Một số giải pháp hoàn thiện Quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong
MỤC LỤC
Giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng
Chào hàng là một đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá với nội dung quy định về: Tên hàng, số lợng, chất lợng, giá cả, phơng thức thanh toán Chào… hàng có thể do ngời bán hoặc ngời mua đa ra, khi ngời bán đa ra thì gọi là chào bán hàng, khi ngời mua đua ra thì gọi là chào mua hàng. • Gia công quốc tế: là phơng thức giao dịch mà trong đó bên đặt gia công ở nớc ngoài cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên phụ liệu hoặc bán thành phẩm để bên nhận gia công trong nớc tổ chức quá trình sản xuất thành sản phẩm theo yêu cầu của bên đặt gia công.
Xin giÊy phÐp nhËp khÈu
-Hợp đồng phải đợc xây dựng trên cở sở pháp lý vững chắc, các cơ sở đó là: luật quốc tế, luật quốc gia, các quy tắc hoặc thông lệ quốc tế. -Cần có sự thỏa thuận thống nhất về mọi điều khoản trong hợp đồng dựa trên sự tự nguyện của hai bên trớc khi ký kết.
Thuê phơng tiện vận tải
Thuê tàu là nghiệp vụ mà chủ hàng tự mình đứng ra hoặc thông qua ngời thứ ba, ngời môi giới, liên hệ với chủ tàu hoặc ngời chuyên chở đờng biển thuê một phần hay cả chiếc tàu để chuyên chở hàng hóa từ một hay nhiều cảng này. Trong vai trò là ngời thuê phơng tiện vận tải, dựa vào các đặc điểm của tàu chợ nh: khối lợng hàng hoá chuyên trở thờng không lớn, thờng là hàng khô, hàng có bao bì; tuyến đờng, thời gian, cớc phí biết trớc thì ta sẽ lựa chọn sao… cho việc thuê tàu có hiệu quả nhất.
Mua bảo hiểm
Các điều kiện bảo hiểm quy định những rủi ro, tổn thất đợc bảo hiểm và những rủi ro tổn thất ngoại trừ cho ngời bảo hiểm. Mặt trớc bao gồm các nội dung để trống, bao gồm: tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản ở ngân hàng của ngời bảo hiểm và ngời đợc bảo hiểm; tên hàng hóa đợc bảo hiểm, số lợng, trọng lợng, loại bao bì, cách.
Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu
Khi khai bỏo phải khai đầy đủ, rừ ràng, chớnh xỏc cỏc cột, mục trong tờ khai Hải quan nh:tên hàng, số hiệu của hàng hóa theo biểu thuế nhập khẩu, đơn giá và giá trị thanh toán, số lợng, trọng lợng hàng xuất xứ hàng hóa…. Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hóa, Hải quan sẽ ra những quyết định nh: cho hàng đợc phép ngang qua biên giới, cho hàng đi qua một cách có điều kiện (nh phải sửa chữa, phải bao bì lại..) nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định đó.
Nhận hàng từ phơng tiện vận tải
-Xuất trình biên lai nộp lệ phí, D/O, Invoice, Packing List tại Văn phòng quản lý tàu tại cảng để kí xác nhận D/O và tìm vị trí hàng; nộp 01 bản D/O tại. -Đến phòng điều độ của cảng nộp phí lu kho, phí xếp dỡ Container; nộp biên lai thanh toán các phí này cùng với D/O để đổi lấy phiếu xuất kho cho phép hàng ra khỏi cảng.
Kiểm tra, giám định hàng hoá
-Mọi công việc sẽ đợc bên giao nhận đảm nhiệm, nhà nhập khẩu chỉ cần khai báo Hải quan và mời Hải quan về kho của công ty để kiểm hoá.
Làm thủ tục thanh toán
Khi thanh toán bằng L/C, trớc khi chấp nhận thanh toán cho “Ngân hàng mở L/C” hay “Ngân hàng phát hành” ( Issuing Bank) , nhà nhập khẩu cần cử ngời phối hợp với ngân hàng để kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ, thông th- ờng ta áp dụng các điều khoản trong “Quy tắc chung về thống nhất tín dụng chứng từ” ( UCP-500). Thờng ta kiểm tra các chứng từ sau: Hối phiếu ( Draft- Bill of Exchange ), Vận đơn ( Bill of Lading ), Hoá đơn thơng mại ( Commercial Invoice ), Chứng từ bảo hiểm ( Insurance Policy, Insurance Certificate ), Phiếu đóng gói ( Packing List ).
Khiếu nại, giải quyết khiếu nại ( nếu có )
Đối tợng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hóa đối tợng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của ngời thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã đợc mua bảo hiểm. Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu có nhiều loại chứng từ kèm theo các bớc thực hiện nh: chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ giao nhận, chứng từ bảo hiểm, chứng từ Hải quan, ROROC, COR Các loại chứng… từ này thờng là kết quả xác nhận các bớc thực hiện của hợp đồng nên rất có ý nghĩa trong việc thanh quyết toán, giải quyết tranh chấp khiếu nại. Nhà nhập khẩu phải thận trọng đối với từng loại chứng từ trong quá trình lập chứng từ, trong ghi chộp, yờu cầu phải rừ ràng khụng tẩy xúa, nhất là cỏc húa đơn thanh toán bà bảng kê chi tiết, vận tải đơn.
Thực trạng quy trình nhập khẩu tại
Những vấn đề chung về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong
Do đặc điểm của mặt hàng kinh doanh chủ yếu là máy móc phục vụ sản xuất công, nông, lâm, ng nghiệp (đã trình bày ở trên) nên tập khách hàng chính của Công ty TNHH Thanh Phong là các công ty kinh doanh thơng mại, các hộ kinh doanh..nhóm khách hàng tiêu dùng cuối cùng (tức là ngời mua máy móc về làm công cụ sản xuất cho chính mình) chiếm tỷ lệ thấp. Các đối thủ cạnh tranh của Công ty TNHH Thanh Phong là các doanh nghiệp Nhà nớc, doanh nghiệp t nhân kinh doanh cùng một ngành hàng, ví dụ nh Công ty TNHH Nam Tiến, Công ty TNHH Nam Cờng, Công ty lắp ráp máy nông nghiệp Miền Bắc, Công ty lắp ráp máy nông nghiệp Miền Nam. Các nhà cung cấp chính của Công ty đó là : công ty TNHH Changfa, công ty cổ phần Diesel Nga mi Tứ xuyên, tập đoàn Giang động, nhà máy Diesel tỉnh An huy, nhà máy Diesel thành phố Rucao, tập đoàn Changchai..Ngoài ra, Công ty còn sử dụng linh kiện của một số cơ sở sản xuất trong nớc ( để tăng tỉ lệ nội địa hoá, góp phần thúc đẩy sản xuất trong nớc).
Thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Phong
Lý do mà linh kiện động cơ Diesel luôn chiếm tỉ trọng lớn trong kim ngạch nhập khẩu của Công ty là: số linh kiện này sau khi nhập về sẽ đợc Công ty lắp ráp thành động cơ Diesel theo tỷ lệ nội địa hoá ( Quy định tại công văn số 3002/CV-KHCN của Bộ Công nghiệp về việc xác nhận điều kiện kĩ thuật, năng lực công nghệ sản xuất và tỷ lệ nội địa hoá tại Công ty Thanh Phong ). Trên thực tế, các nghiệp vụ chủ yếu mà Công ty TNHH Thanh Phong thực hiện trong quy trình nhập khẩu của mình là: nghiên cứu thị trờng; giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng; đôn đốc bên bán giao hàng; làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hoá; nhận hàng từ phơng tiện vận tải; kiểm tra, giám định hàng nhập khẩu; làm thủ tục thanh toán; khiếu nại và giải quyết khiếu nại ( trong một số trờng hợp ). -Thông thờng, dựa vào sự phân tích nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong nớc, sự biến động và xu thế biến đổi của cầu, nhu cầu linh kiện phục vụ sản xuất của Công ty, lợng hàng tồn kho mà Công ty chủ động gửi “th… chào mua” ( hay còn gọi là “th hỏi hàng”- Letter of enquiry) tới các nhà sản xuất, cung cấp Trung quốc có khả năng đáp ứng nhu cầu của Công ty mà Công ty đã có quan hệ từ tr- ớc.
+ Thanh toán: Công ty sử dụng phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ, trong điều kiện thanh toán ghi rõ: tên ngời thụ hởng, ngân hàng thông báo, ngân hàng mở L/C, Ví dụ: “ thanh toán bằng L/C không huỷ ngang, trả tiền ngay từ… ngày cấp vận đơn đờng biển cho tổng giá trị hợp đồng; ngời thụ hởng L/C: Nhà máy Diesel Thành phố Rucao, địa chỉ: Thôn Lộc kiều, xã Đặng nguyên, Thành phố Ru cao, Tỉnh Giang tô, Trung quốc; ngân hàng thông báo L/C: Bank of China Rugao Sub branch Jiangsu China; ngân hàng mở L/C: Sacombank; chứng từ thanh toán: việc thanh toán sẽ đợc thực hiện khi bên mua nhận đợc các giấy tờ sau đây: 3/3 vận đơn đờng biển xếp hàng hoàn hảo có ghi cớc trả trớc, 03 bản hoá đơn thơng mại, 03 bản phiếu đóng gói hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ,. Hiện nay, linh kiện động cơ Diesel nhập từ Trung quốc bị đánh thuế nhập khẩu 40%, nhng Công ty đã đợc công nhận là nhập khẩu linh kiện về sản xuất với tỷ lệ nội địa hoá là 38,56% đối với linh kiện động cơ Diesel 24HP ( theo Công văn số 3002/CV-KHCN của Bộ Công nghiệp Việt nam ) nên thuế suất thuế nhập khẩu là 10%.
Nhận xét về quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong
Chẳng hạn, Công ty thờng chỉ có những kế hoạch ngắn hạn cho việc nhập khẩu hàng hoá mà thờng thì đó là những quyết định dựa nhiều vào kinh nghiệm của Ban Giám đốc Công ty chứ không phải là những quyết định dựa trên sự nghiên cứu bài bản về: nhu cầu trong nớc, sự biến động về nguồn hàng từ các nhà cung cấp nớc ngoài. Thứ nhất, những điểm yếu về nguồn nhân lực và cách sử dụng nguồn nhân lực trong hoạt động nhập khẩu: nguyên nhân của việc một nhân viên phải kiêm nhiệm quá nhiều công việc khác nhau là Công ty còn thiếu nhiều nhân viên để thực hiện các nghiệp vụ của hoạt động nhập khẩu. Thêm vào đó, Công ty cũng cha ý thức đợc tầm quan trọng của các điều khoản nh trọng tài, khiếu nại, miễn trách vì trên thực tế kinh doanh của Công ty thì điều này cha xảy ra, nhng theo em Công ty phải nghiên cứu và đa các điều khoản này vào trong hợp đồng vì nó là cơ sở pháp lý để giải quyết những tranh chấp.
