuất, đợc đầu t thêm dây chuyền công nghệ sản xuất than của Uc.
Chức năng nhiệm vụ mặt hàng sản xuất kinh doanh
- Giám đốc Công ty: Do hội đồng quản trị Tổng Công ty than Việt Nam bổ nhiệm, khen thởng, kỷ luật theo đề nghị của giám đốc Tổng Công ty, Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm trớc tổng Công ty, trớc nhà nớc về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và là ngời điều hành chung cho mọi việc của Công ty. - Phó giám đốc sản xuất: Giúp việc cho Giám đốc trong việc chỉ huy điều hành sản xuất toàn Công ty, trực tiếp chỉ đạo trung tâm điều hành sản xuất của Công ty, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và trớc pháp luật về nhiệm vụ mà Giám đốc phân công và uỷ quyền. - Phó Giám đốc cơ điện vật t: Giúp việc cho Giám đốc trong việc quản lý bảo dỡng sửa chữa các thiết bị cơ điện toàn Công ty, có trách nhiệm giám sát việc mua bán cấp phát vật t phục vụ sản xuất, trực tiếp chỉ đạo phòng cơ điện, phòng vật t chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ mà Giám đốc phân công uỷ quyền.
Tổ tổng hợp giá thành vốn: Tổ này gồm 6 nhân viên đợc phân công công việc cụ thể nh sau: Một nhân viên làm kế toán giá thành sản xuất chính, một nhân viên kế toán giá thành sản xuất phụ, một nhân viên làm kế toán TSCĐ, một nhân viên theo dõi nguồn vốn đầu t, một nhân viên theo dõi hạch toán các công trình XDCB tự làm, một nhân viên theo dõi hạch toán các công trình SCL tự làm và thuê ngoài. * ý nghĩa: giúp biết đợc vai trò công dụng của vật liệu trong sản xuất, giúp mở TK phân tích hoạt động hạch toán chi tiết vật liệu từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. Phòng vật t căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Giám đốc Công ty giao cho các đơn vị , các đơn vị lập kế hoạch nhu cầu vật t kỹ thuật trình Giám đốc Công ty phòng ban chức năng liên quan (phòng cơ điện, phòng vận tải )duyệt và gửi về phòng vật t….
Tổ chức tiếp nhận và sản xuất vật liệu tại kho của Công ty 1. Thủ tục nhập kho
Giá thực tế Giá hạch toán vật Hệ số Vật liệu xuất kho = liệu xuất dùng trong kỳ x giá vật liệu. Theo kế hoạch vạt t, phòng vật t tìm nguồn hàng ký hợp đồng thu mua và cung ứng theo tiến độ kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm.
Hợp đồng mua bán
- Tiến độ giao hàng trong tháng 6/ 2005 theo yêu cầu của phòng vật t Công Ty Tuyển Than Cửa Ông. Nếu không giao đủ hàng, bên bán bị phạt bằng giá trị hàng giao thiếu. - Thanh toán: Căn cứ vào biên bản nghiệm thu + Biên bản nhập hàng của bên mua+.
Bên mua thanh toán 95% giá trị hợp đồng cho bên bán khi giao hàng, Còn 5% giá trị còn lại thanh toán khi hết thời gian bảo hành. - Hai bên cam kết thực hiện đúng những điều khoản đã ghi trong hợp đồng này, nếu gặp khó khăn vớng mắc, hai bên cùng nhau bàn bạc giải quyết và thống nhất bằng văn bản và chịu trách nhiệm trớc pháp luật. Các điều kiện và điều khoản kháckhông ghi trong hợp đồng này đợc các bên thực hiện theo quy định hiện hành của các văn bản pháp luật về hợp đồng kinh tế.
Biên bản kiểm tra chất lợng hàng hoá
Đối với vật liệu tự gia công chế biến
Bộ phận có vật liệu nhập kho phải lập phiếu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập ban kiểm nghiệm vật t lập biên bản kiểm tra chất lợng hàng. Vật liệu nhập kho đều đợc thủ kho sắp xếp vào đúng nơi đảm bảo tính khoa học và hợp lý cho việc bảo quản, tiện cho việc cấp phát vật liệu.
Thủ tục xuất kho
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh chặt chẽ, chính xác tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng loại vật t về số l- ợng, chất lợng, chủng loại, giá trị. Thực tế tại Công ty, thủ kho không tiến hành đối chiếu giữa số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế hàng ngày tại kho đợc vì Công ty có rất nhiều loại vật liệu nên thực tế công tác này sẽ mất nhiều thời gian. Định kỳ 10 ngày kế toán chi tiết vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, đối chiếu chứng từ với số liệu ghi trên thẻ kho, nếu khớp kế toán sẽ ký xác nhận vào thẻ kho.
Sau mỗi kỳ đi kho, kế toán tổng cộng số liệu nhập – xuất – tồn ở sổ đi kho, căn cứ vào số liệu đó để đối chiếu với sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu, sổ phân tích nhập, sổ phân tích xuất. Số phiếu lĩnh vật t ( thay cho phiếu xuất kho) mà kế toán lấy ở dới kho vật t sau mỗi lần đi kho, kế toán tiến hành định khoản vào góc của tờ phiếu và tổng hợp số liệu để phân bổ cho từng đối tợng sử dụng. Kế toán vật liệu nhận đợc sổ số d do thủ kho chuyển đến, kế toán lấy số lợng nhân với đơn giá hạch toán để tính ra giá trị tồn kho cho từng loại vật liệu và ghi vào cột giá trị trên sổ số d.
Phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông
Cơ sở ghi chép: Căn cứ vào bảng phân tích xuất kho vật liệu và hệ số giá ở bảng kê số 3 để làm cơ sở tập hợp và phân bổ cho từng đối tợng sử dụng để ghi vào bảng phân bổ số 2. Nợ TK 627: vật liệu khác,văn phòng phẩm xuất dùng cho sản xuất chung Nợ TK 642: Vật liệu khác, văn phòng phẩm xuất dùng cho quản lý công ty Có TK 152: Toàn bộ giá tri nguyên vật liệu xuất dùng. * Thực hiện kiểm kê, kiểm nghiệm đánh giá lại nguyên vật liệu: kiểm kê nguyên vật liệu tại Công Ty Tuyển Than Cửa Ông nhằm xác định số lợng và giá trị của từng nguyên vật liệu hiện có trong kho của Công ty.
Hơn nữa công việc này còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời các trờng hợp hao hụt, h hỏng , mất mát nguyên vật liệu tại các kho. Trớc khi tiến hành kiểm kê kế toán phải tiến hành xoá sổ, xác định số d tồn kho ở thời điểm kiểm kê, sau đó đối chiếu số liệu giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho. Cuối kỳ kiểm kê, báo cáo kiểm kê đợc gửi sang phòng kế toán để kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định số chênh lệch thừa thiếu cho từng thứ từng loại nguyên vật liệu.
PhÇn 3
- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công Ty Tuyển Than Cửa Ông
- Phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu mà Công ty áp dụng là phơng pháp sổ số d, phơng pháp này có u điểm là làm giảm nhẹ khối lợng ghi chép, dựa vào giá hạch toán đã xây dựng để làm căn cứ tính giá thực tế đợc chuẩn xác. Đây là một cố gắng đáng khích lệ, việc thực hiện xử lý số liệu kế toán trên máy vi tính sẽ giảm bớt đợc khối lợng ghi chép công tác kế toán đợc nhanh hơn, đáp ứng kịp thời chính xác yêu cầu cung cấp thông tin cho lãnh đạo đơn vị. - Lý do: Do vật liệu của Công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại, do vậy để đảm bảo cho việc quản lý và hạch toán vật liệu đợc chính xác kịp thời thì Công ty mở sổ danh điểm vật liệu để thuận lợi cho việc kế toán chi tiết trên máy tính sau này.
Nguyên nhân là do Công ty có khối lợng vật t nhiều, nhu cầu nhập- xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên mà chu kỳ đi kho của kế toán vật liệu là 10 ngày nên số liệu cung cấp không kịp thời, công việc dồn nhiều vào cuối tháng. - Tổ chức việc nhập dữ liệu đầu vào của máy, để có thể thực hiện việc xử lý thông tin trên máy đòi hỏi cần phải tổ chức lại hệ thống chứng từ cho phù hợp với việc nhập dữ liệu vào từng phân hệ liên quan đến nội dung công tác kế toán. - Thực hiện từng bớc cơ giới hoácông tác kế toán, tiến tới xử lý hoàn toàn trên máy vi tính đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ, hệ thống không chỉ ở các bộ phận quản lý chức năng khác của doanh nghiệp là yêu cầu mới, cấp bách đặt ra trong.