Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Mô hình hoạt động

Với đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp, có chuyên môn sâu về các công nghệ then chốt, đồng thời vững về quy trình nghiệp vụ, trung tâm phát triển phần mềm tạo ra nhiều sản phẩm phần mềm có tính ứng dụng cao và đem lại giá trị sử dụng đích thực cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước. Với mong muốn đem những ưu thế vượt trội của CNTT thay thế các thao tác nghiệp vụ thủ công, tiếp cận các phương pháp quản lý hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất và kinh doanh, vì vậy đội ngũ nhân viên phần mềm của AI không ngừng nâng cao trình độ, đưa ra những giải pháp và hướng phát triển mới đối với các sản phẩm phần mềm của mình nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.

II Về phòng phần mềm và định hướng đề tài

II Phát triển một Hệ thống thông tin quản lý

Mục đích của giai đoạn Đánh giá yêu cầu là có được một sự hiểu biết đầy đủ về các vấn đề, các yêu cầu của người dùng để có thể hình dung được đầy đủ về các vấn đề của dự án, ước lượng được giá thành và thời gian thực hiện. Giai đoạn Thiết kế Logic có mục đích xác định tất cả các thành phần logic của Hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mục đích của giai đoạn này là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng với những thay đổi có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng.

Vấn đề cần thực hiện là phải mã hóa thông tin sao cho có thể nhận diện một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn một đối tượng trong một tập hợp các đối tượng cùng loại, tiết kiệm bộ nhớ và thời gian xử lý. Chính vì vậy, việc sử dụng phương pháp này giúp thu thập được những nội dung cơ bản, khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. Phương pháp nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: Lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình hình tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò nhiệm vụ của các thành viên cũng như hình dạng và nội dung của các thông tin vào, ra.

Mỗi chức năng có tên duy nhất, đơn giản nhưng thể hiện bao quát các chức năng con của nó, phản ánh được thực tế nghiệp vụ và như thế giúp cho việc xây dựng các mô hình dữ liệu được tường minh. Trên thực tế, có rất nhiều thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng của thông tin vào, ra hay các thủ tục xử lý cũng như các phương tiện để thực hiện xử lý… Tất cả những mô tả này sẽ được ghi lại trên các phích vật lý. Trong quá trình thực hiện, do những yêu cầu khách quan và những ràng buộc phức tạp của tổ chức, ta không thể áp dụng một cách máy móc các bước thực hiện trên, nhưng đó là khung thực hiện chung mà ta có thể dựa vào đó để thực hiện có quy trình.

III Tổng quan về ngôn ngữ sử dụng và công nghệ mã vạch

I Bài toán quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân

Ban giám đốc Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân thực hiện việc quản lý của mình dựa trên các báo cáo thống kê của bộ phận bán hàng, kho và kế toán. Định kỳ, bộ phận bán hàng, kho và kế toán có trách nhiệm nộp các báo cáo lên cho Ban giám đốc như: Báo cáo bán hàng theo tháng, doanh thu bán hàng theo tháng, báo cáo hàng tồn kho …Ngoài ra, khi có những sự kiện đặc biệt, Ban. Bên cạnh việc tổng hợp dữ liệu, các bộ phận này còn phải tiến hành phân tích dữ liệu để đưa ra được các dự báo bán hàng cho tương lai, phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc.

Song song với việc ghi sổ nhật ký bán hàng của các nhân viên bán hàng thì bộ phận quản lý kho cũng phải tiến hành ghi ghép lượng sách nhập kho, cũng như xuất bán để xác định lượng tồn trong kho. Tuy báo cáo hàng tồn kho chỉ phải nộp vào cuối mỗi quý, nhưng dữ liệu về sỏch trong kho phải được ghi chộp một cỏch đầy đủ theo từng ngày nhằm nắm rừ tình hình của từng đầu sách (hết hay còn nhiều), từ đó quyết định có nên nhập kho hay không. Dựa trên các số liệu đó mà bộ phận kế toán sẽ tiến hành phân tích và tổng hợp dữ liệu để đưa ra được một bản báo cáo tổng hợp nhất trình lên Ban giám đốc.

Công việc phân tích tổng hợp dữ liệu phải được tiến hành thường xuyên vì Ban giám đốc không chỉ đòi hỏi các báo cáo định kỳ mà còn cả những báo cáo bất thường. Mặt khác, các nhân viên này không thành thạo vi tính, nên để xây dựng được một báo cáo theo đúng nghĩa của nó thường mất khá nhiều thời gian, có khi mất hàng quý, thậm chí đến nửa năm. Từ thực tế như vậy mà Ban giám đốc Nhà xuất bản đã quyết định phát triển hệ thống thông tin quản lý bán hàng và lưu kho cho hoạt động của mình dựa trên ứng dụng của công nghệ mã vạch.

II Phân tích Hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc

- Sách tại cửa hàng đươc nhập trực tiếp từ kho NXB, hoặc có thể do các NB hay đối tác khác ký gửi. - Sách bán ra có chiết khấu thanh toán đối với từng đối tượng khách hàng. Bộ phận kế toán sẽ lấy dữ liệu thống kê từ cửa hàng và kho từ đó lên các báo cáo gửi cho BGĐ; Ví dụ như thẻ kho, báo cáo bán hàng….

Giúp nắm bắt được quy trình làm việc của NXB đặc biệt là bộ 4 bộ phận: BGĐ, Kế Toán, kho và cửa hàng. Phiếu nhập kho Cho biết các thông tin liên quan đến phiếu nhập kho: thời gian nhập, nhà cung cấp, các loại sách nhập…. Phiếu xuất kho Cho biết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ xuất kho: Thời gian xuất kho, các loại sách được xuất.

Nhân viên kho - Quan sát quá trình nhập xuât kho, quá trình ghi sổ của bộ phận kho. Nhõn viờn bỏn hàng - Theo dừi quỏ trỡnh nhập sỏch từ kho, và nhận sách ký gửi từ các nhà cung cấp khác. Nhõn viờn kế toỏn - Theo dừi cỏch thống kờ dữ liệu và lờn bỏo cỏo định kỳ cho BGĐ.

III Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc

Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ. Và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh. Đây là thuật toán đăng nhập, mỗi khi muốn vào sử dụng chương trình người sử dụng phải nhập tên đăng nhập và mật khẩu của mình vào.

Nếu tên đăng nhập và mật khẩu tồn tại trong CSDL thì chương trình sẽ thông báo đăng nhập thành công và phân quyền cho người dùng. Phạm vi các chức năng của chương trình mà người dùng có thể sử dụng tuỳ thuộc vào việc người dùng đăng nhập với loại tài khoản nào. Khi nhập xong thông tin, chương trình sẽ kiểm tra xem mã mới nhập vào đã có chưa, nếu đã có rồi thì chương trình sẽ đưa ra thông báo trùng mã và.

• Nên nhóm các trường thông tin trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng. • Không bắt người dùng phải nhập các thông tin thứ sinh tức là những thông tin có thể được tính toán hoặc suy luận từ các thông tin đã có. Để đăng nhập vào hệ thống, người sử dụng phải điền đầy đủ các thông tin gồm Tên đăng nhập và Mật khẩu rồi nhấn nút đăng nhập.

Lúc này chương trình sẽ kiểm tra thông tin nhập vào có chính xác hay không, trong thời gian chờ chương trình kiểm tra, màn hình sẽ hiện ra một process như hình trên. Tại đây, người dùng có quyền tạo tài khoản, xóa tài khoản của người sử dụng khác trong chương trình.