MỤC LỤC
Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình gồm có: 1 Trưởng ban, 4 Phó Trưởng ban, 5 phòng chuyên môn và 1 đơn vị. + Phòng Tuyên truyền – Báo chí – Xuất bản + Phòng Giáo dục lý luận chính trị - Lịch sử Đảng +Phòng Khoa giáo. -Một đơn vị trực thuộc cơ quan là: Trung tâm thông tin công tác tuyên giáo.
Tính đến thời điểm này, tổng số cán bộ, công chức và người lao động của cơ quan là 35, 2 nhân viên hợp đồng theo Nghị định 68; nữ có 16 đồng chí, lãnh đạo Ban có 5 đòng chí, Trưởng phòng có 5 đồng chí, Phó trưởng phòng và tương đương có 11 đồng chí.
+ Chức năng tham mưu tổng hợp của Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình chủ yếu là về tổ chức, triển khai công tác chỉ đạo, lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo, Thủ trưởng đơn vị. - Thứ nhất, Văn phòng Ban giúp lãnh đạo Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy xây dựng chương trình, kế hoạch, hướng dẫn công tác và tổ chức thực hiện các chương trình công tác của Ban theo kế hoạch đã được lãnh đạo cơ quan quyết định. -Thứ hai, là thông tin, báo cáo công việc hàng ngày cho lãnh đạo BTGTU; làm báo cáo kết quả và dự kiến công tác hàng tuần, hàn tháng, hàng năm của Ban; dự họp và ghi biên bản và ra thông báo kết luận các kết luận các kỳ họp lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị do cơ quan tổ chức; tham gia ý kiến, góp phần nâng cao chất lượng những văn bản do lãnh đạo yêu cầu.
- Thứ tư, là đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, phương tiện đi lại và phương tiện làm việc… phục vụ các hoạt động của cơ quan; phối hợp phục vụ các đoàn ra, đoàn vào của Ban, tổ chức đón tiếp khách theo sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. - Thứ năm, giúp lãnh đạo Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy đảm bảo kinh phí, cho mọi hoạt động, thực hiện các chế độ, chính sách về quản lý tài chính, tài sản của. - Thứ sáu, là phối hợp thực hiện chế độ, chính sách nghỉ hè, nghỉ dưỡng, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ.
Với các Văn phòng tuyên giáo cấp trung ương và cấp ủy, các sở, ban, ngành trực thuộc Ủy ban nhân dân và Tỉnh ủy…. Mục tiêu vị trí công việc: Tham mưu, giúp việc cho Chánh Văn phòng thực hiện tốt công tác Hành chính – Tổng hợp,. Giám sát, triển khai thực hiện công tác hành chính theo đúng chức năng nhiệm vụ được giao.
Giám sát, kiểm tra, hướng dẫn các nhân viên trong phòng thực hiện công tác hành chính (văn thư, lưu trữ, lễ tân, hội nghị, hậu cần…). Giám sát việc áp dụng, triển khai thực hiện công tác hành chính theo đúng quy trình, quy định hiện hành. Thực hiện công tác đối ngoại về mặt hành chính với các cơ quan ban ngành, tổ chức, đối tác và khách của cơ quan theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao phó.
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. - Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi mặt hoạt động của cơ quan cũng như các hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
- Đối với những chuyên đề cần có thời gian nghiên cứu, bảo đảm chất lượng, các đồng chí Trưởng phòng căn cứ chương trình công tác để triển khai bảo đảm hoàn thành đúng kế hoạch; những vấn đề không được ghi trong chương trình công tác, lãnh đạo Ban chỉ đạo thời gian hoàn thành cụ thể. Căn cứ vào tính chất và nội dung của văn bản cần ban hành, Thủ trưởng cơ quan phân công soạn thảo văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân trong cơ quan phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực công tác đã phân công. + Tiếp thu ý kiến góp ý chỉnh sửa, hoàn thiện bản thảo tổ thức lấy ý kiến của các đồng chí lãnh đạo cơ quan cấp trên bằng hình thức: tổ chức hội nghị, hội thảo hoặc lấy ý kiến bằng văn bản theo sự chỉ đạo của lãnh đạo có thăm quyền duyệt, ký ban hành văn bản.
Cá nhân, đơn vị soạn thảo văn bản trình Chánh Văn phòng hoặc phó Chánh Văn phòng phụ trách Hành chính- Tổng hợp kiểm tra lại thể thức, kĩ thuật trình bày, nếu phát hiện sai sót phải hoàn chỉnh thể thức văn bản theo đúng quy định của Trung ương Đảng, Tỉnh ủy và Hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Tỉnh ủy trước khi phát hành. - Số và ký hiệu văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đoàn kiểm tra, tổ công tác, … của cấp ủy được đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các loại văn bản của từng ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng theo nhiệm kỳ cấp ủy; ký hiệu là. Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của nội dung văn bản.Cùng một thể loại văn bản mà cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy ban hành theo thẩm quyền thì trong trích yếu nội dung có thể ghi tên tác giả của văn bản đó.
Thể thức đề ký văn bản của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, … ghi cả chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm cao nhất và chức vụ kiêm nhiệm của người ký như trong quyết định thành lập ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,. - Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi ngày tháng năm dự thảo và có chỉ dẫn “Dự thảo lần thứ …” được trình bày dưới số và ký hiệu (ô số 12b Phụ lục số 03); văn bản giao cho các cơ quan, đơn vị chức năng dự thảo thì có thể ghi tên cơ quan, đơn vị đó vào trang cuối, phía trái văn bản. Đối với những vấn đề có liên quan đến nhiều bộ phận, cá nhân, đơn vị thì lãnh đạo cơ quan triệu tập những cá nhân, đơn vị có liên quan họp bàn, thống nhất ý kiến giải quyết đồng thời phân công trách nhiệm giải quyết công việc.
- Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc thược phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân và là bằng chứng về kết quả công việc đã thực hiện. + Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ. + Đánh số tờ: Khi đánh số tờ, dùng bút chì đen mềm đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản (mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ được đánh một số), đánh số từ tờ đầu tiên đến tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác văn thư Công nghệ thông tin ( CNTT) là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành nghề công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống, kinh tế, văn hóa,xã hội của thế giới hiện đại.