Hệ thống Kế toán Quản lý Nguyên Vật Liệu tại Công ty Cổ phần Xi măng Hữu Nghị

Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán

+ Lao động tiền lương: Bản chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán thưởng, giấy đi đường, giấy xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, bảng thanh toán tiền thuê ngoài, hợp đồng giao khoán, biên bản thanh lý hoặc nghiệm thu hợp đồng giao khoán, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Đối với các tài khoản số liệu lập Bảng cân đối kế toán, theo niên độ kế toán được kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các tài khoản, sổ kế toán liên quan, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán của Công ty và các bên liên quan (công nợ phải thu, phải trả, vay ngân hàng,..); kiểm kê tài sản theo quy định, khoá sổ kế toán tại thời điểm lập bảng cân đối.

Phân loại nguyên vật liệu

Hệ thống nhà kho chứa, bảo quản nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu tồn kho, dự trữ cho sản xuất; với kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu thường xuyên được luân chuyển, phục vụ sản xuất, không có nguyên vật liệu tồn kho kém phẩm chất. Tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trong giá vốn của sản phẩm xi măng, klinker rất lớn đòi hỏi phải được quản lý chặt chẽ, tiết kiệm, đảm bảo chất lượng sản phẩm nhưng cũng phải quản lý được về số lượng, chủng loại, giá cả, giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo khả năng cạnh tranh của Công ty.

Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Và căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Với yêu cầu và căn cứ như vậy, thủ tục, trình tự nhập xuất nguyên vật liệu là nội dung rất quan trọng nhằm quản lý một cách thống nhất, chính xác, phục vụ một cách tốt nhất cho quản trị điều hành và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Thủ tục nhập nguyên vật liệu

Thành phần của bộ phận kiểm nghiệm gồm các phòng, bộ phận liên quan như phòng kỹ thuật, kế hoạch, kế toán, thủ kho, kiểm định chất lượng, cân băng, định lượng,… tuỳ thuộc vào từng loại nguyên vật liệu. Về các hồ sơ chứng từ liên quan sử dụng gồm: Hợp đồng kinh tế, các sửa đổi bổ sung Hợp đồng kinh tế (nếu có); các đơn đặt hàng (trường hợp Hợp đồng kinh tế ký là Hợp đồng khung, các nội dung cụ thể theo từng đơn đặt hàng); Hoá đơn giá trị gia tăng; Phiếu kiểm định chất lượng; Phiếu cân (nếu có), chứng từ xuất nhập khẩu (nếu phải nhập khẩu),. Các loại nguyên vật liệu mua về được nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp, bố trí một cách hợp lý đảm bảo công tác quản lý, kiểm tra nhập, xuất được dễ dàng, thuận lợi.

Thủ tục xuất nguyên vật liệu

Căn cứ kế hoạch sản xuất, bộ phận kỹ thuật xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, theo từng tổ, phân xưởng sản xuất, tập hợp tại Phòng kỹ thuật để kiểm tra, phê duyệt xuất kho. Trường hợp nguyên vật liệu nhỏ lẻ hoặc cấp thiết cho sản xuất sẽ xuất trực tiếp tại kho theo thẩm quyền được giao của từng phòng hoặc chỉ đạo cụ thể của Ban Giám đốc. Đối với nguyên vật liệu, căn cứ quy định về định mức tiêu hao nguyên vật liệu và phê duyệt của Ban Giám đốc hoặc cấp có thẩm quyền; căn cứ vào yêu cầu, quy định đã được các bộ phận chức năng phê duyệt.

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị

Xuất phát từ đặc điểm của bộ máy kế toán và tình hình thực tế của mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương phỏp này hoàn toàn phự hợp cho việc ghi chộp, theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất diễn ra thường xuyên với khối lượng công việc kế toán khá lớn. Các chứng từ trên là căn cứ để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu về tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, nhóm nguyên vật liệu về số lượng, giá trị.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty

Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị chủ yếu do mua ngoài như đất, đá, thạch cao, chất phụ gia,.; một phần nhỏ do Công ty thuê gia công như vật tư, phụ tùng thay thế; một phần nhỏ khác được tự sản xuất như vỏ bao xi măng; mặt khác, sản phẩm klinker vừa là thành phẩm khi xuất bán trực tiếp, vừa là bán thành phẩm khi đưa vào nghiền để sản xuất xi măng. Công ty đã trải qua nhiều giai đoạn, hình thức sở hữu trong quá trình thực hiện chiến lược kinh doanh với nhiều thành công trong kết quả hoạt động kinh doanh, mang lại lợi nhuận cho chủ doanh nghiệp, tạo công ăn việc làm ổn định cho hơn 700 lao động và là một trong những doanh nghiệp đóng góp tích cực vào ngân sách nhà nước trên địa bàn tỉnh Phú Thọ. Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn hội nhập sâu rộng với nền kinh tế thế giới thì đối với địa phương còn nhiều khó khăn về kinh tế như tỉnh Phú Thọ, việc Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị đầu tư nhà máy sản xuất xi măng, klinker và từng bước đạt được những kết quả tích cực thể hiện tính tiên phong và hướng đi đúng đắn trong chiến lược của Công ty.

Vật tư thay thế có những loại có giá trị lớn như bánh răng máy nghiền có giá trị từ 400 – 500 triệu đồng nhưng thường xuyên phải thay thế, sửa chữa; các loại bi thay thế cho vòng bi máy nghiền có giá trị lớn nhưng phải thường xuyờn thay thế;… Tuy nhiờn tại Cụng ty cú sự theo dừi, quản lý trựng lặp giữa vật tư thay thế và công cụ dụng cụ phục vụ sửa chữa nhỏ. Số lượng klinker bao nhiêu cho sản xuất xi măng bao nhiêu cho xuất bán trực tiếp phụ thuộc vào từng thời kỳ và chính sách khách hàng, chính sách sản xuất của Ban Giám đốc Công ty, cỏc chớnh sỏch này thường xuyờn thay đổi; do vậy, việc theo dừi kho klinker giữa thành phẩm và nguyên liệu cho sản xuất xi măng gặp khó khăn, hạn chế trong việc kịp thời hạch toỏn, theo dừi, bỏo cỏo số liệu.

Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị

* Một là, về tổ chức quản lý nguyên vật liệu: nên có sự sắp xếp, bố trí quản lý hệ thống kho thống nhất theo nhóm nguyên vật liệu, tránh trùng lắp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, để thuận lợi cho quá trình quản lý, hạch toỏn, theo dừi và vận chuyển cho sản xuất. Hiện tại, bộ phận thống kờ thủ kho theo dừi vật tư về cỏc loại mặt hàng, cũn kế toỏn theo dừi vật tư theo kho, cỏc vật tư nằm ở cỏc kho và một kho thỡ có nhiều loại vật tư không thống nhất, do đó, quá trình đối chiếu số liệu trùng lặp, mất nhiều thời gian, đặc biệt cho công tác kiểm kê. Hiện tại, với đặc điểm của Công ty, các nhà máy sản xuất không tập trung tại một nơi mà có khoảng cách tương đối xa, việc sắp xếp hệ thống kho đảm bảo được nhiều yêu cầu cùng một lúc sẽ không dễ dàng, tuy nhiên vẫn phải tiến hành thực hiện để nâng cao hiệu quả quản lý.