Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Tổng hợp I
MỤC LỤC
Hoạt động kinh doanh của công ty XNK Tổng hợp I
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Tuy phải hoạt động trong môi trường kinh doanh cạnh tranh quyết liệt, công ty đã đoàn kết, nỗ lực phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức chỉ tiêu kinh tế - tài chính, có lãi, bảo toàn và phát triển vốn, đảm bảo việc làm và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. Tuy vậy, nước ta những năm trở lại đây cũng gặp phải những khó khăn như nạn khô hạn và dịch cúm gà diễn ra trên diện rộng đồng thời phải chịu sự tác động từ sự gia tăng giá cả các loại nguyên vật liệu có nguồn gốc nhập khẩu đã làm tăng chi phí đầu vào của các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ và là nguyên nhân đẩy chỉ số giá hàng hóa tiêu dùng trong nước tăng lên 9,5% mức cao nhất trong nhiều năm gần đây. Đồng thời chính sách mở cửa hội nhập kinh tế và thị trường, nhất là việc tham gia chương trình tự do hóa thương mại trong khu vực (ASEAN và Trung Quốc) của chúng ta đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có vốn nước ngoài tham gia kinh doanh trên thị trường trong nước.
Định hướng đề tài
Bước sang năm 2007, với tình hình nước ta gia nhập WTO, lúc đó hàng hóa nước ngoài sẽ tràn ngập thị trường với giá cả cạnh tranh thì cơ hội và thách thức của công ty sẽ càng lớn. Cơ hội là ta sẽ xuất hàng hóa sang các nước khác với mức thuế giảm xuống, còn thách thức là tình hình trong nước với hàng hóa nước ngoài cũng không phải chịu mức thuế cao như hiện nay. Các hệ thống này sẽ trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ, giúp các nhân viên phòng quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược, bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác.
Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến tương lai. Hệ thống này sẽ gắn liền hợp nhất với các phân hệ thông tin khác của doanh nghiệp như hệ thống tài chính kế toán, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin Marketing, tạo thành một hệ thống thông tin hợp nhất phục vụ quản trị doanh. Các vấn đề trong tìm kiếm thông tin về người lao động và việc thay đổi thường xuyên của những người lao động hợp đồng và lao động thời vụ làm cho việc quản lý nhân sự là rất khó khăn trong công ty.
Với chuyên ngành về ứng dụng tin học trong các vấn đề về quản lý và kinh tế, và nhận thấy những vấn đề còn nhiều bất cập trong quản lý con người, em quyết định chọn đề tài “Ứng dụng tin học trong việc quản lý nhân sự ở công ty XNK Tổng hợp I” nhằm từng bước thực hiện việc tin học hóa trong công ty. Với tình hình hiện nay là quản lý trên giấy tờ thì việc tính tiền lương trong những đợt nghỉ hưu, nhiều lúc bị người quản lý quên đi một chế độ chính sách nào đó mà lẽ ra người đó được hưởng theo quy định thì việc quản lý bằng máy tính sẽ giúp lưu giữ tất cả các thông tin của nhân viên mà không bị bỏ sót hay bị quên. Ngoài ra, các báo cáo gửi đi các phòng không phải in ra giấy mà trực tiếp gửi lên cho cấp trên qua các mạng máy tính nội bộ trong công ty, giảm chi phí đi lại và giấy tờ.
Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều.
Phương pháp luận xây dựng HTTT quản lý
Thiết kế CSDL
Bao gồm các công việc: lập kế hoạch, xác định đội ngũ và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời. Chuẩn hóa mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào Z thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.
Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình lô gíc dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Một thực thể có thể là nhân sự (nhân viên, khách hàng, sinh viên) hay tổ chức ( nhà cung cấp, doanh nghiệp cạnh tranh); nguồn lực hữu hình ( tiền bạc, xe cộ, thiết bị, máy móc). Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A.
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Mối quan tâm của họ là phải làm sao thu thập thông tin kịp thời, chính xác và xử lý chúng có hiệu quả để từ đó có phương hướng hành động trong tương lai. Việc thiết kế hệ cơ sở dữ liệu phải làm sao giảm thiểu được sự trùng lặp, dư thừa; tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cường khả năng chia sẻ vời nhiều người đồng thời có thể bảo mật dữ liệu.
Hệ quản trị này có nhiều tính năng mới, khả năng xử lý nhanh, đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều cơ quan, trường học,…Vì vậy việc sử dụng hệ quản trị này trong việc xây dựng hệ thống thông tin mới trong cơ quan sẽ giảm bớt thay đổi đối với hệ thống cũ.
Phân tích, thiết kế HTTT quản lý nhân lực
TCCB
Tại đây sẽ có người thực hiện việc cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân viên. Trong quỏ trỡnh làm việc, P.TCCB theo dừi tỡnh hỡnh, khả năng làm việc mà có kiến nghị, báo cáo với ban lãnh đạo để có thể tiến hành điều chỉnh trong công ty. Khi có yêu cầu tìm kiếm thông tin theo tiêu chuẩn nào đó ( theo tên, theo phòng ban, theo chức vụ…) thì yêu cầu này được gửi đến bộ phận tìm kiếm (một bộ phận của tổ bảo vệ thuộc phòng tổ chức).
Khi có sự thay đổi giảm về tình hình nhân sự như nghỉ hưu, chết do tai nạn, thôi việc vì lý do nào đó…thì phòng ban trực tiếp của nhân viên đó sẽ báo cho phòng tổ chức để xóa hồ sơ nhân viên đó. Cuối tháng nếu ban giám đốc có yêu cầu báo cáo về vấn đề gì về nhân sự thì phòng tổ chức sẽ lập báo cáo và gửi lại ban lãnh đạo. Nhân viên mới được tuyển dụng sẽ được cập nhật về trình độ, thâm niên công tác (phản ánh kinh nghiệm) và lưu vào kho dữ liệu lương.
Trong quá trình làm việc phát sinh các công việc đòi hỏi phụ cấp trách nhiệm, công tác xa, làm thêm,… các phòng ban trực tiếp báo lại với phòng tổ chức, phòng tổ chức lưu lại thông tin và cập nhật lại vào bảng tính lương. Sau khi có đầy đủ các khoản cần tính trong tháng về các khỏan cộng, giảm trừ, bảo hiểm… phòng tổ chức sẽ tiến hành tính lương của mỗi nhân viên rồi gửi cho phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ thanh toán lương cho mỗi nhân viên theo dữ liệu từ phòng tổ chức.
Phũng tổ chức nộp bỏo cỏo lờn ban lónh đạo về theo dừi tỡnh hỡnh làm việc của nhân viên. Mã chức vụ Trình độ Chuyên môn Trợ cấp Bảng lương Mã nhân viên Bậc lương Hệ số. Chức vụ Trình độ Chuyên môn Trợ cấp Dân tộc Dân tộc Mã dân tộc Tôn giáo Tôn giáo Mã tôn giáo Phòng ban Mã phòng ban Phòng ban Chức vụ Mã chức vụ Chức vụ.
