Giải pháp cải thiện hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng

Kiến thức chung về hoạch định ngân sách 1. Một số định nghĩa cơ bản

• Vai trò và tầm quan trọng của hoạch định ngân sách trong kinh doanh
• Các phương pháp hoạch định ngân sách

Để thực hiện kế hoạch kinh doanh, tổ chức phải xem xét các thủ tục hoạch định phù hợp nhằm xác định những việc cần làm, và thời gian thực hiện, và những công cụ kiểm soát cần thiết (bao gồm kế hoạch ngân sách) nhằm đảm bảo cá thể thực hiện được những kết quả theo dự đoán. Trong tình huống này, họ có thể thực hiện các hành động như rút ngân quỹ từ tài sản ngắn hạn, cụ thể là thu tiền từ khách hàng nhanh hơn, giải phóng tồn kho.., hoặc là thanh lý những tài sản cố định không cần thiết và cuối cùng là vay ngắn hạn.

5.2.4.2 Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Trong thực tế, Vinatex là công ty sản xuất, mô hình kinh doanh khá phức tạp và sử dụng nhiều loại ngân sách cụ thể để phục vụ cho quá trình sản xuất và các quá trình khác của công ty, phương pháp từ trên xuống khá đơn giản với sự tham gia hoạch định của các nhà quản trị câp cao không đủ khả năng tạo ra các ngân sách thực tế, đủ khả năng hướng dẫn các hoạt động của công ty. Với quy tình hoạch định ngân sách này đảm bảo liên kết giữa các kế hoạch ngân sách với chiến lược kinh doanh của công ty, tạo ra sự chuẩn hoá nhằm đơn giản hoá việc hoạch định, thu thập được đầy đủ thông tin, có sự kiểm soát chặt chẽ truớc trong và sau quá trình hoạch định ngân sách.

Chuẩn bị cho hoạch định ngân sách 1 Tìm hiểu về mục tiêu của tổ chức

• Chuẩn hoá hoạch định ngân sách

Để đề cập đến tất cả các khía cạnh kinh doanh, bạn nên gộp cả những thước đo hiệu quả hoạt động phi tài chính trong kinh doanh, như là số lượng những phản hồi phàn nàn hay khen ngợi. Những thành viên của uỷ ban hoạch định ngân sách nên gồm có những nhà quản trị cấp cao từ các bộ phận kinh doanh chủ chốt, kế toán quản lý, và lãnh đạo của tất cả các phòng ban tham gia vào quá trình chuẩn bị ngân sách.

Soạn thảo ngân sách

• Thu thập thông tin để hoạch định ngân sách

Thông thường, các dự đoán này thường được kết hợp với dự đoán của các nhà quản trị Marketing mặc dù trách nhiệm cuối cùng sẽ thuộc về bộ phận chuyên trách về công tác dự đoán. Ngoài ra, một số công ty hỗ trợ cho bộ phận Marketing trong việc dự đoán bằng các cách tiếp cận chính thức khác như phân tích chuỗi thời gian, phân tích tương quan, mô hình toán kinh tế.

Giám sát ngân sách

Một ngân sách được quản lý thích hợp và xem xét nghiêm túc sẽ trở thành một nguồn tài liệu quý giá, hỗ trợ những nhà quản lý cấp cao xác định được các xu hướng, dự báo kết quả cuối năm, và tránh không xảy ra bất cứ những sự cố bất ngờ nào về tài chính. Ta đã hiểu được ngân sách và hoạch định ngân là gì, vai trò và tầm quan trọng của hoạch định ngân sách, tìm hiểu về hai phương pháp hoạch định ngân sách đang phổ biến trong thực tế đó là phương pháp hoạch định từ trên xuống và phương pháp hoạch định từ dưới lên.

Giới thiệu về công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng 1. Quá trình hình thành và phát triển

• Hệ thống tổ chức của công ty Vinatex Đà Nẵng 1. Quy mô tổ chức
• Khái quát về tình hình kinh doanh của công ty 1. Thị trường xuất nhập khẩu

Giám đốc: do tổng công ty dệt may bầu ra và là người chịu trách nhiệm quản lí trong công ty, điều hành, phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty, theo dừi cụng tỏc xõy dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất, cụng tỏc tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh, đảm bảo tính hiệu lực và hoạt động có kết quả. Vậy khả năng thanh toán hiện thời của Vinatex là cao hơn với hai đối thủ, điều này cho ta cảm nhận tổng quan là khả năng trả nợ của công ty là cao hơn, tuy nhiên để có giá trị thông số này cao có thể công ty đã duy trì quá nhiều tài sản ngắn hạn loại tài sản có tính sinh lợi thấp, làm cho công ty bỏ qua một số khả năng sinh lợi tăng thêm so với đối thủ.

Thực trạng về tình hình hoạch định ngân sách

• Quy trình hoạch định ngân sách

Nguyên nhân của lợi nhuận thấp là do giá vốn quá cao (quản trị sản xuất và thu mua chưa tốt),hiệu quả theo quy mô và quản lý chi phí bán hàng kém, chi phí lãi vay quá cao (sử dụng vốn vay không hiệu quả). Nhìn vào 3 biểu đồ hình B.8 và bảng B.7 ta dễ dàng thấy được rằng, hiệu quả hoạt động kinh doanh của Vinatex là tốt hơn so với dệt may hoà thọ nhưng không bằng Việt Thắng. Tuy nhiên do Hoà Thọ và Viêt Thăng thuộc chế độ miễn thuế thu nhập doanh nghiệp của nhà nước theo Nghị định 24/2007/ND-CP ngày 27/03/2007 còn Vinatex thì không, điều này làm cho lợi nhuận sau thuế của hai đối thủ cao hơn. hoạch giao chỉ tiêu. Ngoài ra các mục tiêu là một chỉ tiêu để dánh giá thành tích cuối năm, đây là chỉ tiêu đạt được kế hoạch trong năm. Vào cuối mỗi năm tài chính, thông qua việc đạt được các kế hoạch trong năm thì bộ phận quản trị của công ty tiến hành đánh giá và có những điều chỉnh khắc phục những sai sót trong năm cũ để có phương hướng hoạt động tốt hơn trong năm mới. Trách nhiệm hoạch định ngân sách. Việc hoạch định ngân sách được chịu trách nhiệm bởi phòng kế toán tài chính đứng đầu là kế toán trưởng ông Trần Văn Tiến. Phòng kế toán tài chính có trách nhiệm thu thập thông tin, lập kế hoạch ngân sách, xin xét duyệt bởi Tổng Giám Đốc ông Nguyễn Ngọc Trí. Vai trò của Tổng giám đốc trong hoạch định ngân sách của công ty là đưa ra mức lợi nhuận mong muốn đạt được trong năm và có trách nhiêm xét duyệt đóng dấu tạo tính hợp pháp cho kế hoạch ngân sách của công ty. Việc đưa ra mức lợi nhuận mong muốn phụ thuộc vào nhiều yếu tố: mức doanh thu dự báo trong năm, thực trạng của nền kinh tế, mong muốn của cổ đông, và năng lực của công ty. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có trách nhiệm dự báo doanh thu trong năm tơi, đây là cơ sở để tiến hành hoạch định ngân sách trong năm. Ngoài phòng kinh doanh xuất nhập khẩu các phòng ban khác trong công ty cũng có trách nhiệm hổ trợ cho phòng kế toán khi tiến hành hoạch định ngân sách. Quy trình hoạch định ngân sách. Vào cuối năm kế toán, thàng 12 hàng năm. Phòng kế toán tiến hành lên các kế hoạch ngấn sách cho năm sau. Đến đầu tháng 1 năm sau thì hoàn thành xin xét duyệt và trình lên ngân hàng cho vay. Phòng kế toán xác định mục tiêu hoạch định ngân sách là để nộp kế hoạch cho ngân hàng theo yêu cầu để được vay vốn. Do vậy kế hoạch ngân sách được soạn theo mẫu ngân sách của ngân hàng. Cũng có thể nói tại Vinatex không thực hiện hoạch định ngân sách là chính xác. Quy trình lên các kế hoạch ngân sách của công ty chua phải là một quy trình hoạch định ngân sách thực sự, đó chỉ là quy trình thu thập số liệu dự đoán cho năm sau và được sắp xếp tính toán sau đó nhằm cho ra các kế hoạch vay vốn hết sức đơn giản. Về quy trình hoạch định ngân sách của công ty:. Thu thập thông tin:. Phòng kế toán tổng hợp thông tin từ các phòng ban khác để làm cơ sở hoạch định ngân sách. Dự báo doanh số:. Trách nhiệm dự báo doanh số cho kỳ kế toán tiếp theo thuộc trách nhiệm của phòng Kinh Doanh XNK. Dựa trên cơ sở doanh thu năm cũ, phân tích tình hình kinh tế năm tiếp theo và các yếu tố khác như năng lực sản xuất, các đơn đặt hàng đã có, số lượng các khách hàng quan hệ lâu dài ổn định. Phòng Kinh Doanh XNK đưa ra doanh số dự báo cho năm sau, và doanh số dự báo trong năm sau chỉ đơn giản là sẽ tăng bao nhiêu phần trăm so với năm trước,doanh thu dự báo năm 2009 là tăng 20% so với năm 2008. Sau khi đã hoàn thành việc dự báo, phòng KDXNK có trách nhiệm đưa các số liệu đã dự dự báo và giải trình với Giám Đốc. Giám đốc xem xét lại nếu không có gì sai xót thì sẽ ký và đóng dấu thông qua, còn có sai sót thì sẽ trả lại để phòng KDXNK điều chỉnh cho đến khi hoàn thành. Dự báo doanh số được thông qua bởi Giám Đốc sẽ được chuyển qua phòng kế toán. Doanh số được dự báo theo từng loại doanh thu cụ thể. Theo số liệu doanh thu năm ngoái, tỷ lệ tăng trưởng doanh thu các năm đã qua và tình hình kinh tế trong năm đến thì phòng Kinh Doanh XNK có thế đưa ra con số tổng doanh thu trong năm đến. Để đưa ra doanh số dư báo chi tiết thì phòng kế toán dựa trên các cơ sở như là số liệu về tỷ lệ các loại doanh thu và sự chuyển dịch trong cơ cấu doanh thu qua các năm, cơ cấu doanh thu mong muốn trong năm tới. Để có được doanh thu dự báo cho các quý phòng kế toán lấy doanh thu tổng trong năm chia đều ra cho 4 quý, để đơn giản hóa công ty đã bỏ qua yếu tố mùa vụ. Trong thực tế không thể xảy ra việc 4 quý trong năm công ty đều thu được những khoản doanh thu như nhau. ĐVT: Triệu đồng. CHIA RA CÁC QUÝ TT CHỈ TIÊU. VAT) QUÝ I QUÝ II QUÝ III QUÝ IV. Một số vai trò của ngân sách đã bị bỏ qua là: vai trò hoạch định và kiểm soát hoạt động của tổ chức,điều phối các hoạt động của những nhà quản lý và những bộ phận khách nhau, đồng thời đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn, phân quyền chi tiêu và xác lập mục tiêu doanh thu, vai trò là thước đo để giám sát những hoạt động thực tế, ngân sách là cách để tổ chức có thể thu thập thông tin nhằm đánh giá mức độ tiến triển và thích ứng của kế hoạch kinh doanh thống nhất khi xem xét thực tế hoạt động.

Phương hướng giải quyết các vấn đề

Đối với phương pháp từ trên xuống, do tính áp đặt mục và phân bổ tiêu lên các hoạt động các bộ phận của công ty làm mất khả năng hướng dẫn hoạt động của các kế hoạch ngân sách, làm các kế hoạch ngân sách trở thành các bảng mục tiêu đơn giản. - Việc thu thập thông tin, dưa ra các dự báo để lập ngân sách cần sự than gia đóng góp của nhiều nguời từ các bộ phận khác nhau, nhằm giảm bớt sai sót do tính chủ quan, cá nhân trong dự báo và thu thập thông tin.

Giải pháp xây dựng quy trình hoạch định ngân sách bằng phương pháp từ dưới lên

• Lý do và tầm quan trọng của giải pháp 1. Lý do

Đi đôi với phương pháp hoạch định từ dưới lên là quy trình hoạch định được đề xuất trong cuốn sách Managing Budgets của Sephen Brookson bao gồm ba bước hoạch định ngân sách như sau: Chuẩn bị hoạch định ngân sách, Viết kế hoạch ngân sách, Giám sát ngân sách. Trong khi hoạch định ngân sách với phương pháp từ dưới lên mang lại nhiều lợi ích như: đưa mục tiêu chiến lược công ty đến từng bộ phận trong tổ chức, cung cấp các chỉ dẫn để đạt được các mục tiêu này, tạo sự giám sát các chi phí hoạt động hiệu quả, tạo sự liên kết toàn bộ tổ chức với mục tiêu chung của tổ chức.

3.1.1.1 Đánh giá tình hình kinh doanh hiện tại

• Bước II:Soạn thảo ngân sách
• Bước III: Giám sát ngân sách

Quyết định đỏnh giỏ giỏ cần nờu rừ mục tiờu của việc đỏnh giỏ là nhằm xỏc định hiệu quả các hoạt động hiện tại của công ty là chênh lệch như thế nào so vơi kỳ vọng trong tương lai để lập ngân sách điều chỉnh, cũng như so sánh hiệu quả của hoạt động với các đối cạnh tranh và tác động của môi trường lên hoạt động, công việc của chuyên gia tài chính trong ủy ban là diễn giả quy trình đánh giá:đánh giá cái gì?, lý do đánh giá?, ai. Chiến lược dẫn đạo chi phí là tổng thể các hành động nhằm cung cấp các sản phẩm hay dịch vụ có các đặc tính được khách hàng chấp nhận với chi phí thấp nhất trong mối quan hệ với tất cả các đối thủ cạnh tranh.1 Nói cách khác, chiến lược dẫn đạo chi phí dựa trên khả năng của doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hay dịch vụ với mức chi phí thấp hơn đối thủ cạnh tranh.