Quản lý và khai báo hàng hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng

Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán hàng hoá ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng

Phũng điều độ - quản lý theo dừi tổng hợp bằng cỏch: hàng ngày khi nhận được fax báo nhập - xuất ở trạm ghi vào bảng kê nhập mở cho cả tháng cho từng loại xi măng theo từng nguồn vận chuyển với chỉ tiêu số lượng: ghi vào bảng kê xuất mở cho cả tháng của từng loại xi măng chi tiết xuất cho từng nơi (trung tâm, chi nhánh…) hàng ngày các cửa hàng bán buôn bán lẻ tại các trung tâm và chi nhánh xuất bán nộp trực tiếp hoá đơn chứng từ hoặc fax về sẽ ghi toàn bộ nghiệp vụ phỏt sinh trờn sổ theo dừi hàng ngày chi tiết cho từng trung tâm và gửi toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán. Kế toán mở tiểu khoản đóng thành sổ nhiều trang ghi cho cả tháng, hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ nhập - xuất hàng hoá nhận được chứng từ do phòng điều độ quản lý kho gửi lên hoặc nhân viên vận chuyển hàng hoá, nhân viên tại các kho mang đến trực tiếp, FAx báo về tiến hành tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu và phân loại chứng từ rồi ghi vào sổ theo cách phân loại đó đồng thời nhập vào máy vi tính các báo cáp nhập, xuất tồn hàng ngày. (a) Xuất kho hàng hoá bán trực tiếp cho khách hàng căn cứ hợp đồng kinh tế đã kí kết với người mua hàng theo đúng thời hạn quy định trong hợp đồng, thủ kho căn cứ hoá đơn GTGT (liên 2) do kế toán lập, lập phiếu xuất kho thực hiện xuất hàng cho khách hàng, ghi vào bảng kê xuất ngày, chuyển kho cho kế toán ghi nhập ký chung và các sổ chi tiết liên quan (theo phương thức này doanh thu được ghi khi có phiếu thu, giấy báo có hoặc biên bản chấp nhận thanh toán của người mua).

(2a) Xuất kho hàng hoá giao đại lý, thủ kho căn cứ lệnh điều động của ban giám đốc lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, và xuất hàng, ghi vào bảng kê giao nhận xi măng (phần xuất) chuyển cho phòng điều độ quản lý kho, phòng này chuyển cho kế toán ghi vào nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản liên quan. (3) + (4) Xuất hao hụt trong và ngoài định mức (phản ánh hao hụt trong định mức vào chi phí bán hàng và ngoài định mức vào tài khoản phải thu khác - như xuất hàng), căn cứ biên bản kiểm nhận đối chiếu của thủ kho, định mức hao hụt do Tổng công ty qui định, phiếu xuất kho để ghi vào chi tiết tài khoản 156 (phần xuất hao hụt khác) và vào nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản liên quan với nội dung "điều chỉnh hàng nhập do hao hụt vận chuyển" đối ứng tài khoản 138. Việc luân chuyển chứng từ và bảo quản chứng từ có liên quan đến công tác kế toán nói chung và kế toán hàng hoá nói riêng hoàn toàn có trình tự từ các chứng từ gốc phát sih đến báo cáo tổng hợp cuối tháng, được sắp xếp, phân loại, đánh giá, kiểm tra, giám sát của bộ phạn hữu quan liên quan của phòng kế toán và bảo đảm an toàn, đảm bảo kịp thời của cung cấp thông tin kế toán và tính bí mật đơn vị.

Công ty không mở chi tiết doanh thu, giá vốn và kết quả cho từng loại xi măng (Hoàng Thạch, Hải Phòng, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hoàng Mai, Tam Điệp) vì vậy sẽ không cung cấp được thông tin kế toán quản trị một cách chi tiết cho việc lập kế hoạch thu mua- cung ứng cho kỳ sau của phòng kế hoạch ngay trên báo cáo kết quả. Việc tập hợp và phân bổ chi phí mua hàng: Khi vận chuyển thẳng từ kho người mua việc phân tích chi phí mua vào của TK1562 và chi phí bán hàng vào TK6417 chưa thực sự phản ánh hết và thực sự chính xác hoàn toàn, điều này không sai nghiệp vụ kế toán và trên thực tế sự phân tích chính xác tuyệt đối là rất khó thực hiện, vì vậy kế toán nên cố gắn hạch toán chi tiết hơn để đảm bảo công tác hạch toán nhập xuất hàng hoá đạt hiệu quả cao hơn. Việc luân chuyển chứng từ hoá đơn: Chứng từ không chuyển trực tiếp từ nơi phát sinh về ngay phòng kế toán mà còn chuyển qua phòng điều độ quản lý kho, phòng tiêu thụ mới đến phòng kế toán nên trên thực tế nhiều khi không đảm bảo tính kịp thời, thực tế của ghi chép kế toán vì chứng từ phát sinh tại thời điểm này có thể kéo dài đến thời điểm khác mới về đến phòng kế toán, sẽ giảm sự sai lệch trong kế toán đến mức tối thiểu, tuy nhiên nhiều khi làm dồn công việc kế toán vào một lúc sẽ không đảm bảo khai thác hết được năng suất và hiệu quả công tác kế toán và hiệu năng làm việc của kế toán viên.

Việc hạch toán trên máy vi tính: Cài đặt máy tập trung ở phòng kế toán tổng hợp cho nên bộ phận kế toán chi tiết, bộ phận thống kê khi cần nhập dữ liệu vào máy phải di chuyển toàn bộ hoá đơn, chứng từ tài liệu có liên quan nên không đảm bảo sự "toàn vẹn" của chứng từ có thể rơi mất thất lạc khi di chuyển.

Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán hàng hoá ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng

Hoá đơn chứng từ nhập xuất hàng hoá mang về công ty nhiều khi bị rách nát, bẩn, ghi chồng chéo nhiều nội dung. - Tổ chức bộ máy kế toán nói chung, công tác kế toán nhập xuất hàng hoá nói riêng một cách khoa học, hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả. - Phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và khả năng trình độ chuyên môn của công ty.

Thứ nhất: Công ty nên hạch toán chi tiết doanh thu, giá vốn, kết quả, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại xi măng để xác định đúng hiệu quả kinh doanh của từng loại xi măng. Qua đó công ty sẽ có các kế hoạch đúng đắn để tiến hành biện pháp tăng sản lượng cho các xi măng tiêu thụ còn thấp và tăng hiệu quả kinh tế đối với các loại xi măng tiêu thụ mạnh trong kỳ. Thứ hai: Phũng Kế toỏn nờn theo dừi thờm tài khoản hàng gửi bỏn đại lý để phân biệt hàng gửi bán đại lý và hàng bán trực tiếp (bán buôn, bán lẻ) nhằm thuận tiện cho việc xác định hoa hồng đại lý cũng như đánh giá được khả năng cung ứng hàng hoá của từng đại lý để thực hiện hợp đồng đã ký kết với đại lý đó cho cả kỳ tiếp theo.

Thứ ba: Nên cài hệ thống máy tách riêng cho từng bộ phận kế toán đảm bảo phát huy năng lực, hiệu quả cao dễ dàng cho việc cập nhật thông tin dữ liệu đầu vào, đầu ra tránh thất lạc chứng từ. Thứ tư: Nên có thêm báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn phụ gia xi măng, báo cáo mua phụ gia xi măng cũng như báo cáo bán phụ gia xi măng.