Phân tích, Thiết kế, Xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội

Sản phẩm, dịch vụ và khách hàng của Cybersoft

Cyber Accounting 2005 được lập trên ngôn ngữ Microsoft Visual Foxpro 7.0, có thể chạy trên mạng LAN, WAN, Internet nhiều người sử dụng hoặc trên máy đơn lẻ với các hệ điều hành thông dụng như Windows NT, Windows2000, Windows 9*, Novell NetWare. Phần mềm Cyber Business 9.0 được đĩnh nghĩa như một hệ thống đa phân hệ (multi modul software application) giúp cho tổ chức và doanh nghiệp quản lý nguồn lực và điều hành tác nghiệp.

Lý do lựa chọn đề tài

Đối với các doanh nghiệp lớn Cybersoft thực hiện khảo sát và xây dựng các phần mềm “may đo” theo đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý của các đơn vị khách hàng. Nhận thấy đây là một đề tài có tính thực tiễn cao, có thể giải quyết được những vấn đề khó khăn nêu trên, vì thế em đã lựa chọn “Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội” làm đề tài cho chuyên đề thực tập và luận văn tốt nghiệp.

PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Ứng dụng tin học trong công tác xây dựng hệ thống thông tin quản lý

Thiết kế vật lý ngoài sẽ phải đưa ra hai tài liệu kết quả: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, một tài liệu dành cho người sử dụng mô tả cả phần thủ công và cả những phần giao diện với những phần tin học hóa. Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin.

TẠI XÍ NGHIỆP XE BUÝT HÀ NỘI

Phân tích chi tiết

Phần mềm Excel đang sử dụng tuy đơn giản nhưng không đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của quản lý, việc sử dụng rất mất thời gian do phải nhập liệu, xử lý tỉ mỉ, chi tiết với số lượng lớn, người làm kế toán phải lặp đi lặp lại nhiều lần. Tổng Công ty Vận tải Hà Nội hầu như đã được tin học hóa ở hầu hết các bộ phận quản lý hành chính, nhu cầu đồng bộ hóa, trao đổi, chia sẻ dữ liệu lớn yêu cầu hệ thống kế toán lương ở Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội phải được xây dựng mới. Mã hóa được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn.

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có rất nhiều quan hệ phát sinh và nhu cầu trao đổi thông tin với các khách hàng cũng như nội bộ trong doanh nghiệp cũng tăng lên. Vấn đề là cần thực hiện việc mã hóa các thông tin sao cho có thể nhận diện một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn một đối tượng trong một tập hợp các đối tượng cùng loại, tiết kiệm bộ nhớ và thời gian xử lý. Để quản lý tốt dữ liệu về nhân viên, cần tiến hành gán cho mỗi nhân viên một mã nào đó mang tính duy nhất và nhân viên sẽ được nhận diện thông qua mã của họ chứ không phải là tên hay một thuộc tính nào khác, vì khả năng trùng tên giữa các nhân viên là rất lớn.

Thứ hai, sử dụng mã hóa sẽ cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn hơn để mô tả thông tin, làm tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu, thời gian xử lý và tiết kiệm bộ nhớ.

Thiết kế hệ thống

Một công thức tính lương được sử dụng nhiều lần để tính lương cho nhiều nhân viên, nhưng mỗi công thức lương tháng cho mỗi nhân viên chỉ được kế thừa từ một công thức dùng chung cho nhóm chứa nhân viên đó. Tệp công thức lương tháng có khóa chính là sự kết hợp của tháng, năm và mã nhân viên, khóa ngoại lai là mã nhân viên, nhóm nhân viên 1, nhóm nhân viên 2. Tổ chức hệ thống các thư mục cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ, giúp lập trình viên làm việc thuận lợi hơn và dữ liệu được bảo trì, phát triển dễ dàng hơn.

Do đó, trước khi xây dựng hệ thống danh mục từ điển phải xem xét thật kỹ các yêu cầu quản lý đặt ra và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức, khai thác thông tin của phần mềm kế toán. Trên cơ sở các báo cáo cần thực hiện và phương án xử lý, khai thác thông tin của phần mềm kế toán, ta sẽ biết là nên làm thế nào để chương trình có thể lên được các báo cáo theo yêu cầu và người sử dụng thực hiện nhanh nhất, tiện lợi nhất. Microsoft Visual Foxpro là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều công cụ giúp tổng hợp, truy xuất dữ liệu thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và một bộ lệnh lập trình rất phong phú.

Chính vì những lý do trên, chương trình Kế toán lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro, cụ thể là Visual Foxpro 7.0 để làm cơ sở phân tích, thiết kế và lập trình.

Một số giao diện màn hình của chương trình

Cùng với sự phát triển như vũ bão của ngành Công nghệ thông tin nói chung cũng như sự phát triển của Công nghệ phần mềm nói riêng, các hệ quản trị không ngừng phát triển, bổ sung nhiều tính năng mới. Để bảo đảm an toàn cho hệ thống, chỉ những người sử dụng có quyền mới được phép đăng nhập vào hệ thống và sử dụng các chức năng chương trình tùy thuộc quyền hạn được phân. Màn hình Danh mục nhân viên hiện thị các thông tin về nhân viên như mã nhân viên, hệ số lương cũ, hệ số lương mới, địa chỉ, tài khoản ngân hàng.

Từ màn hình Danh mục nhân viên, khi kế toán viên nhấn phím chức năng F3, màn hình Sửa danh mục nhân viên (thực chất là sửa thông tin của một nhân viên nào đó trong danh mục) sẽ được hiển thị. Để tìm kiếm nhân viên trong Danh mục nhân viên theo tên, chương trình đưa ra hai lựa chọn cho người sử dụng, đó là tìm tên nhân viên được bắt đầu hoặc bao gồm (chứa) cụm từ cần tìm. “Anh”, kết quả nhận được sẽ là Nguyễn Anh Đức, Nguyễn Thị Lan Anh, Phan Thanh Huyền, Trần Nguyên Hanh… Còn nếu tìm những nhân viên có tên bắt đầu bằng từ “Anh” thì chương trình sẽ đưa ra kết quả là Nguyễn Anh Đức, Nguyễn Thị Lan Anh….

Mỗi tháng, trước khi tính lương, kế toán viên phải cập nhật các số liệu phát sinh trong tháng từ các bảng chấm công, phiếu chi, phiếu thu…, gồm các thông tin như tiền đã tạm ứng, công làm việc ngày thường, công làm việc ngày nghỉ, các khoản cộng khác, trừ khác….

KẾTLUẬN

Đây là chương trình áp dụng lần đầu tại Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội, chưa được triển khai ở các bộ phận khác, vì thế việc đồng bộ hóa dữ liệu chưa được giải quyết triệt để. Hiện tại, chương trình đã cơ bản hoàn thành, chỉ còn một số báo cáo và chức năng phụ đang được hoàn thiện. Nhìn chung, trong giai đoạn đầu, hệ thống hoạt động tốt và chứng tỏ được ưu thế hơn hẳn so với hệ thống kế toán lương cũ.

Tuy nhiên, vì hệ thống lương tại Xí nghiệp Xe buýt tương đối phức tạp, người viết lại chưa có kinh nghiệm thực tế và kỹ năng lập trình chuyên nghiệp nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi thiếu sót. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy Bùi Thế Ngũ, đội ngũ cán bộ nhân viên Công ty Cổ phần phần mềm Cybersoft, đội ngũ cán bộ Phòng Lao động – Tiền lương – Hành chính Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.