Hướng dẫn sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word

Lưu ý

Nếu không muốn ngăn công việc xuất hiện mỗi lần bắt đầu Word, hãy xóa đánh dấu trong ô Show at Startup trong ngăn đó. Trong bài tập này, bạn hiển thị thông tin (ScreenTips) về vài nút lệnh và đối tượng màn hình để làm quen với Word.

Nhập nội dung văn bản

Gừ Cụng nghệ thụng tin và giao tiếp (ICT) được coi là cụng cụ để giúp sự phát triển của con người vào văn bản trống đang được hiển thị trong cửa sổ (văn bản trống được hiển thị khi bắt đầu Word). Tiếp tục gừ cõu sau: Sự phỏt triển của xã hội tri thức tùy thuộc vào sự hình thành các kiến thức mới và được truyền bá qua giáo dục và đào tạo nhờ công cụ ICT truyền tải.

Lưu văn bản

Mặc dù có thể, nhưng tránh sử dụng các chữ cái có dấu của tiếng Việt trong tên tập tin, vì có thể gây xung đột với những ký tự điều khiển của hệ thống. Ngăn Document Recovery liệt kê tất cả các văn bản được phục hồi và cho phép mở các văn bản này, xem nội dung sửa và so sánh với phiên bản gốc.

Đóng văn bản và thoát khỏi Word

Nháy mũi tên trong ô Save In và nháy biểu tượng ổ đĩa cứng (cũng có thể chọn ổ đĩa mềm, hay ổ đĩa mạng hoặc các thư mục sẵn có). Nhấn Spacebar và gừ cõu sau: Sức mạnh của ICT cú thể đúng góp hữu hiệu vào việc thực hiện các mục đích phát triển của thiên niên kỷ.

Tổng kết bài học

Chương trình Word chỉ thoát hẳn khi nháy Exit trên bảng chọn File, hay nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ chương trình. Để khởi động lại Word, nháy vào nút Start trên thanh công việc, trỏ vào All Programs và nháy Microsoft Word.

Mở tập tin văn bản hiện có

Nháy mũi tên trong ô Look in, nháy biểu tượng đĩa cứng, nháy đúp thư mục PiL, tiếp đó nháy đúp vào thư mục Word Practice và cuối cùng nháy đúp thư mục Lesson02.

Chọn văn bản

Để chọn các khối văn bản không liền kề trong văn bản, bạn chọn khối văn bản đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl và chọn khối văn bản tiếp. Bạn cũng có thể nháy vào chỗ bắt đầu của văn bản muốn chọn, nhấn giữ phím Shift và nháy vào cuối của văn bản để chọn một khối văn bản.

Xóa và khôi phục nội dung đã xóa

Word lưu những thay đổi thực hiện trong quá trình soạn thảo văn bản để có thể dễ dàng phục hồi nội dung văn bản trước đó trong trường hợp thực hiện nhầm hoặc chưa đúng ý muốn. Sau khi thực hiện bất kỳ một thao tác nào đó, nhất là các thao tác xóa (vô tình hay cố ý), ta có thể khôi phục lại trạng thái trước đó một cách nhanh chóng và hoàn hảo bằng cách sử dụng hai nút lệnh Undo (Khôi phục) và Redo (Tái khôi phục) trên thanh công cụ chuẩn.

Lưu văn bản với tên khác

Có thể lưu các bản sao của tập tin lên đĩa mềm hay vào đĩa mạng (đĩa được đặt về mặt vật lý trên máy tính khác, nhưng chia sẻ cho người dùng trên cùng mạng). Bài tập 2: Tạo ra thư mục con có tên My Letters trong thư mục Lesson02 và rồi cất giữ tập tin đã soạn thảo từ Bài tập 1 trong thư mục mới là Sua loi 02 Edited.

Sử dụng mẫu trong Word

Khi mở một văn bản trống bằng cách nháy nút lệnh New , văn bản này được tạo trên một mẫu có sẵn trong Word với tên Blank Document (văn bản trống) và cơ sở của nó là tệp Normal.dot. Word được thiết kế với rất nhiều mẫu định dạng đi kèm và các mẫu này được phân loại theo từng nhóm, cho phép tạo các văn bản với các mục đích sử dụng khác nhau như bản fax, bản ghi nhớ, bản tóm tắt hay thư từ.

Tạo mẫu cho riêng bạn

10.Chọn vựng văn bản sau đõy, nhưng nhớ khụng chọn cả ký tự ả ở cuối câu, GS Lê Minh Hoàng sẽ thuyết trình các vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong giảng dạy phổ thông, sau đó nhấn Delete. 11.Chọn vùng văn bản dạng danh sách dấu chấm đầu câu, nhưng khụng chọn ký tự ả ở cuối cõu, sau đú nhấn nỳt Delete.

Tạo mẫu từ một mẫu

Khi tạo một văn bản mới từ một mẫu, làm thế nào để đảm bảo lưu văn bản hiện hành chứ không phải lưu mẫu được dùng để tạo ra văn bản đó?. Dùng Fax Wizard và các thông tin sau để tạo một bản fax sẽ được in ra với nội dung gồm một tờ bìa với một ghi nhớ và có thể gửi tới các máy fax khác nhau.

Dùng thanh công cụ để định dạng văn bản

Khi định dạng văn bản, bạn có thể mở ngăn Reveal Formatting (từ bảng chọn Format) để hiển thị định dạng của văn bản được chọn, như phông chữ và hiệu ứng phông chữ. Cũng có thể dùng ngăn Reveal Formatting để chọn văn bản dựa trên định dạng để so sánh định dạng đã dùng trong văn bản được chọn với định dạng được dùng ở các phần khác của văn bản.

Áp dụng các định dạng ký tự khác

Để dùng hộp thoại Font, hãy chọn văn bản muốn định dạng và nháy Font trên bảng chọn Format. Nếu nháy Font trên bảng chọn Format trước khi bắt đầu gừ văn bản, tất cả văn bản được gừ sau đú sẽ xuất hiện theo định dạng đã chọn trong hộp thoại Font cho tới khi đổi định dạng lần nữa.

Căn thẳng hàng đoạn văn bản

Các dòng trong đoạn bây giờ kéo dãn về cả hai lề trái và phải, ngoại trừ dòng cuối cùng của đoạn, không mở rộng sang lề phải vì nó ngắn hơn các dòng khác. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Align Left để đưa văn bản trở lại căn thẳng lề trái.

Sao, cắt và dán văn bản

10.Nháy nút Cut trên thanh công cụ chuẩn và nhấn Delete để loại bỏ dòng trống phụ. 11.Nháy dòng trống sau đoạn thứ hai và nhấn Enter để tách đoạn này bằng một dòng trống.

Dùng tính năng kéo và thả để di chuyển và sao

Kéo văn bản cho tới khi đường chấm của con trỏ chuột ở phía trước đoạn thứ năm (Việc kết hợp) và thả nút chuột, sau đó thả phím Ctrl. Kéo văn bản cho tới khi đường chấm của con trỏ chuột ở phía trước đoạn thứ năm (Việc kết hợp) và thả nút chuột (không nhấn giữ phím Ctrl).

Sử dụng Office Clipboard

Biểu tượng Partners in Learning xuất hiện ở đầu văn bản (nháy và kéo, nếu cần, để định vị biểu tượng vào vị trí thích hợp). 11.Nháy dòng trống sau tiêu đề (đoạn thứ nhất, Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy) và nhấn Enter để chèn thêm dòng trống khác.

Áp dụng kiểu

Kiểu giúp tiết kiệm thời gian khi định dạng văn bản và giúp duy trì cách trình bày nhất quán trong văn bản (thậm chí từ văn bản nọ sang văn bản kia). Kiểu Heading 2 được áp dụng cho đoạn hiện thời - trong trường hợp này, chỉ một đoạn văn Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy.

Xem trước văn bản

Trên thanh công cụ Print Preview, nháy nút Multiple Pages và nháy nút thứ hai trong hàng trên cùng để xem hai trang một lúc. Nháy nút Close trên thanh công cụ Print Preview để đóng chế độ xem trước khi in.

In văn bản

Chẳng hạn, thay vì việc in ra toàn bộ văn bản để duyệt và soạn thảo trang 6, bạn có thể dùng hộp thoại Print để chỉ in mỗi trang 6. Trong bài tập này, bạn thực hành in văn bản bằng việc dùng cả nút lệnh Print và hộp thoại Print, sau đó in theo một vài tùy chọn.

Định dạng đoạn văn

Giống như hầu hết các lệnh định dạng trong Word, ta có thể lựa chọn các đoạn muốn thay đổi và sau đó áp dụng định dạng hoặc áp dụng định dạng trước, sau đú mới gừ văn bản muốn định dạng. Bạn đặt khoảng cách thụt lề cho các đoạn bằng cách lựa chọn đoạn văn (hoặc đặt điểm chèn trên đó) và kéo vạch dấu đến vị trí phù hợp.

Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu và số thứ tự

Để tạo phần văn bản có tính chất liệt kê dưới dạng danh sách các khoản mục, như minh họa ở hình trên, chúng ta sử dụng các nút Bullet và Numbering trên thanh công cụ định dạng hoặc lệnh Format→Bullets and Numbering trong bảng chọn Format. Trước hết chọn các dòng cần đưa vào danh sách và nháy lệnh Format→Bullets and Numbering trên bảng chọn Format và nháy trang Bulleted khi muốn đặt dấu đặc biệt trước các khoản mục (hoặc nếu muốn đánh số thứ tự, nháy trang Numbered), sau đó chọn ô tương ứng với kiểu định dạng cần thiết và nháy nút OK.

Định dạng văn bản theo cột

Trước khi bắt đầu sửa đổi một văn bản thành dạng cột, nên suy nghĩ trước về hình thức hiển thị của các cột trong trang, số cột muốn tạo và định dạng của các cột. Trong bài tập này, bạn định dạng toàn bộ văn bản thành các cột bằng cách sử dụng nút Columns, sau đó định dạng một vùng văn bản theo các cột không bằng nhau bằng cách sử dụng hộp thoại Columns.

Thiết kế trang

Đầu trang và chân trang có thể chứa các đối tượng bất kỳ như trong phần thân văn bản, nhưng xuất hiện trên mọi trang. Sau khi mở tệp văn bản, có thể cho tất cả các tham số này thông qua lệnh Page Setup trong bảng chọn File.

Đặt lề trang

Thước đo ngang được hiển thị trong các chế độ hiển thị Normal và Print Layout, còn thước đo dọc chỉ được hiển thị trong chế độ Print Layout. Để sử dụng thước đo, bạn nên sử dụng chế độ hiển thị Print Layout, còn chế độ xem Normal chỉ nên dùng để xem các thiết lập ngầm định về lề trang.

Chèn số trang

Nhấn giữ phím Alt, sau đó kéo vạch dấu sang bên phải cho đến khi phép đo 7’’ được hiển thị ở phần màu trắng của thước đo. Văn bản được tự động chuyển sang chế độ hiển thị Print Layout, do đó, có thể thấy số trang vừa thêm vào chân trang.

Chèn đầu trang và chân trang

Đầu trang hoặc chân trang được chèn và soạn thảo trong một chế độ riêng thông qua lệnh Header and Footer trong bảng chọn View. Ta cú thể nhập nội dung và định dạng những gì đưa vào đầu trang và chân trang như trong trang văn bản bình thường.

Thay đổi hướng của trang

Trong bài này, bạn đã học cách thay đổi các lề trang, tạo đầu trang và chân trang, chèn số trang và thay đổi hướng giấy của văn bản. Tạo thông tin trong chân trang với ngày hiện tại ở lề trái và Trang X của Y ở lề phải (X là trang hiện thời còn Y là số trang).

Kiểm tra chính tả

Nếu phát hiện ra lỗi, lỗi sẽ được hiển thị, kể cả những từ được đề nghị thay thế được liệt kê trong danh sách Suggestions của hộp thoại Spelling and Grammar. Trong bài tập này, bạn sẽ sử dụng tớnh năng sửa lỗi chớnh tả khi gừ nội dung văn bản, kiểm tra toàn bộ văn bản để tìm lỗi chính tả, sau đó sửa hoặc bỏ qua các lỗi được Word phát hiện.

Kiểm tra lỗi ngữ pháp

Bạn có thể nháy chuột phải vào cụm từ nào bị đánh dấu bằng đường gạch dưới lượn sóng màu xanh để hiển thị bảng chọn tắt, sau đó chọn đề nghị sửa theo ý muốn. Nháy About This Sentence trên bảng chọn, Word sẽ hiển thị một giải thích chi tiết hơn về lỗi ngữ pháp và đề xuất các cách để chỉnh sửa.

Tìm kiếm trong văn bản

Nút More trên hộp thoại Find and Replace được sử dụng để thiết đặt các tùy chọn tìm kiếm bổ sung, ví dụ như tìm theo định dạng, các đối tượng đặc biệt như dấu ngắt hoặc có sử dụng ký tự đại diện hay không. Trong bài tập này, bạn tìm một chuỗi ký tự trong văn bản và mở rộng hộp thoại Find and Replace để hiển thị các tùy chọn tìm kiếm bổ sung.

Thay thế

Ngoài ra có thể sử dụng tùy chọn Sounds like để tìm các từ phát âm giống như chuỗi ký tự đang được tìm nhưng có thể được đánh vần khác. Hãy cẩn thận khi sử dụng chức năng Replace All vì có thể vô tình thay thế những từ mà bạn không có ý định thay thế.

Chèn ngày và giờ

Nhấn phím Tab hai lần để di chuyển đến cạnh bên phải của chân trang, gừ Last update on, sau đú nhấn phớm cỏch. Ngày và giờ mà văn bản được lưu sẽ được chèn vào phía bên phải của.

Chèn ký tự đặc biệt

Biểu tượng bản quyền được chèn vào văn bản tại vị trí hiện thời của điểm chèn.

Thêm chú thích

Các dấu ngoặc đơn màu được đặt xung quanh văn bản được chọn, điểm chèn xuất hiện trong bóng vùng chú thích và một dòng chú thích mới xuất hiện với tên của người duyệt, ngày và giờ của chú thích xuất hiện trong ngăn Reviewing. Trong bài học này, bạn đã học cách sử dụng một số công cụ soạn thảo và kiểm tra của Word, chẳng hạn như cách kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong một văn bản, tìm và thay thế văn bản, chèn ngày, giờ và các ký tự đặc biệt.

Chèn ảnh từ tập tin

Chèn ảnh từ Clip Gallery

Ngăn tỏc vụ Insert ClipArt hiển thị một số ảnh ở dạng nhỏ phù hợp với từ khóa tìm kiếm. Đưa con trỏ chuột lên ảnh pháo hoa và nháy mũi tên bên phải vừa xuất hiện.

Chỉnh sửa kích thước ảnh

Trong bài tập này, bạn thu hẹp kích cỡ của ảnh đã được chèn vào văn bản bằng cách sử dụng các nút điều khiển kích cỡ, sau đó bạn thay đổi dạng bao bọc văn bản cho hình ảnh này. Đặt vị trí của con trỏ chuột ở trên nút điều khiển phía dưới bên phải cho đến khi con trỏ chuột trở thành hình mũi tên chéo hai đầu, sau đó kéo thả chuột lên trên hoặc sang trái cho đến khi cỡ của ảnh pháo hoa bằng một nửa kích cỡ gốc, như minh họa trong hình dưới.

Điều chỉnh vị trí ảnh

Lưu ý rằng có thể sử dụng phương pháp này để đặt vị trí của các đối tượng khác bao gồm cả WordArt và AutoShapes. Trong bài học này, bạn đã học cách chèn và đặt lại cỡ cho hình ảnh từ tập tin hoặc từ Clip Gallery.

Tạo và làm việc với bảng

 Sử dụng hộp thoại Insert Table để quy định số cột và số hàng trong bảng, cùng với những định dạng khác của bảng. Sau khi tạo một bảng, có thể tiếp tục chỉnh sửa cấu trúc của bảng bằng cách kết hợp các ô, chèn và xóa các cột hoặc hàng, đặt lại kích cỡ của hàng và cột, hoặc áp dụng định dạng cho toàn bộ bảng hay các hàng, cột hoặc ô được lựa chọn.

Tạo bảng

10.Đặt vị trí con trỏ trên dòng kẻ đáy của hàng đầu tiên, cách đường viền bên trái của bảng khoảng 0,1 inch và kéo thả thẳng xuống dưới đến đường viền dưới cùng của bảng. 11.Đặt vị trí con trỏ trên dòng kẻ của hàng đầu tiên, cách đường kẻ dọc vừa tạo khoảng 1 inch về bên phải, sau đó kéo thả thẳng xuống đến khi bút chì chạm đáy của hàng thứ hai.

Di chuyển và chọn trong bảng

Nhiều cột Nháy chuột vào đỉnh của cột đầu tiên khi mũi tên chỉ xuống xuất hiện, sau đó kéo thả chuột sang phải hoặc sang trái. Ô điều khiển di chuyển bảng là một hình vuông có các mũi tên chéo nhau, nằm ở ngay ngoài góc phía trên bên trái của bảng.

Gộp các ô trong bảng

Hàng đầu tiên của bảng được chọn (bạn có thể biết khi nào con trỏ ở trong vùng chọn vì nó chuyển thành hình mũi tên chỉ sang phải). Có thể gộp các ô bằng cách chọn một hàng hoặc cột, nháy chuột phải và nháy Merge Cells trên bảng chọn tắt, hoặc nháy nút Merge Cells trên thanh công cụ Tables and Borders (nháy Toolbars trên bảng chọn View và chọn nháy chọn Tables and Borders để hiển thị thanh công cụ Tables and Borders).

Chèn và xóa các cột và hàng

Tuy nhiên, mặc dù có thể lựa chọn nhiều hàng và cột không liền kề với nhau, nhưng không thể xóa các hàng và cột không liền kề nhau cùng một lúc. Bài tập 2: Kết hợp các ô ở hàng đầu tiên của bảng mà bạn đã tạo trong Bài tập 1, hãy nhập tiêu đề là Khách hàng theo Lĩnh vực, sau đó thu hẹp hàng đầu tiên xuống còn 0,75 inch.

Gửi văn bản dưới dạng đính kèm thư điện tử

Để gửi một văn bản Word dưới dạng nội dung của thư điện tử chứ không phải dưới dạng tập tin đính kèm, mở văn bản cần gửi và nháy vào nút E-mail trên thanh công cụ chuẩn. Trong trường hợp sau, người nhận sẽ không phải mở tập tin đính kèm để đọc, tuy nhiên, nếu văn bản gửi có định dạng không thể chuyển đổi thành HTML thì người nhận có thể nhận văn bản không được hiển thị đúng.

Xem văn bản trong chế độ Web Page Preview

Nháy vào nút Close ở góc bên phải phía trên cửa sổ trình duyệt web để đóng lại và văn bản Word lại xuất hiện. Lưu ý rằng độ rộng và độ dài của các đoạn rộng hơn, phông chữ nhỏ hơn và có thể chỉnh sửa trong chế độ Web Layout View.

Lưu văn bản Word dưới dạng trang web

Lợi ích của việc chuyển đổi một văn bản Word sang một tập tin HTML là tất cả các trình duyệt web có thể đọc một tập tin HTML nhưng không thể đọc một văn bản Word. Các hình xuất hiện trên trang web được lưu trữ trong một thư mục để khi trang web được xuất bản lên máy chủ web, các hình sẽ xuất hiện tại những vị trí đã được chỉ định trên trang web.