MỤC LỤC
Đến khi thơng mại quốc tế phát triển mạnh mẽ, lợng hàng xuất nhập khẩu lớn, các hãng cung ứng dịch vụ vận tải quốc tế nhận thấy rằng: nếu chỉ chuyên môn hoá vào việc vận tải hàng hóa thôi thì. Thứ hai là: theo hiệu ứng đờng cong kinh nghiệm, nếu chỉ chuyên vào việc vận tải hàng hóa sẽ làm giảm tiếp cả chi phí biến đổi dẫn đến việc đạt đợc hiệu quả cao trong kinh doanh.
Chính vì vậy những công việc giao nhận trên đã tách ra và phát triển thành một ngành kinh doanh riêng và do ngời giao nhận đảm nhiệm. Ngời giao nhận không chỉ làm thủ tục hải quan, hoặc thuê tàu mà cung cấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hóa.
- Thông báo tình hình đi, đến của các phơng tiện vận tải - Thông báo tổn thất tới ngời chuyên chở.
Ngời giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng hoặc từ ngời chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau nh nhận hàng, giao hàng, làm thủ tục hải quan, lu kho trên cơ sở hợp đồng uỷ thác.…. Ngày nay trong nhiều trờng hợp ngời giao nhận đóng vai trò là ngời chuyên chở, tức ngời giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ một nơi này đến một nơi khác.
- Đóng gói hàng (trừ khi việc này do ngời gửi hàng thực hiện trớc khi giao hàng cho ngời giao nhận) có tính đến tuyến đờng, phơng thức vận tải, bản chất hàng hoá và các luật lệ áp dụng nếu có ở nớc xuất khẩu, các nớc chuyển tải và nớc đến. Ng… ời giao nhận cũng có thể thông báo cho khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng, các thị trờng mới, tình hình cạnh tranh, chiến l- ợc xuất khẩu, các điều khoản thơng mại thích hợp cần phải có trong hợp đồng ngoại thơng và tóm lại mọi việc liên quan đến việc kinh doanh của mình.
Tóm lại, một quốc gia có nền chính trị và pháp luật ổn định, trật tự xã hội dợc duy trì thì đây chính là một môi trờng thuận lợi thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp trong và ngoài nớc yên tâm mạnh dạn đầu t, phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh mà không lo gặp những rủi ro bất khả kháng xuất phát từ sự mất ổn. Chính vì lẽ đó, để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, công ty nhất thiết trong từng mối quan hệ phải tìm hiểu văn hoá của đối tác có nh vậy mới biết đợc đâu là những giá trị văn hoá cơ bản, những niềm tin bất biến, những điều cấm kỵ và những điều nên tránh, bên cạnh đó cần tìm ra những nét tơng đồng và những điều khác biệt giữa văn hoá của các nớc khác nhau từ đó đa ra những biện pháp phù hợp đáp ứng, thoả mãn nhu cầu của từng đối tác trong từng mối quan hệ của công ty.
Do vậy số lợng các đối thủ cạnh tranh trong thị trờng giao nhận là rất lớn, tiềm lực thờng mạnh, với những biện pháp, chiến lợc kinh doanh tinh vi và biến đổi khôn lờng luôn là thử thách đầy cam go cho mỗi doanh nghiệp kinh doanh trong ngành. Khách hàng là lực lợng quan trọng nhất mà công ty hớng tới, muốn tồn tại và phát triển công ty phải thoả mãn đợc nhu cầu của khách hàng và tất nhiên sự thoả mãn đó phải tốt hơn đối thủ cạnh tranh.
Đặc điểm chính của các tổ chức giao nhận thời kỳ này là: hầu hết là các tổ chức t nhân, đa số các hãng kinh doanh giao nhận tổng hợp, các hãng thờng kết hợp giữa giao nhận nội địa và quốc tế, các sự chuyên môn hoá về giao nhận theo khu vực đại lý hay mặt hàng, cạnh tranh gay gắt lẫn nhau. Mục tiêu chính của FIATA là bảo vệ và tăng cờng lợi ích của ngời giao nhận trên phạm vi quốc tế; nâng cao chất lợng dịch vụ giao nhận; liên kết nghề nghiệp; tuyên truyền dịch vụ giao nhận, vận tải; xúc tiến quá trình đơn giản hoá và thông nhất chứng từ và các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn nhằm cải tiến chất lợng dịch vụ của hội viên; đào tạo nghiệp vụ ở trình độ quốc tế; tăng cờng các quan hệ phối hợp giữa các tổ chức giao nhận với chủ hàng và ngời chuyên chở.
Về sau, cùng với quá trình chuyên môn hoá sâu rộng, các nhà xuất nhập khẩu của Việt Nam muốn tập trung nguồn lực của mình vào quá trình sản xuất do họ nhận thấy việc đầu t cho quá trình phân phối không đem lại hiệu quả cao. Những năm gần đây nền kinh tế nớc ta chuyển dần sang cơ chế thị trờng, dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu không còn do Vietrans ( Tổng công ty giao nhận và kho vận ngoại thơng) độc quyền nữa (trong thời kỳ bao cấp Vietrans là cơ quan duy nhất đợc phép giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu) mà do nhiều cơ quan, công ty khác tham gia, trong đó có nhiều chủ hàng ngoại thơng tự đảm nhiệm công tác giao nhËn.
Mở rộng ra, trong xã hội loài ngời, không có một cá nhân nào cá thể tồn tại một cách biệt lập mà trái lại mỗi cá nhân luôn tự xây dựng, thiết lập cho mình một hệ thống các mối quan hệ riêng có tạo điều kiện cho sự tồn tại và phát triển của chính mình. Khi môi trờng kinh doanh biến động, hệ thống nào có sự liên kết bền chặt sẽ tồn tại và vợt qua đợc những biến động đó, ngợc lại hệ thống nào với sự lỏng lẻo trong các mối quan hệ sẽ tan dã và các chủ thể trong đó sẽ gặp khó khăn trong kinh doanh và rất có thể sẽ tiêu vong (phá sản) khi biến động xảy ra.
Duy trì đợc khách hàng truyền thống là mong mỏi của mọi công ty giao nhận, muốn duy trì đợc khách hàng truyền thống công ty cần thoả mãn họ ngay từ lần đầu phục vụ, xây dựng thành công mối quan hệ với họ ngay trong lần đầu tiên đó. Bên cạnh dịch vụ cơ bản, công ty giao nhận còn cung cấp cho khách hàng một hệ thống những dịch vụ bao quanh nh dịch vụ khai thuê hải quan, thuê kho bãi, đóng gói hàng hoá, kiểm nghiệm, kiểm dịch hàng hóa những dịch vụ vụ này, hầu hết công… ty cũng phải đi thuê từ những nhà cung ứng dịch vụ hỗ trợ nh: chủ kho bãi, hãng bao bì, công ty bảo hiểm, nhà t vấn pháp luật,….
Nhu cầu, mong muốn của khách hàng không ổn định mà trái lại nó hết sức đa dạng phong phú và biến đổi nhanh chóng, bên cạnh đó hành vi, mục tiêu, chiến lợc và những chơng trình hành động của đố thủ cạnh tranh, những nhà cung ứng và phân phối cũng thay đổi nhanh chóng do đó nếu doanh nghiệp chỉ quan tâm tới tình hình hiện tại hay suy luận một cách võ đoán về tơng lai thì phần thất bại gần nh là nắm chắc trong tay. Webster và Wind đã phân loại các ảnh hởng khác nhau đến những ngời mua công nghiệp thành bốn nhóm chính: môi trờng (mức cầu, quan điểm kinh tế, tốc độ thay đổi công nghệ, những phát triển về chính trị và luật pháp ), tổ chức (mục tiêu, chính sách, thủ tục, cơ cấu tổ… chức, hệ thống), quan hệ giữa các cá nhân (quyền thế, địa vị, sự đồng cảm, sức thuyết phục) và cá nhân (tuổi tác, thu nhập, học vấn, vị trí công tác, nhân cách, văn hoá, thái. độ với rủi ro).
Là thành viên của mạng giao nhân T.O.P.S công ty đợc h- ởng những u đãi lớn đặc biệt là: giá cớc u đãi do các hãng tàu giành riêng cho thành viên của mạng giao nhận T.O.P.S, có đợc một mạng lới đại lý ở hầu khắp các quốc gia trên thế giới, đợc hởng sự trợ giúp hợp tác từ phía các thành viên của T.O.P.S. Tuy là chi nhánh của công ty mẹ trong thành phố Hồ Chí Minh nhng công ty TOP Hà Nội có sự độc lập tơng đối trong quản lý cũng nh trong hoạt động.
Nh đã nói ở trên, công ty TOP không có phơng tiện vận tải riêng do vậy để vận chuyển hàng hoá công ty đã thiết lập lên những mối quan hệ tốt với các hãng tàu và có thể thuê tàu, đặt chỗ (Booking) bất cứ lúc nào. Tơng tự nh vậy công ty sẽ đáp ứng nhu cầu của nhà xuất nhập khẩu về vận tải nội địa, đóng gói, khai thuê Hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, bảo quản hàng hoá, thuê kho bãi bằng cách thuê các hãng… chuyên kinh doanh trong lĩnh vực đó.
- Công ty phải chuẩn bị đầy đủ các điều kiện phục vụ cho việc kinh doanh trong ngành giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế nh: điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, đội ngũ nhân viên, sao cho có thể đảm bảo rằng công ty sẵn sàng phục vụ tốt mọi nhu cầu của khách hàng trong vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu. - Trong quan hệ giữa công ty mẹ với các chi nhánh giữa các chi nhánh với nhau phải hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau trong mọi hoạt động tuy nhiên cũng cần phải tôn trọng sự độc lập tơng đối của nhau.
- Trong quan hệ với các nhà cung ứng luôn đề cao tình hữu nghị hợp tác và phải chịu trách nhiệm về những vấn đề phát sinh theo những điều kiện đã ghi trong hợp. Là một doanh nghiệp dịch vụ do vậy công ty không có các phân xởng sản xuất, hơn nữa công ty không sở hữu các phơng tiện vận tải do đó cơ cấu tổ chức của công ty hết sức gọn nhẹ nhng cũng rất hiệu quả và linh hoạt.
Xét riêng về bộ phận Marketing, công ty TOP Hà Nội có 6 nhân viên Marketing, tất cả đều đợc đào tạo cơ bản kiến thức Marketing, cùng với sự năng động, nhiệt tình, sáng tạo, giao tiếp tốt, kinh nghiệm và những mối quan hệ đã tạo dựng đợc họ đã,. Trong Marketing dịch vụ, họ là những nhân viên cung ứng trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, thực hiện giao tiếp cá nhân, tiến hành sản xuất, phân phối, truyền đạt dịch vụ tới khách hàng, nói đúng hơn họ thực hiện công việc bán hàng cá nhân.
Trong quan hệ đại lý, mọi thành viên của mạng T.O.P.S sẽ là đại lý cho công ty và ngợc lại khi hàng hóa đến Việt Nam công ty sẽ đóng vai trò làm đại lý nhận sự uỷ quyền của mỗi thành viên đó.Trong từng chuyến hàng cụ thể khi những hãng giao nhận này làm đại lý cho nhau họ sẽ thoả thuận về những công việc cụ thể mà mỗi bên phải làm, về việc phân chia trách nhiệm về hàng hóa của khách hàng, khách hàng và ngời cung ứng trong quá trình cung ứng dịch vụ. Về cơ sở vật chất trong kinh doanh dịch vụ giao nhận không thể không kể đến các phơng tiện vận tải cả nội địa và vận tải quốc tế, hệ thống kho bãi, các thiết bị bảo quản hàng hóa những ph… ơng tiện này không thuộc quyền sở hữu của công ty nhng công ty lại có quyền lựa chọn hãng cung cấp do đó việc lựa chọn những hãng cung cấp nào có những dấu hiệu vật chất nổi bật và ấn tợng là tiêu chí của các hãng giao nhận nhằm mục đích tác động vào tâm lý cũng nh thị giác cuả khách hàng khi họ trông thấy hàng hóa của mình đợc di chuyển trên những phơng tiện hiện đại, đợc lu giữ ở những kho bãi chất lợng cao với thiết bị bảo quản tốt những tác động này sẽ… tạo cho khách hàng tâm lý an toàn và tin tởng vào công ty.
Nghiên cứu Marketing không chỉ dừng lại ở những cuộc nghiên cứu về khách hàng mà công ty cần thiết tổ chức những cuộc nghiên cứu Marketing hớng về một đối tợng quan trọng không kém đó là cạnh tranh. Từ những thụng tin này cụng ty cú đợc chõn dung rừ nột và đầy đủ nhất về đối thủ của mình và qua đó đa ra những biện pháp điều chỉnh chính sách công cụ cho phù hợp với cạnh tranh, đảm bảo dịch vụ do công ty cung cấp cho khách hàng có khả.
Thời đại ngày nay là thời đại của công nghệ thông tin, thông tin có sự lan truyền nhanh chóng qua mọi phơng tịên truyền thông đặc biệt là qua mạng internet, chỉ với một chiếc máy tính nối mạng công ty có thể có đợc mọi thông tin trên mọi lĩnh vực với một khoản chi phí không đáng kể. Do hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận phụ thuộc mạnh mẽ vào tình hình xuất nhập khẩu giữa các quốc gia do đó công ty bên cạnh việc phân tích xu hớng kinh tế ở trong nớc, cần thiết phải thu thập những thông tin về GNP, GDP, kim ngạch xuất nhập khẩu, tình hình lạm phát của các quốc gia có quan hệ th… ơng mại với Việt Nam (đặc biệt là những nớc có tỷ trọng cao trong kim ngạch xuất nhập khẩu với Việt Nam).
Đối với lô hàng rời cần chú ý tới khâu xếp dỡ hàng hoá và lu kho bảo quản chúng hay đối với lô hàng xuất cần tập trung vào việc lựa chọn hãng tàu và tuyến đờng nhng với lô hàng nhập thì lại phải tập trung vào việc hoàn thành các khâu thủ tục để nhận hàng và giao hàng cho ngêi nhËn…. Ngoài ra, công ty nên nghiên cứu tìm hiểu quá trình thông qua quyết định mua của từng nhóm khách hàng, phát hiện ra những bớc nào trong quá trình đó là quan trọng từ đó có những biện pháp thúc đẩy khách hàng hoàn thành nhanh gọn từng bớc để đi.
Đây là loại đối thủ khó nhận biết nhất và thờng gây bất ngờ nhất, do đó công ty cần luụn luụn đề cao cảnh giỏc, theo dừi sỏt sao những diễn biến của thị trờng và cạnh tranh đặc biệt chú ý tới những ngành kinh doanh những dịch vụ liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá hay những ngành tác động về mặt không gian tới hàng hoá. Tuy nhiên dịch vụ chuyển phát bu phẩm không thể cạnh tranh, giành giật với công ty những lô hàng có khối lợng lớn mà chỉ là những lô hàng nhỏ và những lô hàng có giá trị cao với yêu cầu an toàn và nhanh chóng trong vận chuyển đợc đặt lên hàng đầu do đó giá cớc khi sử dụng dịch vụ này là rất cao và cũng không có công ty xuất nhập khẩu nào sử dụng dịch vụ này để giao gửi hàng hoá.
Cũng nh đối với khách hàng, muốn thiết lập củng cố mối quan hệ với nhà cung ứng hay đại lý phân phối không còn cách nào khác là công ty cần phải hiểu đợc nhu cầu - ớc muốn của mỗi đối tợng từ đó có những giải pháp thích hợp thỏa mãn nhu cầu ớc muốn đó tạo điều kiện đi đến sự hợp tác làm ăn lâu dài. Trong những lần thơng thảo, đôi bên càng tự do đa ra ý kiến, quan điểm bao nhiêu càng hiểu nhau bấy nhiêu.Tất nhiên sẽ không tránh khỏi nhng nhu cầu mong muốn của một bên mà làm nảy sinh mâu thuẫn và làm mất quyền lợi của bên kia nh- ng mọi chuyện sẽ đợc giải quyết nếu mỗi bên vì nhau giảm lợi ích của mình một chút thêm lợi ích cho dối tác một chút thì tình hữu hảo, mối thân thiện trong quan hệ giữa các bên chắc chắn sẽ đợc duy trì.
Trong tơng lai, mặc dù vận tải hàng hoá bằng đờng biển vẫn phát triển mạnh mẽ (hiện tại vận tải bằng đờng biển chiếm 80% khối lợng hàng trong buôn bán ngoại th-. ơng) nhng điều đó không loại trừ sự phát triển của vận tải hàng không cũng tơng tự nh vậy, vận tải hàng container có rất nhiều u điểm nhng cũng có không ít những mặt hàng không thể vận chuyển bằng cách đóng vào những container đợc ví dụ nh hàng lỏng: xăng dầu, khí đốt, gas hay hàng nguyên liệu khoáng sản nh… : than, quặng kim loại, khoáng sản Chính vì vậy để duy trì sự tăng tr… ởng trong hiện tại và đảm bảo sự phát triển trong tơng lai công ty cần có đợc chiến lợc đa dạng hoá nh trình bày ở trên. Sẽ là thất bại trong cố gắng xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa công ty và các đại lý nếu nh chất lợng dịch vụ mà mỗi bên cung ứng là không đồng đều, khập khiễng ví dụ nh công ty cố gắng cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt nhất nhng đại lý do công ty ủy quyền lại hời hợt hoặc kém nhiệt tình trong nỗ lực cung ứng dịch vụ cho khách hàng kết quả là khách hàng không thỏa mãn, mối quan hệ giữa công ty và các đại lý có nguy cơ bị phá vỡ.
Giải pháp quan trọng nhất trong mối quan hệ giữa công ty và các đại lý phân phối là cần đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa công ty và các nhà phân phối trong cung ứng dịch vụ cho khách hàng, đảm bảo sự cố gắng hết mình của mỗi bên nhằm đem lại cho khách hàng những dịch vụ có chất lợng cao nhất có thể. Trong quan hệ với đại lý phân phối, công ty sẽ chia sẻ phần doanh thu và lợi nhuận thu đợc trong quan hệ và khách hàng cho nhà phân phối khi họ tham gia cùng với công ty cung ứng dịch vụ và hoàn tất các khâu dịch vụ cung ứng cho khách hàng.
Điều này là cần thiết vì: trong thời gian cao điểm có thể là công việc của các thành viên của mạng T.O.P.S tại cảng đến là quá tải nên rất khó hay không thể nhận sự uỷ quyền của công ty để hoàn thành các khâu dịch vụ do đó nếu không có sự chuẩn bị thay thế sẽ gây ra tình trạng ùn tắc các khâu dịch vụ và làm giảm chất lợng dịch vụ cung ứng cho khách hàng. Trong đó cần chú ý tới việc duy trì và củng cố chất lợng dịch vụ mà công ty cung cấp cho xứng đáng với vai trò là thành viên của mạng giao nhận T.O.P.S, tăng cờng giao lu, liên hệ với thành viên kênh đặc biệt là những thành viên có trụ sở tại các cảng lớn trên thế giới, có chính sách khuyến khích hoạt động của các thành viên kênh và tổ chức việc kiểm tra đánh giá những hoạt động đó.
Tại hội nghị, các đại biểu cũng lên thảo luận đa ra những quy ớc, quy tắc chung trong quan hệ thành viên giữa các công ty thuộc mạng tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi thành viên. Trong đó, nội dung của chơng trình quảng cáo cho các đối tợng ấy cần phải nhấn mạnh những thông tin nổi bật về công ty, những lợi ích mà đối tác sẽ có đợc khi quan hệ với công ty mục đích cuối cùng… là để các đối tác nhận thấy rằng đợc quan hệ với công ty là điều vinh hạnh và nó còn đem lại những lợi ích không chỉ về vật chất mà còn về uy tín và hình ảnh của họ.
Cụ thể: Nếu công ty thực hiện chiến lợc đa dạng hoá sản phẩm dịch vụ nh trình bày ở phần trên (phần giải pháp sản phẩm dịch vụ), thì nhất thiết đội ngũ nhân viên cung ứng dịch vụ của công ty phải bổ sung cho mình những kiến thức, kỹ năng mới để đáp ứng nhu cầu của những đoạn thị trờng mới này. Các đại lý ở các nớc khác nhau nên các nhân viên của công ty không thể giao tiếp với họ bằng tiếng Việt do vậy, cần củng cố cho đội ngũ nhân viên kiến thức ngoại ngữ nh: tiếng Anh, Pháp đó là những ngoại ngữ… thông dụng giúp các cá nhân có thể giao tiếp đợc với các đại lý ở những nớc khác nhau.
Trong quan hệ đại lý, nhân viên của công ty phải thờng xuyên liên hệ với những đại lý mà hàng của công ty tới đó thờng xuyên nhằm chiếm đợc cảm tình và giành đợc sự u tiên khi hàng hóa đến nớc họ. Những yếu tố vật chất trong kinh doanh dịch vụ giao nhận có thể liệt kê ra gồm: văn phòng làm việc và các thiết bị trong văn phòng, kho bãi, phơng tiện vận tải và các yếu tố thuộc về không gian bao quanh nơi diễn ra hoạt động cung ứng dịch vụ.
- Sau giao dịch cần: cung cấp dịch vụ bảo hành, thực hiện thu thập thông tin phản hồi, nếu có sai sót cần thực hiện các chơng trình phục hồi dịch vụ, kiểm tra chất lợng dịch vụ, lập kế hoạch sửa chữa, thông qua bu điện để củng cố niềm tin cho khách hàng, thực hiện Marketing trực tiếp, lập câu lạc bộ những khách hàng trung thành, tổ chức các chơng trình khuyến mãi đột xuất…. Nếu công ty tổ chức thực hiện thành công những hoạt động trên, mối quan hệ giữa công ty và khách hàng chắc chắn sẽ đợc thiết lập và duy trì, tạo khả năng gây dựng lòng trung thành điều này sẽ đem lại cho công ty những lợi ích không nhỏ.
- Trong giai đoạn giao dịch cần: quản lý các loại nhu cầu của khách hàng, quản lý thời gian, quản lý các cấp độ dịch vụ, đảm bảo tính chính xác của hệ thống, chuẩn bị cung ứng những dịch vụ phụ …. Cuối đợt thi, công ty tổng kết và thởng cho nhân viên khai thác đ- ợc nhiều hàng nhất cho công ty, đối với những ngời có lợng hàng thu hút đợc ít, công ty nên động viên khuyến khích họ cố gắng và tổ chức cho những nhân viên này trao.
Một cơ chế thu nhận và xử lý thông tin Marketing cần đợc công ty thiết lập tạo điều kiện cho công ty nắm bắt nhanh chóng những thay đổi của môi trờng từ đó đa ra những phản ứng linh hoạt, kịp thời giúp công ty tồn tại và phát triển tốt ở cả hiện tại và tơng lai. Thực tế đã chứng minh rằng thiếu sự hỗ trợ từ phía nhà nớc, nền kinh tế sẽ bị tác động theo cả hai hớng tích cực và tiêu cực bởi những quy luật của cơ chế thị tr- ờng trong đó theo hớng tiêu cực ngày càng nổi lên gây ra những hiện tợng nh: suy thoái, khủng hoảng nền kinh tế, ô nhiễm môi trờng, phân hóa giàu nghèo và nhiều khuyết tật khác.