Phương pháp kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính

MỤC LỤC

Lập kế hoạch và thiết kế phương phỏp kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền

Thu thập những thụng tin cơ sở phục vụ cho kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền trong kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh

Do đú tham quan nhà xưởng sẽ giỳp cho kiểm toỏn viờn cú cỏch nhỡn thực tế hơn về cỏc phương tiện vật chất giỳp cho việc hiểu biết được cụng tỏc bảo vệ tài sản và giỳp cho cho việc thuyết minh số liệu kế toỏn bằng cỏch đưa ra một khung tham gia chiếu qua đú hỡnh dung ra những tài sản này như, sản phẩm đang chế tạo và mỏy mỳc thiết bị, phừn xưởng để chế tạo ra hàng hoỏ bỏn trong kỳ. + Hồ sơ thành lập : Đừy là tài liệu về thụng tin của doanh nghiệp về quỏ trỡnh thành lập cụng ty khỏch hàng, về vốn thành lập, cơ cấu của hội đồng quản trị ( nếu cú ), về cỏc thành viờn, quyền hạn và trỏch nhiệm phỏp lý của cụng ty khỏch hàng. + Hợp đồng : Đừy là tài liệu cung cấp những thụng tin về nghĩa vụ phỏp lý của cụng ty khỏch hàng trong việc thực hiện cụng việc kinh doanh việc cung cấp cỏc dịch vụ hàng hoỏ mà cụng ty khỏch hàng đú ký kết với bạn hàng của họ, đừy cũng là bằng chứng thiết thực núi lờn quỏ trỡnh kinh doanh của đơn vị cú được ổn định và phỏt triển qua cỏc thời kỳ kế toỏn hay khụng.

- Ước lượng ban đầu về tớnh trọng yếu trong chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền : Là mức sai số tối đa cho phộp, nghĩa là mức mà kiểm toỏn viờn tin tưởng rằng khụng làm cho cỏc bỏo cỏo tài chớnh bị sai lầm nghiờm trọng gừy ảnh hưởng tới nhận định của người sử dụng ước lượng ban đầu về tớnh trọng yếu cho phộp kiểm tỳan viờn lập kế hoạch thu thập bằng chứng thớch hợp. Hầu hết kiểm toỏn viờn khi thực hiện phừn bổ ước lượng ban đầu về tớnh trọng yếu thỡ thường thực hiện phừn bổ ước lượng đỳ cho cỏc tài khoản trờn bảng cừn đối kế toỏn thay vỡ thực hiện phừn bổ cho cỏc tài khoản tren bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh. + Rủi ro kiểm toỏn của chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền ( AR ): là những rủi ro mà kiểm toỏn viờn cú thể mắc phải khi đưa ra những nhận xột khụng xỏc đỏng về thụng tin trong chu trỡnh bỏn hàng thu tiền khi cỏc thụng tin này cú sai sút nghiờm trọng ảnh hưởng đến bỏo cỏo tài chớnh.

+ Rủi ro tiềm tàng của chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền : Là sự tồn tại ( thường được tớnh bằng tỉ lệ %) sai sỳt trọng yếu trong bản thừn của chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền mà chưa tớnh đến sự tỏc động của bất kỳ hoạt động kiểm toỏn nào kể cả hoạt động nội bộ. + Rủi ro kiểm soỏt trong chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền : Là sự tồn tại sai sút trọng yếu mà hệ thống kiểm soỏt nội bộ khụng phỏt hiện và ngăn ngừa kịp thời mà nỳ xảy ra trong chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền gừy ảnh hưởng trọng yếu đến bỏo cỏo tài chớnh. Khi tiến hành kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền để đỏnh giỏ được rủi ro kiểm toỏn trong chu trỡnh thỡ kiểm soỏt viờn cần : hiểu được cơ cấu kiểm soỏt nội bộ, đỏnh giỏ được mức rủi ro kiểm soỏt và sử dụng mụ hỡnh rủi ro kiểm toỏn.

- Thủ tục kiểm soỏt được ỏp dụng trong chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền : Cỏc thủ tục kiểm soỏt là những chế độ thể thức ngoài cỏc nguyờn lý phụ về mụi trường kiểm soỏt và cỏc đặc điểm của hệ thống kế toỏn được cỏc nhà quản lý xừy dựng để thoả mún cỏc mục tiờu của nguyờn tắc sau. + Tài sản và sổ sỏch được kiểm soỏt chặt chẽ : Hiểu được cỏc bộ phận cũng như hoạt động của hệ thống kiểm soỏt nội bộ sẽ giỳp kiểm toỏn viờn rất nhiều trong việc lập kế hoạch, thu thập bằng chứng hay thực hiện cụng việc kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàngvà thu tiền. - Nhận diện quỏ trỡnh kiểm soỏt đặc thự của chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền Qua việc nhận diện được sự tồn tại của cỏc mục tiờu kiểm toỏn thỡ kiểm toỏn viờn cần xem xột tỏc động của cỏc chế độ và thể thức đú đến thực hiện mục tiờu như thế nào.

Kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền

Để xem doanh thu được ghi số là cú thật hay khụng thỡ kiểm toỏn viờn cần quan từm đến hai loại sai số cỳ thể xảy ra đỳ là doanh thu được ghi sổ nhưng khụng thực hiện gửi hàng và doanh thu đựợc ghi sổ khi hàng gửi đi cho khỏch hàng là khụng cú thật. Khi thực hiện kiểm toỏn cỏc kiểm toỏn viờn tiến hành chọn một số nghiệp vụ bỏn hàng để đối chiếu giữa việc ghi sổ, hoỏ đơn bỏn hàng và cỏc chứng từ khỏc kốm theo ( chứng từ vận chuyển, phiếu xuất kho.. ) kiểm toỏn viờn cú thể thực hiện tớnh lại số tiền xem cú đỳng khụng. Trong quỏ trỡnh kiểm toỏn nều như kiểm toỏn viờn nghi ngờ những khỏch hàng khụng cú thật thỡ kiểm toỏn viờn thực hiện đối chiếu sổ nhật ký chung với những hoỏ đơn được phờ chuẩn và cú thể đối chiếu với tài khoản 131 " Phải thu khỏch hàng" với nguồn phỏt sinh những nghiệp vụ đú.

Khảo sỏt bằng cỏc thủ tục chớnh thức để xem liệu cỏc chế độ tớn dụng, chế độ giao hàng và định giỏ của cụng ty cú được thực hiện một cỏch đỳng đắn, trong cỏc hoạt động hàng ngày hay khụng là rất quan trọng, đặc biệt với việc định giỏ bỏn. Ngoài ra kiểm toỏn viờn cú thể lựa chọn một số hoỏ đơn bỏn hàng, chứng từ vận chuyển để so sỏnh thời gian ghi trờn hoỏ đơn với thời gian ghi trờn sổ nghiệp vụ đó phỏt hiện ra liệu doanh thu cú được hạch toỏn đỳng kỳ hay bị chuyển sang kỳ. - Nghiệp vụ giảm giỏ hàng bỏn sẽ được ỏp dụng với những khỏch hàng mua hàng với số lượng lớn hoặc với những khỏch hàng mua hàng hoỏ của doanh nghiệp mà hàng hoỏ khụng đỳng phẩm chất, mẫu mó như đó thoả thuận trong hợp đồng mà sau khi kiểm tra thực tế thấy đỳng.

Khi tiến hành khảo sỏt cỏc nghiệp vụ, kiểm toỏn viờn tiến hành chọn một số nghiệp vụ phỏt sinh trong kỳ đem so sỏnh mức giảm giỏ, chiết khấu trờn hoỏ đơn với mức tớnh thực tế cho khỏch hàng trờn cơ sở Nhật ký bỏn hàng và sổ cỏc khoản phải thu. Sở dĩ cỏc cuộc khảo sỏt chi tiết được thực hiện cuối cựng vỡ nú thường tốn nhiều chi phớ hơn cỏc hỡnh thức khỏc mặt khỏc thực hiện khảo sỏt chi tiết số dư tài khoản khụng chỉ bằng phương phỏp kiểm toỏn chứng từ mà cũn phải thực hiện. Thủ tục phừn tớch là bước khảo sỏt ớt tốn kộm nhưng lại mang hiệu quả đỏng kể vỡ việc tớnh toỏn và so sỏnh cỏc con số với nhu cú thể thực hiện dễ dàng và thấy được sai số tiềm ẩn tuy chỉ là lượng hoỏ của cỏch thức tương đối.

Trong trường hợp khỏch nợ khụng đỏp ứng yờu cầu xỏc nhận ( thường khụng nhận được thư trả lời sau hai hoặc ba lần gửi thư xỏc nhận ) kiểm toỏn viờn phải tiếp tục kiểm tra với khoản thu tiền mặt sau đú đối chiếu số tiền trờn sổ cỏi với hoỏ đơn bỏn hàng. Với những khỏch hàng thực sự khụng cú khả năng thanh toỏn cỏc khoản nợ thỡ việc xoỏ sổ cỏc khoản nợ đú phải được phờ duyệt bởi những người cú thẩm quyền và thực hiện xoỏ sổ cho cỏc khoản nợ này.Tuy nhiờn những khoản nợ mà doanh nghiệp đó thực hiện xoỏ sổ nhưng doanh nghiệp vẫn phải theo dừi trờn tài khoản 004 " Nợ phải thu khú đũi đó xử lý" để tiếp tục đũi nợ. Với lượng mẫu được kiểm toỏn viờn phải xem xột sổ chi tiết cỏc khoản phải thu khỏch hàng và thực hiện đối chiếu với bảng phừn tớch tuổi nợ của cụng ty để đỏnh giỏ khả năng khụng thu hồi được cỏc khoản mà cụng ty đó xoỏ nợ là cú thật, đồng thời xem xột việc phờ chuẩn cỏc nghiệp vụ xoỏ sổ cỏc khoản nợ đú và đối chiếu với số dư trờn tài khoản 004 " nợ phải thu khú đũi đó xử lý".

Bảng 3: Bảng phừn tớch cụng nợ ( khoản phải thu ) theo từng nhỳm tuổi
Bảng 3: Bảng phừn tớch cụng nợ ( khoản phải thu ) theo từng nhỳm tuổi

Kết thỳc kiểm toỏn

Toàn bộ những kiến nghị để hoàn thiện hệ thống kế toỏn hay hệ thống kiểm soỏt nội bộ của cụng ty khỏch hàng sẽ được trỡnh bày trong thư quản lý.