Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng máy vi tính Nguyễn Hoàng

SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Thực tế cho thấy công việc chính của hệ thống thông tin quản lí bán hàng của các đơn vi kinh doanh là quản lí thông tin liên quan tới hoạt động bán hàng, ví dụ như: Thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, khách hàng, đối thủ cạnh tranh. Thông tin đầu vào của hệ thống gồm các thông tin về hàng hoá, thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, các hoạt động mua bán hàng, các hoạt động thu chi. Trên cơ sở đó đưa ra các số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị báo cáo lên các cấp lãnh đạo và các phòng ban để thuận tiện cho việc quản lí và hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp.

Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các đơn vi rất cần những thông tin chính xác đầy đủ kịp thời, không chỉ là các báo cáo định kỳ mà là các thông tin thường xuyên khi cần là phải có.

NHU CẦU QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY NGUYỄN HOÀNG a Hoạt động quản lí thông tin

Phòng kinh doanh đảm nhiệm chức năng thu thập các số liệu về tình hình thị trường kinh doanh: Tình hình khách hàng thường xuyên, tình hình khách hàng tiềm năng, các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng kế hoạch biết, đồng thời phòng kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện các chính sách về khách hàng. Nhân viên kế toán nhiệm vụ định khoản cho các phiếu xuất, phiếu nhập định kỳ hàng tháng, phòng kế toán lập báo cáo về hoạt động của kho hàng như: Báo cáo chi tiết hàng xuất kho, báo cáo chi tiết hàng nhập kho, báo cáo hàng tại kho. Hàng quý, kế toán thực hiện việc kiểm kê tình hình hàng hoá tại kho, xem có khớp về mặt số lượng với giấy tờ hay không, đồng thời kết hợp với thủ kho kiểm tra chất lượng hàng hoá để thực hiện chuẩn hoá chuyển khoản hàng tổn thất.

Dựa trên cơ sở các phiếu thu, piếu chi, hoá đơn bán hàng, phòng kế toán lập bảng thu chi tiền mặt từng ngày, báo cáo thu chi trong ngày và váo sổ cái theo từng tài khoản mỗi ngày, định kỳ hàng tháng, quý, năm phòng kế toán lập báo cáo chi phí, doanh thu.

NGUYÊN NHÂN DẪN ĐÊN VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN

Vấn đề đặt ra đối với việc thiết kế một ngân hàng dữ liệu là phải giảm thiểu sự trùng lặp, dư thừa dữ liệu, kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, dễ dàng tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cường khả năng chia sẻ thông tin và bảo mật. Muốn vậy thì phân tích viên hệ thống phải kết hợp các kỹ thuật thiết kế cơ sở dữ liệu hiện đại với những thành tựu của công nghệ thông tin để phát triển hệ thống thông tin hiện tại nhằm ngày càng hỗ trợ một cách hiệu quả cho hoạt động của các doanh nghiêp cũng như nhà quản lý của các doanh nghiệp đó. Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn tới sự cần thiết của một dự án phát triển hệ thống thông tin mới.

Những luật mới của chính phủ ban hành, việc ký kết một hợp đồng hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh, buộc các doanh nghiệp phải có những phản ứng thích hợp và kịp thời. Những thách thức chính trị cũng là một yếu tố ảnh hưởng không nhỏ tới sự ra đời của một hệ thống thụng tin. Bởi người quản lý hiểu rừ tầm quan trọng của việc phát triển một hệ thống thông tin để mở rộng quyền lực của mình.

Như phần giới thiệu đề tài đã nhắc tới, mục tiêu của đề tài này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí bán hàng. Công ty máy tính Nguyễn Hoàng kinh doanh các loại máy tính nhưng với phương pháp thủ công bằng các phiếu xuất nhập, giấy tờ , sổ sách. - Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài.

Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tắc làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống.

CHỨC NĂNG CƠ BẢN NHẤT CUA HỆ THỐNG

Thời gian xử lý tương đối nhanh vì cơ sở dữ liệu của công ty con tương đối ít. Nhân viên xử lý chỉ cần thành thạo tin học văn phòng vì chương trình đã dựng sẵn chỉ thực hiện theo các nút. Tuy nhiên vẫn còn hạn chế là các report , form đều để ở dạng mở chưa khóa nên người sử dụng không chú ý sẽ thay đổi được giao diện của chương trình , nặng hơn nữa là cả phần code của chương trình đó chính là các query.

 Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu của bài toán khá hoàn chỉnh nếu muốn nâng cấp phần mềm hoàn toàn có thể dùng cơ sở dữ liệu cũ cho các ngôn ngữ mạnh hơn như VB chẳng hạn.

SƠ LƯỢC CÁCH TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS

Cửa sổ Database bạn tạo sẽ cú hỡnh dạng như sau: Từ Menu Start chọn Program/ Microsoft Access, trong Access bạn chọn Menu File, chọn New Database. Muốn tạo một bảng trước tiờn bạn phải phỏc hoạ cấu trỳc của nú, trong bảng cú bao nhiờu Field, cú tờn là gỡ?. Để tạo mối liờn hệ giữa cỏc bảng, bạn chọn Tool/ RelationShips, cửa sổ Show Table xuất hiện.

Vớ dụ: Bạn Click chuột vào MaHD ở bảng Hoadon và Drag chuột đến trường cú tờn MaHD ở bảng ChitietHD cho đến khi xuất hiện hỡnh chữ nhật thỡ nhả chuột. Cuối cựng ta sẽ cú cửa sổ kết nối như hình dưới gồm 10 thực thể và mối quan hệ giữa chúng.  Edit RelationShips: Giỳp bạn quy định lại cỏch quan hệ như trờn nếu cần chỉnh sửa quan hệ.

Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ có thể liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Là cách thức tham gia liên kết, trong thực tế có thể những lần xuất của thực thể A không tham gia vào trong liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B.

Chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào liên kết (quan hệ).Có 3 loại quan hệ :Quan hệ 1 chiều, Quan hệ 2 chiều, Quan hệ nhiều chiều. - Quan hệ một chiều: là quan hệ mà mỗi lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó.