Đặc điểm và vai trò của bộ máy kế toán trong tổ chức công tác quản lý chi phí doanh nghiệp
MỤC LỤC
SỔ CÁI
Chi phí trong doanh nghiệp là toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật hoá cần thiết mà doanh nghiệp đã bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với Hà Nội Ford, là một doanh nghiệp thương mại nên công tác kế toán tại doanh nghiệp không sử dụng hai tài khoản 621(chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) và tài khoản 622(chi phí nhân công trực tiếp). Riêng TK chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được đề cập trong phần công tác hạch toán xác định kết quả kinh doanh của báo cáo này.
Dựa trên các phiếu chi tiền, phiếu sửa chữa và các chứng từ liên quan khác, hàng ngày kế toán viên tiến hành vào sổ kế toán, lên Sổ chi tiết tài khoản chi phí sản xuất chung. Trên cơ sở Sổ chi tiết này, đến cuối tháng kế toán sẽ lập Sổ Cái TK 627 và Bảng cân đối số phát sinh các tiểu khoản của tài khoản Chi phí sản xuất chung. Dựa trên các chứng từ nhập, xuất xe, phụ tùng và các Sổ sách liên quan tới chi phí sản xuất chung, kế toán viên sẽ lập các Bảng Phân Bổ chi phí sản xuất chung cho từng loại hoạt động, từ đó tính ra giá vốn của từng nghiệp vụ tạo doanh thu.
_ Với nghiệp vụ bán xe: chi phí sản xuất chung tính cho mỗi xe được tính căn cứ vào các phiếu chi liên quan tới quá trình bán xe đó, như phiếu chi tiền in đề can dán đuôi xe…. Chi phí hoạt động tài chính là những chi phí đầu tư tài chính ra ngoài doanh nghiệp nhằm mục đích sử dụng hợp lý các nguồn vốn, tăng thêm thu nhập và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Khi nhận được các hoá đơn thanh toán như hoá đơn thanh toán tìên điện thoại, hoá đơn mua đồ dùng văn phòng hay các hợp đồng quảng cáo, hợp đồng bán xe có điều khoản về chi tiền môi giới hoa hồng bán xe… kế toán phân loại các chứng từ liên quan tới chi phí bán hàng và phản ánh vào Sổ chi tiết tài khoản 641.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp, mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Khi nhận được các hoá đơn thanh toán như hoá đơn thanh toán tìên điện thoại, hoá đơn mua đồ dùng văn phòng phục vụ công tác quản lý hoặc Bảng tính lương nhân viên quản lý, kế toán phân loại các chứng từ liên quan tới chi phí bán hàng và phản ánh vào Sổ chi tiết tài khoản 642.
KINH DOANH TẠI HÀ NỘI FORD
Đánh giá công tác hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Hà Nội Ford
Như vậy có thể nói rằng hệ thống tài khoản của Hà Nội Ford được xây dựng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, việc chi tiết các tiểu khoản tương đối thuận tiện trong sử dụng và phù hợp với đặc thù của bản thân doanh nghiệp. Theo quy định của Chế độ kế toán hiện hành thì Hà Nội Ford cũng phải lập và công khai 4 báo cáo tài chính bắt buộc là Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính trước ngày 31/03 của năm kế tiếp. Bên cạnh những báo cáo bắt buộc theo quy định của Bộ tài chính thì phòng kế toán còn có nhiệm vụ cung cấp cho Ban lãnh đạo của công ty các báo cáo kế toán quản trị, chẳng hạn như cuối mỗi tháng, kế toán trưởng phải hoàn thành và trình lên Giám Đốc Bảng tổng hợp doanh thu, Bảng tổng hợp chi phí của tháng đó.
Phần mềm kế toán này có vai trò hết sức quan trọng, nó trợ giúp đắc lực cho công tác kế toán, tránh được các sai sót cơ học của kế toán thủ công, đồng thời có thể nhanh chóng đưa ra các bảng tổng hợp, sổ kế toán, báo cáo kế toán tại bất kỳ thời điểm nào nếu Ban lãnh đạo công ty yêu cầu. _ Hệ thống sổ kế toán phản ánh doanh thu, chi phí và xác định kết quả được thiết kế hợp lý, vừa tạo điều kiện cho công tác kế toán được dễ dàng, vừa cung cấp được đầy đủ và chính xác thông tin cho nhà quản trị. Tóm lại, công tác kế toán tại Hà Nội Ford nói chung cũng như phần hành hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả về cơ bản đã được thiết kế hợp lý, gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo cung cấp được những thông tin kế toán cần thiết cho Ban giám đốc doanh nghiệp.
_ Khi xác định doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán doanh thu tại Hà Nội Ford không sử dụng tài khoản phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu, mà hạch toán thẳng làm giảm doanh thu của hoạt động đó. Chẳng hạn như chính sách áp dụng với khách hàng mua xe lần 2 là được giảm 3 triệu đồng so với giá bán niêm yết của Ford Việt Nam, kế toán doanh thu đã trừ 3 triệu đồng này làm giảm doanh thu của hợp đồng bán xe đó. _ Hệ thống phản ánh tài khoản doanh thu, chi phí của Hà Nội Ford được chi tiết theo từng loại hoạt động, do đó kế toán viên có thể xác định được kết quả kinh doanh của hoạt động bán xe, hoạt động bán phụ tùng, hoạt động bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa xe.
Một số đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiên công tác hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Hà Nội Ford
Do khoảng cách địa lý nên thường ngày hôm sau phòng kế toán mới nhận được các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của ngày hôm trước, do vậy nguyên tắc hạch toán cập nhật là không thể đảm bảo. Do đó, để thông tin kế toán được kịp thời và cập nhật hơn thì em nghĩ rằng trong thời gian tới, Ban lãnh đạo của Hà Nội Ford nên xem xét áp dụng một hệ thống kế toán máy ở cả 2 chi nhánh và ở hội sở, trong đó máy tính tại hội sở sẽ đóng vai trò là máy chủ điều hành hoạt động của toàn hệ thống. Thứ hai là tuy hệ thống tài khoản phản ánh doanh thu của Hà Nội Ford đã được chi tiết tới cấp hai theo từng loại hình hoạt động, nhưng lại chưa được chi tiết theo từng chi nhánh, điều này dẫn tới việc các thông tin kế toán chưa cung cấp được doanh thu của từng chi nhánh nên khó xác định được chi nhánh nào làm ăn tốt, chi nhánh nào đang gặp khó khăn trong quá trình tiêu thụ xe để có những biện pháp khuyến mãi, hậu mãi phù hợp nhằm kích thích nhu cầu của khách hàng.
Việc phân cấp tài khoản như vậy không những tạo điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán máy cho toàn hệ thống, mà còn giúp cung cấp cho Ban lãnh đạo có được thông tin chính xác về tình hình doanh thu của từng chi nhánh tại bất kỳ thời điểm nào. Thứ tư, về việc thu hồi các khoản nợ của Hà Nội Ford: Như đã trình bày trong phần giới thiệu tổng quan về công ty, chúng ta biết rằng khách hàng của Hà Nội Ford chủ yếu là những đối tượng có khả năng thanh toán cao, tuy vậy điều đó cũng không đảm bảo chắc chắn rằng các khoản phải thu của công ty là luôn luôn thu hồi đúng hạn. Hệ thống tài khoản đã được chi tiết theo từng khoản mục chi phí, tương ứng với các hoạt động tạo doanh thu, do đó góp phần đắc lực vào việc xác định kết quả kinh doanh của đơn vị được dễ dàng và chính xác hơn.
Tuy hiện nay hệ thống tài khoản của Hà Nội Ford đã được chi tiết tương ứng với các hoạt động tạo doanh thu, nhưng cũng như các tài khoản phản ánh doanh thu thì hệ thống các tài khoản phản ánh chi phí của Hà Nội Ford chưa được chi tiết theo từng chi nhánh, dẫn tới việc hạch toán xác định kết quả kinh doanh của từng chi nhánh là khó thực hiện được. Vì vậy trong thời gian tới, để thông tin kế toán thực sự trở thành công cụ đắc lực, giúp cho Ban lãnh đạo nắm được tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình một cách nhanh và chính xác nhất thì đơn vị nên xem xét xây sựng lại hệ thống tài khoản sao cho vừa giúp hạch toán chi phí kinh doanh theo từng chi nhánh, vừa hạch toán được chi phí theo từng hoạt động tạo doanh thu, tạo điều kiện dễ dàng hơn cho việc xác định kết quả kinh doanh của từng chi nhánh theo từng loại hoạt động. Thứ hai, về chi phí tiền lương của nhân viên bộ phận sửa chữa: Hiện tại, chi phí này đang được doanh nghiệp hạch toán vào chi phí sản xuất chung của hoạt động sửa chữa xe, từ đó hạch toán vào giá vốn của hoạt động sửa chữa.