Cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thiên An Nam

Cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau và có mối liên hệ qua lại phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định cùng nhằm mục tiêu chung của doanh nghiệp. Do vậy, việc xây dựng và hoàn thành cơ cấu tổ chức quản trị hợp lý, có hiệu quả là vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp và doanh nghiệp kinh doanh khách sạn du lịch cũng không nằm ngoài quy luật đó. Mụ hỡnh này đợc giỏm đốc quản lý chặt chẽ cụng việc kinh doanh thông qua các trởng bộ phận, đồng thời tiếp nhận ý kiến đóng góp của nhân viên từ những ngời giám sát này (các trởng bộ phận).

Thêm vào đó, cơ cấu này có sự hạn chế việc sử dụg và hợp tác lao động giữa các tuyến, mọi thông tin giữa hai quản trị viên hoặc hai nhân viên khác tuyến sẽ phải đi vòng theo kênh. - Hội đồng quản trị: là cấp có quyền cao nhất tại Công ty TNHH Thiên An Nam, hội đồng quản trị gồm có 5 ngời: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị và hội đồng các thành viên. - Giám đốc: là ngời có quyền quyết định và chịu trách nhiệm chung đối với mọi hoạt động kinh doanh của công ty trớc pháp luật và chịu trách nhiệm tr- ớc hội đồng về việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh, chất lợng phục vụ.

- Bộ phận lễ tân: có chức năng đón tiếp khách, giải quyết các yêu cầu của họ, quản lý và thực hiện các thủ tục thanh toán kịp thời khi khách rời khỏi khách sạn, bán hàng lu niệm, thu đổi ngoại tệ. Tuy các bộ phận hoạt động theo hình thức chuyên môn hoá, đảm đơng các nhiệm vụ khác nhau nhng tất cả đều nhằm một mục đích là tối đa hoá mức độ hài lòng của khách để thu lợi nhuận cao cho công ty. Sau mỗi ca làm việc lễ tân tiến hành tổng kết lại số tiền thanh toán từ khách sạn, tất cả các hoá đơn đã ghi để mang lên phòng nộp cho kế toán và tài vụ, từ đó kế toán và tài vụ tổng kết tình hình doanh thu trong ngày, tháng, năm.

Để đạt đợc hiệu quả cao trong năm 2006 công ty cần mở rộng quy mô kinh doanh, tìm hiểu biện pháp để thu hút đợc nhiều nguồn khách hàng, tận dụng mọi khả năng của nguồn nhân lực nhằm đạt đợc doanh thu cao nhÊt víi chi phÝ bá ra Ýt nhÊt. Mặt khác kinh doanh của các dịch vụ khác tăng 7% tơng ứng với số tiền 57.603 mang lại lợi nhuận cho công ty, đây là lĩnh vực kinh doanh có tiềm năng, công ty còn có những biện pháp khai thác hiệu quả thì doanh thu và lợi nhuận từ nghiệp vụ sẽ rÊt tèt.

Một số chính sách thúc đẩy sự phát triển bền vững

Mặt khác, công ty cũng cần cải thiện trang bị cơ sở vật chất trong buồng nghỉ của khách để làm sao khi nghỉ tại phòng của mình ở công ty khách luôn có cảm giác an toàn và ấm cúng. Trình độ của nhân viên vô cùng quan trọng bởi vì nó đòi hỏi ngời lao động không chỉ cần trình độ chuyên môn, tay nghề cao mà còn phải có trình độ văn hoá, hiểu biết nhiều phải hiểu biết tâm lý khách hàng và phải có trình độ ngoại ngữ. Trong thời gian này các cán bộ công nhân viên đợc trao đổi, học hỏi trình độ chuyên môn, kinh nghiệm lẫn nhau hoặc của các chuyên gia, giảng dạy bổ sung vì kiến thức còn trống, hoàn thiện kỹ năng, góp phần nâng cao chất lợng dịch vụ.

Công ty TNHH Thiên An Nam trớc đây đã tiến hành nhiều hoạt động đào tạo lao động kinh doanh lu trú nh mở nhiều lớp đào tạo, mời giảng viên chuyên gia nớc ngoài về giảng dạy, tổ chức các chuyến tham quan, học tập kinh nghiệm cở các vị trí bạn,. - Thời gian đào tạo: Thời gian đào tạo cho mỗi nhân viên cũng nh mỗi nhà quản lý không giống nhau nên công ty cần xác định đợc thời gian đào tạo trung bình hàng năm thích hợp cho từng đối tợng và tránh tình trạng thời gian đào tạo kéo dài không chất lợng. Để đánh giá công tác đào tạo thì sau khi đã hoàn thành khoá học công ty nên tiến hành khảo sát nhân viên nhằm kiểm tra việc áp dụng những kỹ năng mới, những thao tác kỹ thuật xem có đảm bảo đúng quy trình kỹ thuật hay không, mức độ áp dụng lý thuyết vào thực tế nh thế nào để rút kinh nghiệm đào tạo cho những lần sau.

Để đạt đợc hiệu quả cao thì trớc hết bản thân mỗi ngời nhân viên trong công ty phải thờng xuyên rèn luyện phấn đấu, hăng hái học hỏi để nâng cao kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ để phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn. Trong điều kiện cạnh tranh hết sức gay gắt, Công ty TNHH Thiên An Nam muốn đứng vững và phát triển mạnh tranh thị trờng thì công ty phải có chiến lợc kinh doanh đúng đắn để tạo sức mạnh cạnh tranh trong điều kiện nh vậy. Công ty cần phải cung cấp mọi thông tin về quảng cáo thu hút khách, nên gửi các tập gấp, đa các hình ảnh của khách lên đài, báo, ti vi và các phơng tiện truyền thông khác để tất cả mọi ngời đều biết đến Thiên An Nam.

Một số công việc cụ thể của học sinh trong thêi gian thùc tËp

- Nhu cầu của khách đợc tiếp nhận thì lễ tân tìm hiểu thông tin về khách nh tên, khách đi theo đoàn hay riêng lẻ, khách muốn thuê phòng hạng nào, bao nhiêu, các yêu cầu đặc biệt của khách về phòng đồng thời hỏi nhu cầu của khách về các dịch vụ có trong khách sạn. - Lễ tân tiến hành viết các thông tin về nhu cầu ăn uống của khách và đa cho bộ phận bếp để chuẩn bị chế biến món ăn, đồng thời báo cho các bộ phận liên quan nh bàn bar để chuẩn bị phục vụ khách. - Khi khách chuẩn bị trả phòng, lễ tân điện tới các bộ phận có liên quan để tổng hợp lại thật kỹ tổng số tiền mà khách cha thanh toán là bao nhiêu, các dịch vụ hạng mục chi phí ra sao để khách thanh toán.

- Khi nhận đợc thông tin khách có nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo trực tiếp hoặc qua điện thoại, lễ tân cần tìm hiểu một số thông tin về tên buổi họp, nội dung, chủ đề, số lợng ngời và thành phần tham dự. Sau một thời gian ngắn làm việc tại công ty em đã biết đợc công việc thiết thực của một nhân viên lễ tân nh đặt buồng, làm thủ thục đăng ký, thanh toán cho khách. Công ty TNHH Thiên An Nam có cơ sở vật chất khá đầy đủ tuy nhiên vẫn cha đợc đảm bảo thờng xuyên thời gian bảo dỡng còn quá ít nên thỉnh thoảng cũng có một số hỏng hóc ngoài ý muốn khi khách hàng đang ở.

Còn những nhân viên có tuổi đời cao trong quá trình làm việc họ cũng không ngại học hỏi lớp trẻ đã đợc đào tạo qua trờng lớp, đây là nét đáng quý của ngời lao động trong công ty, họ giúp đỡ lẫn nhau dần dần và cùng vơn lên vì mục tiêu chung của toàn công ty, nâng cao. - Công ty nên mở một số dịch vụ bổ sung để chuyển bớt một số nhân viên ở bộ phận trực tiếp với khách hàng đã quá tuổi, không còn nhanh nhạy và đảm bảo ngoại hình nh mong muốn. - ở quầy bar nên bày thêm các loại đồ uống đặc sản cũng nh dụng cụ uống riêng cho từng loại rợu để tránh nhầm lẫn khi dùng và cũng phải đào tạo cho nhân viên bar biết cách pha chế đồ uống có chất lợng cao.

Bên cạnh đó muốn nâng cao chất lợng phục vụ khách hàng và thu hút khách thì doanh nghiệp du lịch nói chung và Công ty TNHH Thiên An Nam nói riêng không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng lao động Công ty TNHH Thiên An Nam có những hình thức đào tạo hoạt động nhằm nâng cao chất lợng lao. Trong báo cáo do trình độ có hạn và thời gian nghiên cứu còn hạn hẹp nên em không tránh khỏi sai sót, em kính mong nhận đợc sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo trong bộ môn và Ban giám đốc Công ty TNHH Thiên An Nam.