Quản lý khách hàng tại Elcom Corp
MỤC LỤC
Bài toán quản lý khách hàng
Các doanh nghiệp và chính phủ không chỉ cạnh tranh với các doanh nghiệp trong một quốc gia mà còn cạnh tranh với các doanh nghiệp, chính phủ ở khắp nơi trên thế giới. Vì thế dể tồn tại và phát triển mục tiêu mà các doanh nghiệp hướng đến đầu tiên là nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Khách hàng chủ yếu của công ty Elcom là các doanh nghiệp viễn thông (VNPT, VMS Mobiphone, GPC Vinaphone, ViettelMobile…), các tổ chức chính phủ (tập đoàn điện lực Việt Nam, Bộ Giao thông vận tải, Cục đường bộ Việt Nam…), ngân hàng và các tổ chức kinh doanh (Techcombank, VBARD, các khu công nghiệp.).
Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty, nhân viên phòng kinh doanh sẽ tập hợp các yêu cầu của khách hàng và gửi đến các bộ phận liên quan để từ đó có thể đưa ra các giải pháp phù hợp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất. Sau khi hợp đồng được ký kết, nhân viên phòng kinh doanh sẽ tiến hành theo dừi quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng với khỏch hàng, tiến hành cỏc giao dịch liờn quan đến hợp đồng đó. Hiện nay việc quản lý thông tin khách hàng tại công ty được thực hiện bằng tay với sự hỗ trợ của các bộ công cụ văn phòng như MS Word, Excel, chưa sử dụng một phần mềm quản lý khách hàng nào.
Phần mềm quản lý khách hàng sẽ hỗ trợ nhân viên trong việc quản lý thông tin về khách hàng, hỗ trợ dịch vụ sau bán hàng từ đó họ có thể thực hiện công việc một cách dễ dàng, nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Phần mềm giúp cung cấp cho nhà lãnh đạo các báo cáo tổng hợp số lượng hợp đồng được ký kết với khách hàng, kết quả thực hiện các giao dịch với khách hàng để từ đó xác định được tình hình phát triển của công ty, giúp nhà lãnh đạo đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY ELCOM
Phân tích hệ thống
Sau khi phân tích yêu cầu của người sử dụng ta nhận thấy phần mềm cần có 4 chức năng chính: Quản lý khách hàng, Quản lý hợp đồng, Quản lý giao dịch và Tổng hợp – báo cáo. - Chức năng quản lý khách hàng gồm các công việc: cập nhật thông tin khỏch hàng, theo dừi tỡnh trạng khỏch hàng và tỡm kiếm cỏc thụng tin về khỏch hàng khi có yêu cầu. - Chức năng quản lý hợp đồng gồm các công việc: cập nhật hợp đồng, theo dừi quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng và tỡm kiếm thụng tin về hợp đồng.
- Chức năng quản lý giao dịch gồm các công việc: cập nhật giao dịch, theo dừi cỏc giao dịch và tỡm kiếm giao dịch. Ở giữa là phần mềm Quản lý khách hàng, xung quanh là các nguồn hoặc đích đến của thông tin khách hàng, nhân viên và nhà quản lý. Phần mềm có 4 chức năng chính là Quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng, quản lý giao dịch và tổng hợp, báo cáo.
Dữ liệu vào và ra được lưu trong các kho dữ liệu: hồ sơ khách hàng, cơ sở dữ liệu hợp đồng, cơ sở dữ liệu giao dịch. Khi khách hàng quyết định ký hợp đồng với công ty nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành cập nhật các thông tin về hợp đồng (tên khách hàng, ngày ký kết, giá trị hợp đồng…) vào cơ sơ dữ liệu của phần mềm. - Quản lý khách hàng gồm các chức năng cập nhật thông tin khách hàng, theo dừi khỏch hàng và tỡm kiếm thụng tin khỏch hàng.
- Quản lý hợp đồng gồm cỏc chức năng cập nhật hợp đồng, theo dừi tình trạng hợp đồng và tìm kiếm các thông tin về hợp đồng. - Quản lý giao dịch gồm cập nhật thụng tin về cỏc giao dịch, theo dừi các giao dịch và tìm kiếm thông tin về các giao dịch. - Hợp đồng gồm các thuộc tính: số hợp đồng, mã khách hàng, mã sản phẩm, giá trị hợp đồng, ngày ký, ngày kết thúc.
- Giao dịch có các thuộc tính: mã giao dịch, mã khách hàng, mã nhân viên, nội dung giao dịch, ngày bắt đầu, ngày kết thúc. - Mỗi một sản phẩm của công ty có thể bán cho nhiều khách hàng nên một sản phẩm có thể nằm trong các hợp đồng khác nhau. Giao diện vào/ra không những đẹp, hợp lý mà còn phải giúp người sử dụng thực hiện tốt hơn, dễ dàng hơn công việc của họ.
Thanh menu chính của chương trình gồm các menu con: hệ thống, quản lý danh mục, tìm kiếm, báo cáo và trợ giúp. Menu Quản lý danh mục gồm: Quản lý danh mục khách hàng, quản lý danh mục hợp đồng, Quản lý danh mục giao dịch, Quản lý danh mục sản phẩm, Quản lý danh mục nhân viên.
