Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế hội nhập
MỤC LỤC
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera
Khái quát về hoạt động nhập khẩu 1.Khái niệm về nhập khẩu
Bởi vì đây là một trong những nghiệp vụ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp diễn ra một cách thường xuyên, liên tục, là chìa khoá mở ra cánh cửa cho hoạt động kinh doanh quốc tế của các doanh nghiệp đồng thời là nguồn thu lớn đóng góp vào lợi nhuận cho toàn doanh nghiệp và đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp. Là hoạt động nhập khẩu hình thành giữa một doanh nghiệp trong nước có vốn ngoại tệ riêng, có nhu cầu cần nhập khẩu một số loại hàng hoá nhưng không có quyền tham gia hoặc không có điều kiện nhập khẩu trực tiếp đã uỷ thác cho doanh nghiệp khác có chức năng trực tiếp tham gia giao dịch ngoại thương tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của mình.
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Theo quy định của nhà nước (NĐ 200/CP ngày 31/12/1973) các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của đơn vị ngoại thương đã nhập lô hàng đó. Đem bộ chứng từ bao gồm: D/O (3 bản) có chữ ký của nhân viên hải quan khâu đăng ký thủ tục, đóng dấu “đã tiếp nhận tờ khai”, biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu, biên lai thu tiền phí lưu giữ container, đơn xin mượn container đã được chấp thuận đến văn phòng đại lý hãng tàu để làm giấy phép xuất container khỏi bãi.
Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Như chúng ta đã biết, hoạt động nhập khẩu là việc mua bán hàng hoá từ nước ngoài cho nên nó không chỉ chịu sự tác động của luật pháp của các quốc gia tham gia kí kết hợp đồng ngoại thương mà còn chịu sự điều chỉnh của các điều ước quốc tế, các tập quán quốc tế và các tiền lệ án về thương mại. Bởi vì khi đó doanh nghiệp XNK sẽ có điều kiện để lựa chọn được điều kiện bảo hiểm thích hợp cho hàng hoá của mình và thuận tiện hơn cho doanh nghiệp trong việc khiếu nại bồi thường khi có sự thiếu hụt hoặc hư hỏng hàng hoá trên đường vận chuyển, từ đó giúp cho quyền lợi của doanh nghiệp XNK được bảo đảm hơn.
Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp
Qua việc nghiên cứu những lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu đối với các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế, chúng ta có thể khẳng định: hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp là việc làm hết sức cấp bách hiện nay. Là một công ty kinh doanh XNK có uy tín trong lĩnh vực vật liệu xây dựng, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera đã thực hiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình như thế nào.
PGĐ kinh doanh
Phó giám đốc công ty là người giúp Giám đốc công ty điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động kinh doanh theo sự phân công của Giám đốc công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật về nhiệm vụ được giao. Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác: tổ chức, hành chính, lao động, tiền lương, đào tạo, bảo vệ, an ninh quốc phòng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động của Công ty.
PGĐ XNK
Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera
Nguyên nhân là do: trong năm 2003, Tổng công ty vẫn có nhu cầu nhập khẩu công nghệ, dây truyền sản xuất sứ vệ sinh và gạch ốp lát cũng như thiết bị máy móc với số lượng lớn để phục vụ đầu tư cho nhà máy sứ vệ sinh Thanh Trì, Công ty gốm xây dựng Việt Trì và Nhà máy gạch Xuân Hoà, Thạch Bàn… nên kim ngạch nhập khẩu của Công ty rất cao, chiếm tới 91,61% tổng kim ngạch XNK của Công ty. Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C thì: do Công ty thường sử dụng hình thức thư tín dụng không huỷ ngang và trả tiền ngay nên sau khi nhận được bộ chứng từ gốc do phía đối tác hoặc ngân hàng mở L/C chuyển đến, cán bộ nhập khẩu của Công ty sẽ kiểm tra bộ chứng từ nếu thấy phù hợp với hợp đồng đã ký thì viết lệnh thanh toán, nếu không hợp lệ có thể từ chối thanh toán.
Đánh giá công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty
Các công ty vận tải là những công ty có nhiều kinh nghiệm trong công tác làm thủ tục hải quan nên sẽ giúp cho việc khai quan nhanh chóng hơn, điều này có nghĩa là Công ty có thể tiến hành giải phóng hàng nhanh, tránh được các chi phí phát sinh do lưu kho container, lưu bãi tại cảng nếu không hoàn thành nhanh thủ tục hải quan đồng thời đảm bảo tiến độ sản xuất của các đơn vị thành viên. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của Công ty đều được thanh toán đúng hạn và đầy đủ, tạo lập được uy tín với bạn hàng, do đó luôn được sự ưu đãi của đối tác về thời hạn thanh toán, chiết khấu, giảm giá… Thời hạn thanh toán chậm hơn giúp Công ty giảm hẳn các khoản nợ ngắn hạn do có thể thu hồi tiền bán hàng để đem trả chứ không phải đi vay nữa.
Tổng kết sức mạnh nội tại và cơ hội, thách thức của Công ty
•Mất cân đối giữa xuất khẩu và nhập khẩu: Tình hình mất cân đối giữa xuất khẩu và nhập khẩu tương đối lớn, do đó chưa tiết kiệm tối đa nguồn ngoại tệ trong khi hầu hết các dây truyền sản xuất, máy móc thiết bị nhập khẩu của Công ty đều được đầu tư bằng vốn vay ngân hàng nên việc cân đối tài chính để trả nợ đầu tư còn rất nan giải. •Ưu đãi của các bên liên quan và bạn hàng: Là một doanh nghiệp uy tín trong quan hệ làm ăn với bạn hàng nước ngoài, Công ty đã giành được không ít những ưu đãi trong việc thực hiện hợp đồng chẳng hạn như việc gia hạn thời hạn thanh toán, tạo điều kiện cho Công ty có thời gian để huy động vốn phục vụ cho quá trình tái đầu tư.
Mục tiêu và phương hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới
•Tăng cường công tác đánh giá thẩm định, lựa chọn các dự án đầu tư thực sự có thị trường tiêu thụ sản phẩm đầu ra với hiệu quả kinh tế cao, không dàn trải, gây căng thẳng cho công tác trả nợ, dần chuyển hướng đầu tư sang lĩnh vực xây dựng dân dụng, nhà ở, cơ sở hạ tầng và khu công nghiệp. Mặt khác cần phải tiếp tục đẩy mạnh công tác nghiên cứu nhu cầu về thị trường như về dung lượng thị trường, giá cả hàng hoá, các nhân tố ảnh hưởng để tổ chức các hoạt động nhập khẩu như lựa chọn nhà cung ứng, chọn thời điểm mua hàng và thực hiện việc đầu tư vào các dự án mang lại hiệu quả cao nhất.
Tình hình thị trường nhập khẩu của Công ty
Trong đó, Trung Quốc đặc biệt có ưu thế trong việc cung cấp các nguyên liệu phục vụ cho việc sản xuất các sản phẩm thuỷ tinh và gốm xây dựng như: thạch cao, hoá chất, Sôđa…Dự đoán trong thời gian tới đây sẽ là thị trường cung cấp các mặt hàng thuộc ngành thuỷ tinh và gốm xây dựng rất lớn của thế giới. Đây là thị trường có quan hệ gần gũi, lâu năm với Việt Nam và có vị trí địa lý gần với Việt Nam do đó hàng hoá của Công ty nhập khẩu từ các thị trường này về có nhiều thuận lợi như: vận chuyển hàng hoá tương đối dễ dàng, chi phí thấp, ít rủi ro… Mặt khác, các nước Asean đã ký hiệp định về ưu đãi thuế quan chung Asean (CEPT) mà trong đó mặt hàng thuỷ tinh và gốm xây dựng là một trong 15 mặt hàng thuộc chương trình giảm thuế nhanh có hiệu lực vào năm 2000 nên hàng hoá của Việt Nam nhập khẩu từ thị trường này được hưởng mức thuế suất ưu đãi hơn rất nhiều so với các nước ngoài Asean.
Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera
Ngoài ra, Công ty cần phải tích cực củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp lâu năm, đồng thời Công ty cũng như Tổng công ty cần phải tích cực tìm kiếm thêm nhà cung cấp mới bằng cách tham gia các cuộc hội chợ triển lãm trong và ngoài nước, thực hiện các chuyến đi thăm viếng các nước… Vấn đề nhà cung cấp rất quan trọng vì nó quyết định đến chất lượng của công tác thực hiên hợp đồng nhập khẩu và uy tín của Công ty cũng như Tổng công ty. Một khi Công ty đã tạo ra được cho mình một đội ngũ cán bộ bao gồm các nhà quản lý tài giỏi cùng với các nhân viên ngoại thương dày dặn kinh nghiệm trong việc thực hiện các nghiệp vụ XNK, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc thì việc khắc phục một số tồn tại ở các khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty như khâu: mở L/C, thuê tàu lưu cước, thanh toán… cũng sẽ nhanh chóng được giải quyết.