Thực tế công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh hàng hóa tại công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội

Đặc điểm công tác tiêu thụ và quản lý tiêu thụ hàng hoá tại công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội

Với quan hệ rộng rãi và chặt chẽ với các hãng sản xuất thiết bị tin học văn phòng hàng đầu thế giới trong lĩnh vực máy tính, thiết bị mạng, máy tính văn phòng, trong nhiều năm qua công ty là đại lý của các hãng máy tính nổi tiếng trên thế giới như: IBM, HP, COMPAQ, TOSHIBA, SONY, ACER,…. Công ty còn cung cấp các sản phẩm và dịch vụ in ấn, máy in hoá đơn siêu thị, máy in mã vạch lớn trên thế giới như HP, CANON, RECOH, XEROX, SHARP, BROTHER, EPSON,…; là đại lý tiêu thụ các sản phẩm, thiết bị mạng của các nhà sản xuất thiết bị mạng lớn như: 3COM, HP, AMP, CISCO,. Giai đoạn mua hàng kể từ việc tìm kiếm đối tác cung cấp, vận chuyển hàng hóa, lưu kho hàng hoá đều được công ty quan tâm đến rất nhiều để sao cho có nguồn cung cấp hàng hoá đảm bảo chất lượng, gía cả hợp lý, chi phí lưu kho, bảo quản hàng hóa là thấp nhất nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng theo yêu cầu.

Hàng hóa sau khi đã mua và nhập kho của công ty thì điều quan trọng quyết định đến doanh thu của công ty là tìm được khách hàng để tiêu thụ sản phẩm đó với lợi nhuận mang lại càng cao càng tốt nhưng phải đảm bảo tính hợp lý và có thể cạnh tranh cùng các công ty cùng nghành khác.  Phòng kinh doanh chủ yếu phụ trách công việc xây dựng kế hoạch và phương án kinh doanh hàng hoá, tìm kiếm thị trường, giao dịch và ký kết hợp đồng kinh tế với các đối tác; tiến hành nhập hàng hóa, nhận hàng, vận chuyển hàng về nhập kho, tiến hàng giao hàng hóa tiêu thụ cho khách hàng, kiểm tra chất lượng mua bán trong quá trình mua bán, đề xuất gía bán phù hợp cho từng mặt hàng.  Bộ phận kho hàng hóa của công ty cùng với phòng kinh doanh phụ trách việc nhập, xuất kho hàng hóa; đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hoá trong quá trỡnh lưu kho, cựng với phũng kế toỏn chịu trỏch nhiệm theo dừi và phản ỏnh chính xác đầy đủ, kịp thời số lượng hàng hoá nhập, xuất và tồn kho.

Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội thực hiện phương thức thanh toán hết sức đa dạng, phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: Tiền mặt hoặc chuyển khoản, trong đó hình thức thanh toán thường sử dụng là chuyển khoản vào tiền gửi ngân hàng. Việc thanh toán có thể là thanh toán toàn bộ, đặt trước tiền hàng đối với những khách hàng mới, mua với số lượng lớn hoặc thanh toán chậm sau một thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng (thời hạn thanh toán chậm tuỳ thuộc vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng quy định và tuỳ. thuộc vào mối quan hệ với khách hàng, nhưng thông thường dưới 30 ngày).

Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội

 Biên bản thanh lý hợp đồng: Khi kết thúc một hợp đồng kinh tế, toàn bộ hàng hoá theo hợp đồng đó, toàn bộ số tiền phải thanh toán theo hợp đồng và các điều khoản đã được thực hiện thì hai bên sẽ lập biên bản thanh lý hợp đồng. Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho sau khi thủ kho ghi vào thẻ kho sẽ được thủ kho chuyển cho kế toán làm căn cứ nhập chứng từ vào máy theo mẫu chứng từ có sẵn trong chương trình kế toán ASIA có tên “ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”(xem biểu số 2.8). Giá trị hàng hóa tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng mặt hàng là giá trị thực tế cuả hàng hoá gồm giá mua thực tế trên hoá đơn mua hàng và các chi phí mua thực tế phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá,….

Việc tính giá mua của hàng hoá xuất bán tại công ty được thực hiện theo từng lô hàng, đối với khoản chi phí thu mua của lô hàng nào sẽ được hạch toán luôn vào giá trị thu mua của lô hàng đấy. Khi xuất bán một lô hàng nào đấy thì trong giá vốn hàng bán đã bao gồm cả giá mua và chi phí thu mua, kế toán không cần phân bổ chi phí thu mua cho số hàng đã tiêu thụ rồi từ đó mới ghi vào giá vốn hàng bán. Kế toán sau khi nhập các chứng từ của nghiệp vụ xuất kho hàng hoá vào máy theo mẫu chứng từ có sẵn trong phần mềm, chương tình sẽ tự động cập nhật giá vốn vào các chứng từ có liên quan.Cuối tháng, kế toán kết xuất ra sổ cái TK 632 (xem biểu số 2.10).

Giá bán của hàng hoá tiêu thụ là giá thoả thuận giữa phòng kinh doanh của công ty với khách hàng thể hiện trong hợp đồng kinh tế, dựa trên giá vốn thực tế của hàng bán, dựa trên tình hình giá cả biến động của hàng hoá đó và các mặt hàng cùng loại trên thị trường. Kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy căn cứ trên các chứng từ nghiệp vụ phát sinh, phần mềm sẽ hỗ trợ kết xuất Sổ cái TK 521 để theo dừi tỡnh hỡnh chiết khấu thương mại trong kỳ. Khi xuất hàng bán cho khách hàng, nếu số hàng xuất bán đó không đúng chủng loại, quy cách, số lượng, thông số kỹ thuật,.như trong hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc thiết bị còn trong thời gian được đổi mới thì khách hàng có thể trả lại một phần hoặc toàn bộ số hàng đã mua tuỳ theo từng trường hợp.

Khi khỏch hàng báo trả lại hàng và vận chuyển hàng đến công ty để trả lại , dựa trên hoá đơn GTGT trước đó công ty giao cho khách hàng, phòng kinh doanh kiểm tra các thông số trên hoá đơn và có sự phê duyệt của Giám đốc; kế toán phiếu lập “ phiếu nhập kho” và thanh toán cho khách hàng bằng cách đã thoả thuận giữa 2 bên (xuất lại số hàng hoặc trả lại tiền hàng nếu khách hàng đã thanh toán hay ghi giảm trừ khoản phải thu khách hàng), thủ kho tiến hành nhập kho số hàng đó. Để theo dừi lượng hàng bỏn bị trả lại này trong phần mềm kế toỏn, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành nhập dữ liệu vào máy thông qua giao diện “ Phiếu nhập hàng bán bị trả lại” (xem biểu số 2.16); sau đó cuối kỳ kết xuất ra sổ cái TK 531(xem biểu số 2.17). Đối với trường hợp khách hàng đã thanh toán thì công ty có thể trả lại phần tiền hàng thừa hoặc bù trừ công nợ nếu như khách hàng vẫn còn nợ tiền hàng trước đó của công ty.

Căn cứ vào chứng từ gốc là công văn thoả thuận giữa hai bên, kế toán tiến hành nhập dữ liệu và kết xuất ra “sổ cái TK 532”(xem biểu số 2.18) Trong tháng không phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán. Nhờ hệ thống tài khoản và hệ thống mã khách đã được xây dựng chi tiết, khi phòng kinh doanh cập nhật hoá đơn GTGT, chỉ cần cập nhật duy nhất mã khách máy tính sẽ dẫn số liệu đến đúng sổ chi tiết công nợ cho khách hàng đó (xem biểu số 2.20). Thuế GTGT đầu vào bằng(=) tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT, số thuế GTGT ghi trên chứng từ nộp thuế của hàng hoá nhập khẩu.

Cuối mỗi quý, sau khi kế toán các phần hành kiểm tra và rà soát lại toàn bộ sổ sách thuộc trách nhiệm quản lý, tiến hành khoá sổ để chuẩn bị công tác quyết toán và xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ. Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội là một doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng là nguồn thu chính của công ty nên các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng phát sinh nhiều. Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty là toàn bộ các chi phí phát sinh chung cho hoạt động quản lý toàn công ty; gồm: Chi phí nhân viên quản lý, Chi phí vật liệu quản lý, Chi phí khấu hao TSCĐ, Chi phí mua ngoài, ….

Kế toán kết quả tiêu thụ tại công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội Cuối kỳ, sau khi đã hoàn thành mọi công việc như nhập chứng từ, phân bổ các loại chi phí cho các hoạt động tương ứng, kế toán tiến hành xác định kết quả toàn bộ các hoạt động của công ty và thông tin gửi cho ban giám đốc của công ty.