Hệ thống kế toán quản trị quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Điện Máy và Kỹ Thuật Công Nghệ
MỤC LỤC
Tổ chức hạch toán chi tiết kết quả tiêu thụ
Kết quả tiêu thụ là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và khoản chi phí liên quan đến số sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ gồm: giá vốn hàng bán, chi phí QLDN và chi phí BH. Tất cả các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trên thị trường đều kỳ vọng mang lại lợi nhuận tối đa nhưng để đạt được, một trong những yếu tố quan trọng nhất là nhà quản trị phải biết kết quả tiêu thụ của từng ngành hàng, nhóm sản phẩm…để lựa chọn cơ cấu kinh doanh hợp lý.
T Ghi
Một doanh nghiệp muốn cạnh tranh, đứng vững trên thị trường thì phải luôn luôn tạo thế chủ động trong mọi lĩnh vực, trong đó định giá sản phẩm, hàng hoá giúp doanh nghiệp linh động trong các tình huống kinh doanh và là vấn đề cực kỳ quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tiêu thụ, đến lợi nhuận và do đó ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp. Trong quá trình lập kế hoạch tiêu thụ thì dự toán khối lượng sản phẩm tiêu thụ là vấn đề không đơn giản bởi vì nó chịu ảnh hưởng của rất nhiều nhân tố như thị hiếu của người tiêu dùng, chất lượng sản phẩm…nhưng đặc biệt, nó có mối quan hệ chặt chẽ với đơn giá bán kế hoạch, bởi vì theo quy luật chung giá bán cao thì khối lượng sản phẩm tiêu thụ ít và ngược lại.
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
Quá trình hình thành và phát triển a/ Quá trình hình thành
Nhiệm vụ của công ty trong giai đoạn này là đại lý cho công ty Liên Doanh thuộc tổng công ty Điện Máy thực hiện mua bán với các tổ chức kinh tế Nhà nước ở Miền Nam, tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu và viện trợ tại khu vực Đà Nẵng. Giai đoạn 1990 đến nay: Nền kinh tế của đất nước chuyển từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường , với những ưu thế do cơ chế thị trường mang lại hoạt động kinh doanh của công ty không ngừng phát triển về mọi mặt cả chiều rộng lẫn chiều sâu, phát triển về quy mô kinh doanh, cơ cấu tổ chức, địa bàn kinh doanh.
Chức năng, nhiệm vụ của công ty a/ Chức năng
Vì vậy mà công ty thiếu sự sáng tạo trong đầu tư cũng như xác định giá cả, quảng cáo, tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường, do đó mà hoạt động của công ty trong giai đoạn này chưa đạt hiệu quả. Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch của công ty theo pháp luật hiện hành để đáp ứng nhu cầu ngày càng nhiều của hàng hoá với chất lượng cao trong xã hội, bù đắp chi phí tự trang trải và phải làm tròn nghĩa vụ với NSNN.
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận quản lýTổng Giám Đốc
Phòng tài chính kế toán: Là phòng tham mưu cho Tổng giám đốc về vấn đề tài chính, có trách nhiệm lập kế hoạch tài chính, hướng dẫn nghiệp vụ hạch toán cho đơn vị trực thuộc, tổ chức theo dừi hạch toỏn, xỏc định lói lỗ cho từng hoạt động kinh doanh và toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Phòng thị trường đối ngoại: Tham mưu cho Tổng giám đốc về thị trường trong và ngoài nước, thực hiện tốt công tác đối ngoại, tìm kiếm khách hàng, nghiên cứu sản phẩm mới, tổ chức thủ tục nhập khẩu, xây dựng mối quan hệ với khách hàng trong và ngoài nước nhằm đẩy mạnh việc tiêu dùng hàng hoá của Cty.
Hệ thống chứng từ kế toán
Công ty nhập linh kiện phụ tùng và bán lại cho xí nghiệp xe máy lắp rắp.
Hình thức và quy trình bán hàng của Công ty
Sau khi nhận đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ tiến hành xem xét về điều kiện mua hàng của khách và khả năng đáp ứng của công ty về số lượng, chủng loại hang hoá, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, mức chiết khấu thanh toán… Sau khi đã xem xét kỹ, phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập và ký hợp đồng kinh tế theo sự uỷ quyền của giám đốc. Sau khi đã tiến hành giao hàng và khách hàng đã ký vào giấy giao nhận hàng hoá, nhân viên vận chuyển sẽ lập hợp đồngvận chuyển và gửi cùng với giấy giao nhận hàng tới phòng kinh doanh ký, sau đó chuyển tới phòng kế toán để thanh toán tiền vận chuyển.
Tổ chức kế toán chi tiết doanh thu tiêu thụ
Còn kế toán kho hàng sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho và thẻ kho mà thủ kho gửi lên để lên Tờ kê chi tiết TK 156 xuất, lên nhật ký chứng từ, lên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn, lên sổ cái và cuối kỳ lên báo cáo kế toán. Kế toán tiêu thụ sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản giao nhận hàng để lên bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ bán ra.
Tổ chức kế toán chi tiết chi phí kinh doanh
Tuy nhiờn, hiện nay cụng ty chỉ theo dừi chi phớ QLDN, chi phớ BH phỏt sinh cho từng bộ phận và cho từng nhóm hàng chứ không tiến hành phân bổ chi phí cho từng mặt hàng trong nhóm. Do các chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa mua về thì đều do bên bán chịu trách nhiệm giao hàng tại kho của công ty nên trong quá trình đàm phán mua hàng, bên bán sẽ tính luôn cả chi phí vận chuyển và bốc dỡ vào trong giá bán.
Tổ chức báo cáo chi tiết doanh thu tiêu thụ
Hàng ngày, kế toán tập hợp chi phí bán hàng theo từng nhóm hàng phát sinh cụ thể để ghi vào bảng kê tập hợp chi phí BH và lên sổ chi tiết bán hàng cho từng nhúm hàng. Vì vậy, trong quá trình kinh doanh của công ty không phát sinh các khoản chi phí mua hàng cho nờn ở cụng ty khụng tổ chức theo dừi khoản chi phớ này.
Tổ chức báo cáo tồn kho
Nhìn chung, công tác tổ chức kế toán chi tiết quá trình tiêu thụ tại công ty hiện nay là khá đầy đủ nhưng để cung cấp thông tin một cách linh hoạt hơn theo yêu cầu của quản trị kinh doanh thì cần phải tổ chức thu thập thông tin chi tiết hơn nữa, nhằm đánh giá được mức độ đóng góp của từng mặt hàng vào hiệu quả kinh doanh của công ty để từ đó nhà quản trị có được những quyết định nhanh chóng, chính xác hơn trong quá trình kinh doanh, mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty. Đối với những hàng hoá mà văn phòng Công ty kinh doanh chưa sử dụng công thức định giá bán cho các sản phẩm một cách nhất quán mà phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể của thị trường và thông qua quá trình giao dịch, đàm phán với khách hàng mà xác định giá bán.
Công tác lập kế hoạch tiêu thụ
Báo cáo này do thủ kho lập định kỳ vào cuối tháng, nhằm cung cấp thông tin về lượng hàng tồn kho theo từng nhóm để cùng với kế toán kho hàng kiểm tra đối chiếu với sổ sách. Như vậy, việc Công ty xác định giá bán dựa vào thị trường chỉ phần nào phù hợp, nếu muốn cạnh tranh, đứng vững trên thị trường thì công ty cần phải tạo thế chủ động về giá bán hàng hoá để linh động trong các tình huống kinh doanh.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC ỨNG DỤNG KTQT QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU
Công tác tổ chức hạch toán tại Công ty
Tuy nhiên, các đơn vị trực thuộc đều có tổ chức hạch toán riêng, hạch toán độc lập tạo điều kiện phát huy hết khả năng sáng tạo và chủ động trong kinh doanh của các đơn vị nhằm lựa chọn ra phương án kinh doanh, đầu tư tối ưu đem lại hiệu quả cao nhất cho Công ty. Hiện nay, Công ty mới chỉ tổ chức hệ thống KTTC chứ chưa tổ chức KTQT, tuy nhiên, do chịu áp lực cạnh tranh của nền kinh tế thị trường, Công ty cũng đã tổ chức lại hệ thống kế toán DN phù hợp với điều kiện thực tế đáp ứng được phần nào công tác quản lý của đơn vị.
Công tác tổ chức chi phí
Với việc ứng dụng phần mềm kế toán vào trong công tác hạch toán kế toán, Công ty đã tổ chức một hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách và báo cáo nhìn chung khá đầy đủ, phù hợp với đặc điểm SX – KD. Tuy nhiên để công tác KT thực sự là công cụ hữu ích trợ giúp cho nhà quản trị công ty thì công ty cần phải tổ chức lại cơ cấu bộ máy kế toán trong đó bao gồm: KTQT và KTTC.
Công tác lập kế hoạch
Như vậy, các báo cáo dự toán được lập ở công ty còn thiếu rất nhiều và việc lập kế hoạch chỉ do ban giám đốc lập chứ tại các phòng ban không lập các kế hoạch cụ thể cho bộ phận của mình. Việc lập kế hoạch được tiến hành theo năm, điều này dẫn đến sự thiếu chính xác và không phản ánh được tính thời vụ cũng như ảnh hưởng của các điều kiện tự nhiên, xã hội, chính trị, kinh tế.
Tổ chức hệ thống sổ chi tiết, báo cáo
Thực tế tại công ty chỉ lập kế hoạch hoạt động kinh doanh vào đầu mỗi năm tài chính song chỉ là kế hoạch về sản lượng và doanh thu mà không chú trọng đến vấn đề chi phí. Như vậy, Công ty cần phải lập thêm đầy đủ các báo cáo dự toán để công tác lập dự toán mang tính đồng bộ, đảm bảo các hoạt động của công ty được tiến hành và kiểm soát tốt.
Ứng dụng KTQT vào công tác định giá bán và lập kế hoạch
Đặc biệt, Công ty Điện Máy và Kỹ Thuật Công Nghệ là một DN có thể nói là nặng về kinh doanh thương mại nên thông tin về KTQT quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ cũng như những ứng dụng của nó vào công tác định giá bán và lập kế hoạch là yếu tố quan trọng hàng đầu, phần nào đáp ứng được nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo. Dù lựa chọn phương thức tổ chức riêng biệt hay kết hợp phần hành KTQT và KTTC thì yêu cầu về công tác KTQT vẫn phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ là dự toán, phân tích, đánh giá, lập báo cáo kế toán quản trị, xem xét đánh giá các dự án và cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định.
Các nguyên tắc cơ bản khi xây dựng mô hình KTQT
Xuất phát từ yêu cầu thông tin của KTQT chỉ dùng để phục vụ cho các nhà quản trị DN trong việc điều hành hoạt động SX – KD cho nên công tác tổ chức KTQT cũng được tổ chức linh hoạt tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động SX – KD tại mỗi DN sao cho đáp ứng thông tin của nhà quản lý. - Không làm xáo trộn quá nhiều về mặt tổ chức hay phá vỡ hoàn toàn cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty mà phải dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán hiện tại của Công ty để sắp xếp, phân công, bổ sung hoặc điều chỉnh nội dung công việc cho hợp lý với yêu cầu mới, hoàn cảnh mới.
Những yếu tố đặc trưng của Công ty ảnh hưởng đến công tác tổ chức KTQT tại đơn vị
- Phải đảm bảo cho bộ máy kế toán mới hoạt động, vận hành bao quát được tất cả nội dung của kế toán tài chính và kế toán quản trị. - Phải đảm bảo lợi ích kinh tế nghĩa là lợi ích đem lại phải lớn hơn chi phí bỏ ra.
Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp KTQT và KTTC
- Mô hình phải đảm bảo được tính khả thi, tính thực tiễn đối với Công ty. Trên cơ sở đó thì việc triển khai mô hình KTQT kết hợp với KTTC sẽ có nhiều thuận lợi cho Công ty.
Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
Tổ phân tích, đánh giá: Có nhiệm vụ lập các báo cáo KTQT, so sánh, đánh giá kết quả thực hiện với kế hoach đề ra, tìm nguyên nhân gây ra biến động từ đó đề xuất các phương án sửa đổi. Tổ nghiên cứu dự án: Có nhiệm vụ phân tích, đánh giá tính khả thi của các dự án đầu tư như sản xuất sản phẩm mới, mua sắm mới TSCĐ, mở rộng kinh doanh… và đề xuất các giải pháp.
Mối liên hệ cung cấp thông tin của KTQT
Để tạo được mối liên hệ thường xuyên, liên tục thì nhà quản trị cần thiết lập các mẫu báo cáo định kỳ giữa KTQT và các phòng ban liên quan bên cạnh các báo cáo đột xuất khi có yêu cầu. Với cách phân loại này sẽ giúp cho nhà quản trị xác định đúng đắn phương hướng để nâng cao hiệu quả kinh doanh như: đối với biến phí thì phương hướng chính là tiết kiệm tổng chi phí và chi phí cho một đơn vị hàng hoá.
Tổ chức kế toán chi tiết doanh thu và kết quả tiêu thụ
Vì vậy, ngoài quá trình phân bổ chi phí cho từng nhóm hàng ( trang 39 ), Công ty cần phải tiến hành phân bổ chi phí cụ thể cho từng mặt hàng trong từng nhóm để xác định được mức độ đóng góp của từng nhóm hàng vào tổng doanh thu và mức độ đóng góp của từng mặt hàng vào doanh thu tiêu thụ của nhóm. Đồng thời, để phục vụ cho công tác phân tích, kiểm soát chi phí của KTQT, đồng thời để tin nhanh cho nhà quản trị thì cùng với quá trình tổng hợp chi phí BH và QLDN vào sổ cái, hàng tháng kế toán tổng hợp cũng phải đồng thời tổng hợp số liệu cho hai khoản mục chi phí này theo từng yếu tố chi phí phát sinh để lập báo cáo nhanh cho lãnh đạo Công ty về tình hình doanh thu, chi phí cuối mỗi tháng.
Xây dựng các dự toán kinh doanh
Hiện nay , công ty không lập dự toán tồn kho cho nên có thể dẫn đến tình trạng hàng tồn trong kho quá nhiều dẫn đến vốn kinh doanh bị chiếm dụng tại khâu này làm giảm hiệu quả kinh doanh và phát sinh các chi phí liên quan ( bảo quản…) hoặc hàng tồn trong kho quá ít dẫn đến không đủ đáp ứng nhu cầu đột xuất của khách khi có những biến động xảy ra. Tuy tại Công ty không tiến hành sản xuất, lắp ráp mà công việc này là do các xí nghiệp trực thuộc làm nhưng vì các xí nghiệp này sản xuất ra được bao nhiêu sản phẩm thì đều bán cho Công ty dưới hình thức bán nội bộ nên để Công ty chủ động trong quá trình tiêu thụ - vì liên quan đến các dự toán tiêu thụ, dự toán tồn kho của công ty cho nên sau khi lập dự toán mua hàng công ty gửi bảng dự toán này cho xí nghiệp trực thuộc.
Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ
Như vậy, tuy mặt hàng xe máy Halley tuy có lợi nhuận âm nhưng đây lại là mặt hàng có khả năng sinh lời khá cao trong nhóm hàng. Do số lượng tiêu thụ thấp, do chi phí phát sinh nhiều….để thiết lập lại quá trình tổ chức kinh doanh của mặt hàng này để khai thác được tối đa tiềm năng của mặt hàng.
Tỷ trọng
BÁO CÁO KẾT QUẢ TIÊU THỤ THEO SỐ DƯ ĐẢM PHÍ Nhóm hàng: xe máy.