MỤC LỤC
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tư xây dựng, kinh doanh bất động sản……. Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty.
Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và Nhà nước. Các phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của Công ty được thống nhất từ trên xuống dưới.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dừi thực hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện. Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi công, nghiên cứu tìm ra các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng kiện toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và các đơn vị trực thuộc Công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp với nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổ chức và hoạt động của Công ty. - Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của Bộ Luật Lao Động về tiền lương, các khoản phụ cấp, các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các khoản trợ cấp khác của người lao động.
Cập nhập, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy phạm pháp luật này của các phòng, ban trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công việc được giao. - Nhận hồ sơ, tài liệu và thu thập thông tin có liên quan đến việc khiếu nại, tranh chấp; Phân tích, đánh giá và lập báo cáo sơ bộ tính chất và mực độ vụ việc, khả năng giải quyết ngay sau khi tiếp nhận đơn khiếu nại, khiếu kiện của các tổ chức, cá nhân.
Trách nhiệm và quyền hạn bổ sung và tăng cường lẫn nhau, nhưng không vượt qua nhau ở bất kỳ mức độ nào nhằm tránh hiện tượng: Có trách nhiệm quyền hạn hoặc ngược lại. - Trang thiết bị văn phòng tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông được đầu tư với các trang thiết bị hiện đại, chất lượng cao, mẫu mã đa dạng…Bao gồm các trang thiết bị sau: Máy tính, điện thoại bàn, điều hòa, máy in, máy phô tô, máy fax….
Đưa ra các kết quả đã đạt được, những mặt hạn chế, khó khăn cũng như thuận lợi đồng thời dựa trên cơ sở những vấn đề được nêu trong chương trình công tác năm và những vấn đề mới phát sinh đề nghị Trưởng các phòng ban đơn vị điều chỉnh chương trình làm việc cho quý sau. Tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết công việc của Công ty, bằng cách đưa ra các ý kiến để cùng lãnh đạo trao đổi, bàn bạc để có thể đưa ra một quyết định chính xác nhất đem lại hiệu quả cao trong hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng yêu cầu các Phòng ban, đơn vị trong Công ty nộp Báo cáo tình hình hoạt động của 1 năm sau đó Văn phòng tổng hợp và xây dựng chương trình làm việc cho năm tới và báo cáo tổng kết năm cũ trình lên Tổng giám đốc xem xét. Chương trình làm việc quý: Trong tháng cuối của mỗi quý các phòng ban, đơn vị trong Công ty đánh giá tình hình thực hiện chương trình làm việc của quý đó “ Những kết quả đạt được, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời xây dựng chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong chương trình làm việc năm.
Đồng thời căn cứ vào năng lực, sở trường của từng cá nhân để tiến hành việc phân công công việc cho hợp lý. Sắp xếp lại các văn bản, tài liệu để lập hồ sơ Hội nghị bao gồm: Giấy mời, danh sách đại biểu, kế hoạch, chương trình nghị sự, lời phát biểu của cấp trên.
Chương trình nghị sự(Đính kèm ở Phụ lục 3). + Các giấy tờ khác. c) Chuẩn bị phương tiện. Tùy thuộc theo địa điểm và thời gian công tác, lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm. Văn phòng phải nắm vững được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đến công tác. Bao gồm các nội dung sau:. + Bảng giờ đến của từng loại phương tiện. + Độ dài quãng đường. + Chế độ, tiêu chuẩn lãnh đạo được sử dụng. d) Liên hệ với nơi đến công tác để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc. Văn phòng gọi điện đến nơi công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, nơi ở. e) Chuẩn bị tài liệu và các phương tiện khác cho chuyến đi công tác. + Các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực hoạt động. + Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan. + Các dữ liệu có liên quan được sao chép trong đĩa CD – ROM và mang theo máy tính xách tay. + Nếu có thể được nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối mạng với máy tính xách tay để có thể gửi Fax, Email, truy cập internet để thuận lợi cho việc giải quyết công việc. f) Chuẩn bị kinh phí. 5 Tiền đóng góp cho hội thảo và Hội nghị (nếu có). 6 Một số chi phí khác như: Thuốc men, mở tiệc chiêu đãi. 7 Kinh phí dự phòng. g) Lên kế hoạch đảm nhận tránh nhiệm khi lãnh đạo đi công tác. Trước khi lãnh đạo đi Công tác văn phòng thực hiện các công việc sau:. Tổ chức cuộc họp bàn giao công việc giữa lãnh đạo và các phòng ban, đơn vị, cá nhân từ đó xác định:. + Phạm vi thẩm quyền, phạm vi được ủy nhiệm, giữa lãnh đạo và các phòng ban, đơn vị, cá nhân trong Công ty. + Xin ý kiến thủ trưởng giải quyết các công việc còn tồn đọng. + Xác định các hình thức để liên hệ với thủ trưởng. Trên cơ sở kết quả cuộc họp bàn giao trong thời gian lãnh đạo đi Công tác văn phòng có nhiệm vụ sau:. + Thực hiện chức năng, nhiệm vụ thường xuyên, các công việc được ủy quyền. + Ghi nhật ký công tác. + Lưu trữ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới lãnh đao. + Thừa lệnh lãnh đạo đôn đốc, giám sát các phòng ban, đơn vị, thực hiện đúng chương trình kế hoạch mà lãnh đạo phân công. + Giữ liên lạc với lãnh đạo trong thời gian lãnh đạo đi công tác. h) Kiểm tra lại toàn bộ các công việc trước khi đi Công tác.
Nhân viên văn thư luôn đăng ký vào sổ văn bản đến nhằm mục đích nắm được số lượng văn bản, nội dụng văn bản và đối tượng giải quyết văn bản để bất cứ lúc nào cũng có thể kiểm tra và tra cứu được văn bản do đối tượng nào giải quyết, giải quyết đến đâu. Qua số liệu trong bảng trên, chúng em thấy được số lượng văn bản đi và đến hình thành trong hoạt động của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là rất lớn, các văn bản đi và đến được ban hành cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu thực tế đặt ra như: Nội dung phù hợp với pháp luật hiện hành,.
- Danh mục hồ sơ những năm trước, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, mục lục hồ sơ của Công ty (nếu có) và các quy định hiện hành của Nhà nước về thời hạn bảo quản tài liệu. Nội dung lập danh mục hồ sơ. a) Xây dựng khung đề mục(khung phân loại): Được xây dựng theo cơ cấu tổ chức. - Theo cơ cấu tổ chức: Tên mỗi đơn vị, phòng, ban trong Công ty là một đề mục lớn. Ví dụ: Khung đề mục danh mục hồ sơ của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông bao gồm các đề mục lớn sau:. Số và ký hiệu. Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản. Đơn vị/người lập. Phòng Kế hoạch Kỹ thuật 1. Kế hoạch xây dựng Intracom8 - Kế hoạch. - Bảng phân công nhiệm vụ - Bản vẽ kỹ thuật. - Bảng dự trù kinh phí. Phòng Kế hoạch Kỹ. - Các đề mục lớn, nhỏ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, kết hợp theo mối liên hệ lôgic và vị trí, tầm quan trọng của chúng. b)Xác định những hồ sơ cần lập, đơn vị hoặc người lập và dự kiến tiêu đề. Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn (đơn vị tổ chức hoặc mặt hoạt động), bắt đầu từ số 01, cuối mỗi đề mục cũng để một số dòng trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh. Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện a) Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ Thực hiện theo trình tự như sau:. + Các đơn vị trong cơ quan, tổ chức dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của cán bộ Văn thư, Lưu trữ. + Văn phòng tổng hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị thành dự thảo danh mục hồ sơ chung của Công ty, tiến hành bổ sung chỉnh sửa nếu cần thiết. + Hoàn chỉnh dự thảo, trình Tổng Giám đốc, tổ chức duyệt ban hành. Lưu ý: Danh mục hồ sơ cần ban hành vào đầu năm b) Tổ chức thực hiện.
Văn bản, tài liệu được cán bộ văn thư phân loại một các cụ như Quyết định, Hợp đồng, công văn đi – đến gồm (Tờ trình, Công văn, Biên bản ….) và được phân theo từng khu “ tương ứng với các phòng ban, đơn vị trong Công ty như: Khu Văn phòng, Khu Phòng Tài chính – Kế toán, Khu Phòng Đầu tư Dự án thủy điện…. Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học lịch sử và các giá trị khác.Từ đó lựa chọn ra những tài liệu có giá trị bảo quản và những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Ba năm một lần Công ty tiến hành việc tổ chức tiêu hủy tài liêu: Cán bộ văn thư thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu để phân loại ra tài liêu còn giá trị bảo quản và tài liệu hết giá trị để tổ chức tiêu hủy. Sau khi đã phân loại tài liệu cán bộ văn thư xin ý kiến của Chánh văn phòng và được sự đồng ý của Chánh văn phòng và có hai người làm chứng thì cán bộ văn thư tiến hành tổ chức tiêu hủy tài liệu và phải có biên bản tiêu hủy tài liệu sau hoàn thành công việc.
Hàng năm, xây dựng phương án phòng cháy, chữa cháy và tổ chức hướng dẫn triển khai thực hiện cho cán bộ, nhân viên, người lao động trong Công ty.
Các bàn phím cho phép người soạn thảo có thể kiểm tra, sửa chữa, trang trí văn bản trong thời gian ngắn, chẳng hạn như sửa lỗi chính tả, tạo tiêu đề, đánh số trang cho văn bản….Đặc biệt khi văn bản có các bảng biểu thống kê với nhiều con số thì việc soạn thảo văn bản trên máy vi tính thật dễ dàng với chức năng kẻ bảng nhanh chóng và tính toán chính xác trong phần mên Ms Excel. Hơn nữa người tham mưu cần có một cái nhìn tổng thể về sự vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng, phát hiện sớm những xu thế mới để từ đó phân tích, sàng lọc những thông tin cũ, chon lọc những thông tin mới để tìm được hướng đi đúng cho Công ty.
Một nhiệm vụ quan trọng trong công tác văn phòng đó là tham mưu cho lãnh đạo về việc lập chương trình kế hoạch tuần, tháng, quý, năm.Đây là nhiệm vụ mà văn phòng cần phải rất thận trọng trong việc tìm hiểu thông tin trên thực tế và trước đó. Mô hình văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông tập trung ở một nơi, đồng thời số lường nhân viên nhiều nên phạm vi bị thu hẹp khó khăn cho việc di chuyển và giải quyết công việc của từng cá nhân.
Công ty cần nâng cao ý thức của cán bộ công nhân viên trong việc tự học, tự bồi dưỡng trình độ chuyên môn thông qua hoạt động thực tế, qua sách báo, tài liệu đặc biệt là những tài liệu chuyên ngành, thường xuyên củng cố kiến thức thì nhân viên văn phòng mới có thể đáp ứng được nhiệm vụ trước mắt cũng như những nhiệm vụ trong tương lai. Công tycũng cần có kế hoạch kiểm tra trình độ ngoại ngữ định kỳ với cán bộ công nhân viên, nhất là tại các phòng ban chuyên môn thường có mối quan hệ làm việc trực tiếp với các đối tác nước ngoài như phòng xuất, nhập khẩu, trình độ ngoại ngữ tốt cán bộ công nhân viên có thể tiếp xúc được với những tri thức mới, kỹ thuật mới để ứng dụng vào sản xuất, vào công việc hàng ngày vào giao tiếp đặc biệt là về đối ngoại.
- Nguyên tắc hệ thống: Nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch, không được để các hoạt động bị trùng lặp hay chồng chéo lên nhau, thống nhất theo hệ thống chiều dọc về nội dung, giữa cấp trên và cấp dưới. - Đặc biệt Công ty phải xây dựng “Quy chế công tác văn thư – lưu trữ” để giúp cho hoạt động văn thư – lưu trữ của Công ty diễn ra theo một quy trình thống, lôgic và chặt chẽ.
Để Công ty hoạt động có hiệu quả thì tổng thể đó phải có sự thống nhất từ trên xuống dưới, phối kết hợp với nhau một cách nhịp nhàng, đặc biệt văn phòng là đầu mối của mọi công việc do đó mối quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban là rất quan trọng. Nếu có sự thay đổi trong chương trình của các phòng ban mà không thông báo cho văn phòng kịp thời để điều chỉnh có thể gây ra tình trạng lệch lạc chương trình, dẫn đến vừa tốn thời gian, công sức và tiền của.
Hay khi phòng kinh doanh muốn tổ chức cuộc họp, Hội nghị nào đó thì phải lập kế hoạch trước và chuyển về phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự càng sớm càng tốt để văn phòng lên kế hoạch cụ thể.
Bìa sổ đăng ký văn bản đi
Trình ký văn bản Tiếp nhận và Kiểm tra văn bản đếnPhân loại và bóc bì văn bản đếnĐóng dấu, ghi số, ngày đến cho văn bản.
Bìa sổ đăng ký văn bản đến
Phụ lục 7: Quy chế Công tác thi đua khen thưởng của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.