Tầm quan trọng của ERP đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
MỤC LỤC
Triển khai ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp .1 Xác định mục tiêu và phạm vi
Một cách cụ thể, đây là giai đoạn phân tích sự khác biệt giữa những quy trình trên hệ thống ERP đã lựa chọn, được tích lũy từ những kinh nghiệm thực tế tốt nhất trên thế giới (best practices), với những quy trình xuyên suốt mô hình hoạt động hiện tại và định hướng mô hình trong tương lai của doanh nghiệp. Công nghệ ERP hiện tại đang hướng sự phát triển vào thị trường tầm trung, khuyến khích các doanh nghiệp cảm thấy đủ khả năng triển khai một giải pháp ERP hàng đầu bằng cách tạo ra một phân hệ tiền cấu hình ERP tùy chỉnh cho một ngành cụ thể - một nguyên mẫu phần mềm sản xuất cho nhà sản xuất ERP - nhu cầu chỉnh sửa sẽ giảm xuống, và như thế giữ được chi phí thấp. Nhà cung cấp giải pháp sẽ tổ chức các buổi huấn luyện sử dụng cho doanh nghiệp, cụ thể là cho ban giám đốc, các nhân viên tác nghiệp then chốt (key users), nhân viên quản trị hệ thống về mô hình tổ chức thông tin, quy trình xử lý thông tin, khả năng của các chương trình, cách tổ chức đảm bảo thông tin, các yếu tố ảnh hưởng và cách khai thác hệ thống.
Xu thế ứng dụng ERP đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam
Nhờ thiết lập quy trình ERP, công ty có thể thiết lập kế hoạch mua hàng phù hợp tuyệt đối với kế hoạch sản xuất của công ty, đồng thời cắt giảm chi phí tồn kho và xác định nhanh chóng hiệu quả sản xuất của công ty. Sau khi áp dụng hệ thống ERP, chuỗi công việc giữa các phòng ban chức năng của công ty gần như không còn nữa và luôn được nhìn nhận và xem xét một cách tổng thể và xuyên suốt, hệ thống hơn 65000 điểm bán hàng của công ty cũng được quản lý theo quy trình đã được phân tích và chuẩn hóa. Tóm lại, qua tình hính ứng dụng và phát triển ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam như trên, có thể thấy rằng việc áp dụng ERP là xu thế tất yếu của các doanh nghiệp đang trên đà phát triển tại Việt Nam trên bất kỳ lĩnh vực nào, đảm bảo cho sự hội nhập quốc tế và phát triển dài hạn của các doanh nghiệp.
MỐI QUAN HỆ GIỮA ERP VÀ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
Tác động của ERP đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Robertson và Gatignon (1986), Hitt và Brynjolfssom (1996) lại đưa ra một hướng khác khi xem xét nghịch lý năng suất, đó là quy mô sẽ gia tăng khi có sự cải thiện về hiệu quả của công nghệ thông tin, doanh nghiệp sẽ có được thu nhập tài chính đáng kể hơn khi giảm được giá thành trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt bởi các đối thủ cùng ngành khác. Việc kiểm soát các hạn mức về các mục doanh thu, lợi nhuận, chi phí, tồn kho, công nợ… được tiến hành một cách có hiệu quả hơn trước đi kèm với việc tối ưu hóa các nguồn lực của doanh nghiệp như nguyên vật liệu, máy móc thi công, nhân công… ứng dụng cả trong sản xuất, kinh doanh và dịch vụ. Các quy trình được tích hợp một cách xuyên suốt, các cách biệt giữa các mắt xích trong chu trình làm tăng khả năng trọng tâm hóa công tác quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp (quản lý nhân sự, R&D, tài chính – kế toán, bán hàng và quản lý bán hàng, sản xuất, quản trị sản xuất…) vào cùng một hệ thống.
Bằng chứng thực nghiệm về mối quan hệ giữa ERP và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Việc áp dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc các hoạt động của doanh nghiệp được tổ chức lại một cách chuyên nghiệp, cải thiện được chất lượng sản phẩm, tiết kiệm toàn bộ chi phí, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp và cải thiện khả năng phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính kế toán, quản lý mua hàngbán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence - BI). Theo Ông Trương Phú Chiến, Chủ Tịch HĐQT công ty Bibica cho biết hai yếu tố cơ bản giúp triển khai ERP thành công đó là: năng lực nhà triển khai ERP và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp cho hệ thống ERP.
KIỂM ĐỊNH TÁC ĐỘNG ĐỐI VỚI HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG DOANH NGHIỆP CỦA CÁC CÔNG TY ERP
Mẫu và dữ liệu
Sau khi nghiên cứu 50 công ty và sử dụng các công cụ bao gồm phần mềm S-Pro của công ty chứng khoán SME Securities, phầm mềm StockPro 3.0, MetaStock 10 chúng tôi đã tìm thấy báo cáo tài chính của 38 công ty được thực hiện từ năm 2005 đến năm 2010. Trong lần xử lý dữ liệu cuối cùng này chúng tôi tiến hành loại bỏ các công ty có báo cáo tài chính dưới 3 năm, các công ty có thời gian thực hiện ERP trước năm 2005 và sau năm 2009 vì không có báo cáo trước hoặc sau thời điểm triển khai ERP, thông tin thiếu minh bạch hay dữ liệu không đáng tin cậy, các tình trạng bất thường (đã liệt kê ở trên) đều bị loại bỏ. Bên cạnh đó chúng tôi bằng các phương tiên truyền thông đã cố gắng liên lạc với các công ty để xác định lại một lần nữa các công ty có thực hiện ERP hay không, đã hoàn thành hay không và xác định thời điểm hoàn thành ERP.
Những hạn chế mô hình
Những công ty lớn và có chỉ số sức khỏe tài chính không tốt có thể kì vọng đạt được hiệu quả hoạt động tốt hơn những đối tác lớn và có chỉ số tài chính tốt. Thêm vào đó, những công ty nhỏ và có chỉ số sức khỏe tài chính tốt có thể đạt được lợi nhuận lớn hơn trong tương lai khi thực hiện ERP hơn là những công ty nhỏ và có chỉ số sức khỏe tài chính xấu, cơ bản bởi vì những công ty nhỏ và có chỉ số sức khỏe tài chính không tốt có thể có được các nguồn lực cần thiết hoàn tất việc sát nhập và chiếm thị phần lớn hơn trên thị trường. Từ khẳng định này của chúng tôi, các công ty có thể đưa ra hướng đi phù hợp cho công ty mình xem có nên ERP hay không, và làm sao để ERP đạt hiệu quả cao.
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ERP CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VIỆT NAM
Quy mô của các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Doanh nghiệp vừa có số vốn từ 20 - 100 tỷ đồng (tương đương 1 - 5 triệu USD) sử dụng cao nhất 300 lao động; còn doanh nghiệp nhỏ chỉ có vốn nhiều nhất 20 tỷ đồng, sử dụng nhiều nhất 200 lao động… Dù vậy, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt ở khu vực tư nhân có hiệu quả đầu tư khá cao so với các khu vực khác và có những đóng góp quan trọng cho sự phát triển kinh tế của đất nước. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ tạo ra hơn một triệu việc làm mới mỗi năm cho số lao động phổ thông (chưa qua đào tạo); góp phần xóa đói giảm nghèo, tăng cường an sinh xã hội…. Và trong giai đoạn hiện nay, khi nền kinh tế có nhiều khó khăn, tính cạnh tranh cao, bài tóan đặt ra cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa là phải có quy trình sản xuất hoạt động kinh doanh hiệu quả, tiết kiệm được chi phí, nâng cao năng suất… Do đó, thật sự cần có những giải pháp hiệu quả để cải tiến quá trình hoạt động sản xuất, ứng dụng khoa học công nghệ để đạt hiệu quả hoạt động cao hơn.
Thực trạng các doanh nghiệp khi thực hiện triển khai ERP
Dự án giúp tin học hóa toàn bộ các quy trình quản lý kinh doanh của GSG, như mua hàng, bán hàng, kế toán tài chính, quản lý kho, sản xuất và ứng dụng cho toàn bộ văn phòng, chi nhánh của GSG, bao gồm Văn phòng GSG TP HCM, tổng kho, Nhà máy sản xuất khu công nghiệp Mỹ Xuân và chi nhánh Hà Nội. Tại Việt Nam, từ khi ERP bắt đầu được chú trọng đưa vào ứng dụng tới nay, các doanh nghiệp triển khai ERP hầu hết là các doanh nghiệp lớn, có tiềm lực lớn về tài chính và nhân sự, chưa có nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa ứng dụng thành công, do đó chưa tạo ra được những “mô hình”, đúc kết kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khác. Triển khai ERP là một dự án lớn và quan trọng, có nhiều người từ nhiều phòng ban khác nhau tham gia, có thể làm thay đổi quy trình, cách thức quản lý của doanh nghiệp, được thực hiện trong một thời gian dài với nhiều sự thay đổi về nhân sự thực hiện dự án và cũng như đầu bài đặt ra ban đầu.
Giải pháp cho các doanh nghiệp ứng dụng ERP đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể tiếp cận với các nhà cung cấp giải pháp thông qua các buổi giới thiệu sản phẩm, các phương tiện truyền thông để lựa chọn, dựa vào kinh nghiệm tích lũy và nhu cầu của doanh nghiệp để lựa chọn giải pháp thích hợp. Các giải pháp giá cao chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp, có thể do giá cả không tương đương với hiệu quả giải pháp mang lại cho doanh nghiệp do chiến lược bán hàng của nhà cung cấp, cũng có thể các tính năng của giải pháp giá cao không phù hợp với doanh nghiệp, tính năng quá nhiều, quá mạnh, doanh nghiệp không sử dụng hết, gây ra lãng phí. Với những khó khăn đó, để triển khai ERP vào doanh nghiệp thành công, đạt hiệu quả tích cực, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ, cẩn thận về các nguồn lực: tài chính, thời gian, nhân lực…, đồng thời phải có một quy trình thực hiện hoàn chỉnh, đánh giá, xem xét toàn diện và lựa chọn các giải pháp kỹ lưỡng để đưa ra một giải pháp phù hợp.