Báo cáo về đánh giá, phòng ngừa gian lận trong hệ thống kiểm soát nội bộ

ĐỊNH NGHĨA VỀ GIAN LẬN VÀ SAI SểT

Do vậy, điều rất quan trọng là DN phải xây dựng được chính sách thích hợp, thỏa đáng về đánh giá, đào tạo, thăng chức và đối đãi nhân sự để có được những nhân viên có năng lực, đáng tin cậy trong việc tạo nên sự kiểm soát có hiệu quả. Khi tổ chức (thường là do nhân viên hành động với tư cách của tổ chức) gian lận, lợi ích thu được thường là trực tiếp dưới hình thức doanh thu hoạt động tài chính, hay một hình thức khác.

CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU VỀ GIAN LẬN

Sau đó, các năm 2002, 2004, 2006, 2008, ACFE tiếp tục các cuộc nghiên cứu về gian lận trên qui mô toàn Mỹ với phương pháp tương tự năm 1993, tức là tổng hợp nguồn thông tin từ thành viên của tổ chức ACFE nhưng với một mục tiêu khác: tập trung vào phân tích cách thức tiến hành gian lận từ đó giúp các nghề nghiệp đưa ra biện pháp ngăn ngừa và phát hiện gian lận trên báo cáo tài chính (BCTC). Tuy nhiên, do công trình nghiên cứu về gian lận của ACFE chỉ đưa ra số liệu thống kê về những thiệt hại của gian lận trên báo cáo tài chính bị phát hiện, nên nhiều nhà nghiên cứu cho rằng khó để xác định được thiệt hại thật sự, bởi lẽ không phải tất cả các trường hợp gian lận đều bị phát hiện, không phải mọi trường hợp gian lận được phát hiện đều được báo cáo và không phải tất cả gian lận đã báo cáo đều bị khởi tố theo đúng pháp luật.

KẾT QUẢ NGUYÊN CỨU VỀ GIAN LẬN THEO CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CỦA ACFE

Tuy nhiên dù không thể xác định chính xác mức độ thiệt hại, nhưng một điều không thể chối cãi là: Đối với đa số chúng ta, không ai sẵn sàng chi trả cho những chi phí gian lận, hay nói cách khác là không chấp nhận chúng như là một phần của chi phí sản xuất, kinh doanh. -Tham ô: Xảy ra khi nhân viên hay người quản lý lợi dụng trách nhiệm và quyền hạn của họ, làm trái các nghĩa vụ đã được họ, làm trái các nghĩa vụ đã được họ được cam kết với tổ chức, để làm lợi cho bản thân hay đứa thứ ba.

Gian lận theo loại hình và quy mô tổ chức

Kết quả cho thấy, gian lận ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ là cao nhất, gần 38% trường hợp gian lận xuất hiện trong các doanh nghiệp nhỏ ( có ít hơn 100 nhân viên) và gồm 40% công ty tư nhân. Nguyên nhân do các doanh nghiệp nhỏ thường cho phép kiêm nhiệm nhiều chức năng và dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau, do vậy kiểm soát thường không chặt chẽ.

Người phát hiện gian lận

Đối thủ cạnh tranh Nặc danh Chủ sở hữu nNhà cung cấp Khách hàng Nhân viên.

ĐẶC ĐIỂM, SAI PHẠM Cể THỂ XẢY RA VÀ MỤC TIấU KIỂM SOÁT .1 Đặc điểm tiền lương và các hình thức trả lương

Tuy nhiên hình thức này có nhược điểm là việc tính toán phức tạp, và nếu không gắn với chất lượng, người lao động thường sẽ có xu hướng chạy theo số lượng mà không quan tâm đến chất lượng sản phẩm/công việc hay lợi ích chung của toàn đơn vị (thí du bộ phận bán hàng có thể cố gắng bán thật nhiều nhưng khoản nợ khó đòi tăng lên; hoặc bộ phận sản xuất khai thác kiệt quệ máy móc để làm nhanh và nhiều sản phẩm bất chấp chi phí sửa chữa, bảo trì tăng lên sau này). =>Trong ba mục tiêu kiểm soát nói trên, thì mối quan tâm hàng đầu của nhàquản lý là hướng vào mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động.Mức lương đơn vị trả phải đủ cao để tuyển dụng và giữ được những laođộng giỏi, nhưng đồng thời chi phí tiền lương cũng phải hợp lý để duy trìsức cạnh tranh của đơn vị so với các đối thủ trên thị trường.

CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG

• Những thủ tục kiểm soát cụ thể .1 Xây dựng chính sách tiền lương

Mặc dù công tác kế toán chi liên quan tới khâu tính lương và trả lương chongười lao động nhưng thực tế là các công việc khác ( như tuyển dụng, sử dụnglao động, khen thưởng và kỷ luật lao động .. ) của đơn vị cũng phải chịu sự chiphối của pháp luật và một số quy định nội bộ. Mục tiêu này nhấn mạnh đến khía cạnh tuân thủ trong chu trình tiền lương. =>Trong ba mục tiêu kiểm soát nói trên, thì mối quan tâm hàng đầu của nhàquản lý là hướng vào mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động.Mức lương đơn vị trả phải đủ cao để tuyển dụng và giữ được những laođộng giỏi, nhưng đồng thời chi phí tiền lương cũng phải hợp lý để duy trìsức cạnh tranh của đơn vị so với các đối thủ trên thị trường. 6.2 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI CHU TRÌNH TIỀN. 6.2.1.1 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng khác nhau. Điều này nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận vi nếu bồ trí một cả nhân/bộ phận nắm giữ nhiều chức năng thì họ có thể lạm dung. Vì thế, dơn vị có thể tổ chức đội ngũ nhân viên tách biệt thành các bộ phận sau đây :. - Bộ phận nhân sự: chịu trách nhiệm tuyển dụng, ký hợp đồng lao động và quán lý hồ sơ lao động. - Bộ phận sử dụng lao động: quân sự lao động và chấm công. - Bộ phận tính lương: tính lương và các khấu trừ có liên quan, lập bảng thanh toán lương nhằm theo dừi chặt chẽ những biến động của chi phớ tiền lương. - Bộ phận trả lương: phát lương cho người lao động và kiểm soát chặt chẽ các khoản tiền lương người lao động chưa nhận. Các biện pháp kiểm tra bao gồm:. a) Kiểm soát các đối tượng sử dụng. Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng cho từng nhân viên. Mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có riêng mật khẩu và chỉ được phép truy cập vào phần của mình. Đối tượng sử dụng bên ngoài: Thiết lập mặt nạ bạn không thể tiếp cận hoặc truy cập vào hệ thống thông tin và vào chu trình này. b) Kiểm soát dữ liệu. Nhập liệu càng sớm càng tốt. Sao lưu dữ liệu để dự phòng bất trắc.  Kiểm soát ứng dụng a) Kiểm soát dữ liệu. Kiểm soát hợp lệ tính toán, hợp pháp của các chứng từ. Kiểm tra duyệt duyệt trên các chứng từ. b) Kiểm soát quá trình nhập liệu. Tiếp theo , nhân viên này sẽ tính các khoản khấu trừ vào tiền lương của người lao động như BHXH, BHYT, BHTN , thuế TNCN và các khoản phải thu người lao động ( nếu có ), như thu về bồi thường thiệt hại, thu về tạm ứng .. Bảng thanh toán lương sẽ được lập ra, bao gồm các thông tin trên, được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. Quá trình tính lương và các khoản khấu trừ có vai trò quan trọng trong việc xác định thu nhập mà người lao động được hưởng, cũng như chi phí tiền ) lương sẽ được kế toán ghi nhận và lập báo cáo.

Giám sát

Những than phiền từ khách hàng về sự không trung thực của những nhõn viờn hay chất lượng cụng việc cú được điều tra rừ ràng và xử lý thỏa đáng không ?. Bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty có kiểm tra việc tuân thủ các quy định trong quá trình tuyển dụng , đề bạt , khen thưởng và kỷ luật không ?.

Sai phạm thường gặp đối với tiền

- Ghi chép các khoản thu tiền sai niên độ, sai số tiền, sai số lượng, ghi chép thiếu sót hoặc trùng lắp các nghiệp vụ thu tiền. - Chi trả cho các khoản chi phí, khoản mua hàng không có thực, không được phê duyệt, không phù hợp với chính sách của đơn vị.

Mục tiêu kiểm soát đối với tiền

- Số tiền tồn quỹ thực thế sai lệch so với sổ sách và báo cáo. - Tiền tồn quỹ quá ít dẫn đến thiếu hụt tiền khi cần hoặc quá nhiều làm giảm khả năng sinh lời.

CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI THU, CHI VÀ TỒN QUỸ .1 Các thủ tục kiểm soát chung đối với tiền

- Tổ chức đội ngũ nhân viên thu nợ, chẳng hạn như phân nhóm khách hàng cụ thể cho từng nhân viên thu nợ, huấn luyện kĩ nợ thu nợ và chính sách thu hồi nợ của đơn vị, hoán chuyển nhõn viờn thu nợ… Dựa trờn Bảng theo dừi cụng nợ, từng nhõn viờn thu nợ lập kế hoạch thu nợ. Khi nhận được hóa đơn, cần kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn với các chứng từ khác như đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho… để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng đã được xét duyệt , số lượng, chất lượng hàng, giá cả đúng theo thỏa thuận cuối cùng giữa hai bên.

MỘT SỐ GIAN LẬN THƯỜNG GẶP ĐỐI VỚI TIỀN VÀ CÁC BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT PHÙ HỢP

Đơn vị cần có quy định phân cấp ký duyệt các khoản chi, chẳng hạn các khoản chi vượt quá một giá trị nào đó thì cần nhiều người xét duyệt hơn, áp dụng thủ tục song ký, chẳng hạn phải được ký duyệt bởi kế toán trưởng/ giám đốc tài chính và tổng giám đốc. Hầu như bất kì ai liên quan đến chu trình thu tiền của đơn vị cũng đều có thể thực hiện thủ tục skimming, cụ thể là những người nhân tiền trực tiếp từ khách hàng như nhân viên bán hàng hay thu ngân, đặc biệt là nhân viên kiêm việc thu tiền và khi sổ khoản thu này từ khách hàng.