Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ

Quá trình hình thành và phát triển

Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng Một là, Tổng công ty tài chính dầu khí Việt Nam (www.pvfc.com.vn): ngoài khả năng huy động vốn đầu tư và cho vay tín dụng, hiện nay đang đầu tư và quản lý khai thác nhiều dự án về đô thị, cảng biển và các nhà máy công nghiệp trên toàn quốc. Các dự án do Sao Đỏ làm chủ đầu tư đều được đánh giá có chất lượng và tiến độ tốt nhất trong các dự án phát triển trên địa bàn thành phố, ngoài ra Sao Đỏ còn có các Công ty thành viên trong lĩnh vực xây lắp, Công ty kinh doanh và khai thác vật liệu xây dựng đang hoạt động rất có uy tín và hiệu quả.

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CPĐT Nam Đình Vũ

Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại họcdân lập hải phòng Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức.

Nhiệm vụ của từng phòng ban

Phòng Tổ chức - hành chính là đơn vị tham mưu giúp việc cho tổng giám đốc công ty, về các công tác tổ chức, công tác cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước đối với CBCNV, quản lý hồ sơ lí lịch của CBCNV, công tác hành chính, công tác văn thư lưu trữ, phục vụ xe con của công ty. - Xây dựng, cập nhật, duy trì và cải tiến các chính sách về nhân sự các quá trình liên quan đến hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục liên quan đến giải quyết các chế độ cho cán bộ nhân viên theo quy định của luật Lao động và quy chế của Công ty.

Tình hình lao động của công ty

Là một doanh nghiệp trẻ kinh doanh trên thị trường, cạnh tranh là yếu tố không thể thiếu, công ty đã dần khẳng định vị trí của mình trên thương trường trở thành chủ đầu tư một dự án lớn với tổng mức đầu tư khá lớn. Tuy nhiên mức tăng không đáng kể nhưng điều đó cũng có ý nghĩa rất lớn: đời sống của cán bộ nhân viên trong công ty đã dần ổn định và tăng lên, cũng có nghĩa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo chiều hướng tốt.

Hoạt động kinh doanh

Như vậy kết quả kinh doanh mà công ty đạt được vượt chỉ tiêu cho phép nhưng điều đó cũng dễ hiểu vì công ty mới đi vào hoạt động chưa dự toán một cách chính xác các khoản chi phí, do ý thức của mỗi người lao động và do thị trường cũng như các nhà cung cấp biến đổi không ngừng. Nhưng trên thực tế đó công ty cũng đã phần nào rút ra kinh nghiệm trong việc lựa chọn các dịch vụ cũng như chi trả các chi phí thực sự cần thiết tránh lãnh phí, công ty tuyên truyền vận động toàn thể nhân viên ra sức tiết kiệm mọi chi phí có thể như: tắt máy tính, điều hòa, bóng đèn,.khi không sử dụng cũng góp phần không nhỏ vào việc tiết kiệm chi phí và giảm bớt lợi nhuận âm của doanh nghiệp.

Những thuận lợi và khó khăn của công ty

- Nơi tiến hành dự án giáp với hệ thống cảng biển ( Chùa vẽ, Đình vũ và tương lai cú thờm cửa ngừ quốc tế Lạch Huyện ) gần cảng hàng khụng Cỏt Bi và gắn kết với trục đường cao tốc Hà Nội - Hải phòng….Do vậy, lợi thế về vị trí của dự án sẽ là yếu tố thu hút hàng đầu các nhà đầu tư. - Được hưởng nhiều chính sách ưu đãi của khu kinh tế trong quá trình đầu tư và thu hút đầu tư, đặc biệt là đơn vị thành viên của tập đoàn dầu khí trong lĩnh vực khai thác các sản phẩm hoá lỏng, chế tạo và lắp đặt các thiết bị cơ khí siêu trường, siêu trọng.

Thực trạng về hoạt động văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ

• Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ

Có thể thấy cán bộ phòng Tổ chức hành chính công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ ngoài việc tham mưu cho lãnh đạo về những vấn đề có liên quan đến công tác văn phòng mà còn có nhiệm vụ tổng hợp chương trình công tác chung cho toàn công ty trong từng năm, từng quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch mà cán bộ chuyên trách đã đề ra. - Chương trình công tác làm việc quý: trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận, phòng ban trong công ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc của quý đó, kết quả đạt được, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên cứu xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong chương trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh mới để đề nghị ban giám đốc điều chỉnh chương trình làm việc của quý sau.

KỸ THUẬT

Nhân viên văn thư lưu trữ đã kiểm tra các vấn đề như: số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận,..Nếu ý kiến lãnh đạo công ty ghi bên lề của văn bản thì được cán bộ văn thư thể chế bằng văn bản để trả lời và có đầy đủ các yếu tố theo đúng quy định. Tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ việc quản lý và sử dụng con dấu được tiến hành khá nghiêm túc, chưa có hiện tượng dấu đóng ngược, dấu đóng mờ tức là phải đóng lại, chỉ đóng những văn bản đã có chữ ký của lãnh đạo và không có hiện tượng đóng dấu khống vào văn bản.

KINH DOANH KỸ THUẬT

Con dấu là một công cụ xác định tư cách pháp nhân của các chức danh cá nhân hay công ty nói chung. - Cán bộ văn thư luôn giữ gìn con dấu sạch sẽ, cất giữ cẩn thận.

KẾ TOÁN

Khi hết giờ con dấu được cất vào tủ có khoá cẩn thận, chắc chắn.

KHÁC1

• Công tác tổ chức hội nghị

- Sắp xếp lại các văn bản, giấy tờ để lập hồ sơ hội nghị bao gồm: Giấy mời, danh sách đại biểu, báo cáo chính thức, báo cáo tham luận, chương trình làm việc, lời khai mạc, lời phát biểu cấp trên, quyết định khen thưởng, lời bế mạc, lời cám ơn cấp trên đã về dự, cám ơn những người chuẩn bị và giúp hội nghị thành công. Qua tìm hiểu thấy được thực trạng và khó khăn đó, đồng thời em có cơ hội quan sát tìm ra được một số nguyên nhân như đã trình bày ở trên thì với tư cách là một sinh viên thực tập ở công ty được tiếp thu những kiến thức do cô thầy giảng dạy, em xin đóng góp một số ý kiến góp phần giải quyết những hạn chế yếu kém còn đã và đang tồn tại trong công tác văn phòng ở phần chương 3 mà em trình bày dưới đây.